Система управления базами данных Microsoft Access

Лабораторная  работа по

системе управления базами данных Microsoft Access

Цель: освоить среду системы управления базами данных

Теоретическая часть:

    База  данных (БД) – это структурированная совокупность данных, отражающая свойства и состояние объектов конкретной предметной области и связи между ними.

    Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, предназначенных для создания, накопления, обработки и управления БД.

    В теории СУБД выделяют три основные типы организации БД: иерархическая (элементы связаны отношением подчиненности, при этом каждый элемент может подчиняться только одному какому-нибудь элементу); сетевая (расширение иерархического – в отличие от иерархического в сетевой модели запись-потомок может иметь любое количество предшествующих записи); реляционная (БД представлена в виде совокупности взаимосвязанных таблиц).

    Наибольшее  распространение получили СУБД, основанные на реляционной модели данных, предложенной Э.Ф. Коддом.

    Одной из наиболее распространенных СУБД является MS Access, входящий в состав профессиональной версии  пакеты Microsoft Office.

    Популярность  MS Access во многом объясняется следующими ее свойствами:

• направленность на пользователей самых различных уровней подготовки;
• наличие удобных визуальных средств разработки;
• возможность интеграции с другими программными продуктами пакета Microsoft Office.

    СУБД  MS Access состоит из шести основных компонентов:

• таблицы – для хранения структуры БД и самих данных;
• запросы – для создания QBE и SQL запросов к БД (для поиска информации в БД);
• формы – для удобства ввода, просмотра и редактирования данных;
• отчеты – для подготовки и оформления данных в виде документа для распечатки на принтере;
• страницы – для обеспечения доступа в БД с Web – страницы;
• макросы – для автоматизации выполнения повторяющихся операций (макрос состоит из последовательности внутренних команд СУБД);
• модули – для автоматизации выполнения стандартных операций и создания новых процедур средствами языка программирования Visual Basic.

       Таблица

    Таблица состоит из простейших объектов, называемых полем (столбец) и записью (строка). Каждая поле предназначается для хранения данных только одного определенного типа.

    Основными характеристиками поля являются его  имя (последовательность символов, кроме  знаков препинания – должен быть информативным, но кратким) и тип (характеризует содержание данных).

    Основные  типы полей:

• текстовый – для хранения данных в виде совокупности символов;
• числовой – для хранения числовых данных;
• логический – для хранения логических данных, имеющих только одно из двух значений – истина/ложь;
• Дата/время – для ввода даты или времени;
• MEMO – для обеспечения возможности работы с длинными текстами;
• счетчик – специальное числовое поле для нумерации записей;
• денежный – для удобства работы с числами, обозначающими денежные суммы;
• объект OLE – для обеспечения возможности хранения рисунков, картинок, звука, видеофрагментов.

    Одно  из полей таблицы назначают ключевым полем (чаще всего называют первичным  ключом, обязательно тип - счетчик), т.е. полем, значение которого однозначно определяет запись.

    При заполнении строк, т.е. при вводе  записей, запрещается допускать  в тексте кавычки, но обязательно  нужно соблюдать типы полей. 

       Схема данных

    Механизм  описания логической связи между  таблицами  MS Access реализован в виде объекта называемого схемой данных. В данном объекте связи между таблицами организуются через ключевые поля таблиц.

    Выделяют  несколько типов связи:

• схема «один-ко-одному» - одному значению поля одной таблицы соответствует одно значение поля другой таблицы;
• схема «один-ко-многим» - одному значению поля одной таблицы («главная таблица») соответствует несколько значений поля другой таблицы («подчиненная таблица»);
• схема «многие-ко-многим» - нескольким значениям поля одной таблицы соответствует несколько значений поля другой таблицы.

    Чаще  всего в реляционных БД встречается  отношение «один-ко-многим».

Типовые действия, допустимые в Access:

Практическая  часть:

Задание:

1. Создать базу данных с именем «Группа МПО-10-1»;
2. Создать три таблицы и заполнить информацией (минимум по 5 строк):

а) «Студент», имеющую следующие поля:

• Код_студента (тип - счетчик);
• ФИО_студента (тип - текстовый);
• Пол (тип - логический);
• Дата_рождения (тип – дата/время);

б) «Предмет», имеющую следующие поля:

• Код_предмета (тип - счетчик);
• Предмет (тип - текстовый);
• ФИО_преподавателя (тип - текстовый) (при заполнении строк, учесть случай, когда один преподаватель читает несколько дисциплин);

в) «Успеваемость», имеющую следующие поля:

• Код_успеваемости (тип - счетчик);
• Код_студента (тип - числовой);
• Код_предмета (тип - числовой);
• Оценка (тип - числовой).

3. Связать созданные таблицы, т.е. создать схему данных;

4. Добавить в таблицу «Студент» поле хобби и заполнить его записями;
5. Найти и заменить фамилию одной студентки, используя функции поиска и замены данных (случай, когда выходят замуж и меняют фамилии);
6. Сделать фильтрацию по ФИО преподавателей таблицы «Предмет»;
7. Сделать сортировку в таблице «Успеваемость» по полю Код_студента.