МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  «ЮЖНЫЙ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ВНЕШНЕЭКОНОМИЧЕСКИХСВЯЗЕЙ

СКРИПНИК А.И.

студентка группы ВПИ-2010

РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Курсовая работа

Научный руководитель:

Щипанов Е.Ф.

Ростов – на - Дону

2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность выбранной темы. Эффективное функционирование и развитие фирм (деловых организаций) связано с решением ряда проблем. Важнейшими из них являются проблемы с автоматизацией, структуризацией, и скоростью оптимизации бизнес процессов, которые составляют основу деятельности любой фирмы.

Рано или поздно руководство любой компании сталкивается с проблемой систематизации информации и автоматизации процессов, работающих с информацией. Если на начальном этапе развития небольшой фирмы возможна ситуация, когда сотрудники компании используют стандартные офисные приложения, такие как, например, MS Office, для ведения складского, бухгалтерского, управленческого и других учетов, а руководству компании для принятия решения, подкрепленного достоверными данными, достаточно позвонить нужному сотруднику и попросить подготовить отчет в произвольной форме. То со временем рост объемов данных (по данным исследования объем информации, аккумулируемой компаниями, удваивается каждые 18 месяцев) ставит перед компанией задачу создания современной Корпоративной информационной системы, охватывающий все аспекты хозяйственной деятельности предприятия. То есть приобретение Корпоративной информационной системы не является самоцелью. Корпоративная информационная система, это лишь инструмент, который позволяет эффективно функционировать организации. Это касается работы, как рядовых исполнителей, так и менеджеров любого звена. Напрашивается аналогия с лопатой и комбайном. Имея пять соток земли, фермер в состоянии обрабатывать его, использую в качестве инструментов лопату и грабли. Увеличив свое хозяйство до пяти гектаров, ему уже не обойтись без комбайна. Комбайн в этом случае по-прежнему инструмент (не с точки зрения бухгалтерского учета), более совершенный, требующий знаний и навыков обращения с ним, но все же инструмент.

Проблема эффективных КИС актуальна для всех участников процесса продвижения продукции (услуг) к их конечным потребителям: торговцам (посредникам), производителям и разработчикам, каждый из которых решает свои специфические задачи.

Наличие КИС на предприятии значительно облегчает решение важнейших задач предприятия, позволяя улучшить систему работы, соответственно увеличить прибыль.

Цель курсовой работы оценить роль КИС, раскрыть её возможности как системы, обеспечивающей непрерывную и слаженную деятельность всего предприятия, и разработать проект внедрения.

Данная цель определяет следующие задачи исследования:

1.      Изучить основные понятия корпоративной информационной системы.

2.      Ознакомится с историей корпоративной информационной системы.

3.      Перечислить преимущества и недостатки корпоративной информационной системы на предприятии.

4.      Рассмотреть основные особенности и требования выбора корпоративной информационной системы.

5.      Определить назначение корпоративной информационной системы на предприятии.

6.      Описать разработку стратегии создания корпоративных информационных систем.

7.      Распознать основные причины внедрения Корпоративной информационной системы на предприятии.

8.      Выявить цели и этапы разработки проекта по внедрению корпоративной информационной системы.

9.      Расписать особенности внедрения корпоративной информационной системы на предприятии

10. Обозначить проблемы, возникающие при внедрении корпоративной информационной системы на предприятии

Предметом исследования является разработка проекта внедрения корпоративных информационных систем на предприятиях.

Объектом исследования выступают корпоративные информационные системы.

Структура курсовой работы включает:

- титульный лист;

- содержание, в котором приводится развернутый план курсовой работы и указывается нумерация страниц, на которых начинаются соответствующие разделы;

- введение;

- главы и параграфы;

- заключение;

- список использованных источников.

1.            Теоретико-методологические аспекты корпоративной информационной системы

1.1.           Основные понятия корпоративной информационной системы

Прежде чем говорить непосредственно о корпоративных информационных системах (КИС), нужно сказать об их основе – ИС. Существует множество определений информационной системы (ИС), и каждое из них включает в себя перечисление составных частей ИС. Однако дадим развернутое определение данного понятия:

В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.

Так же в достаточно широком смысле трактует понятие информационной системы Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»: «информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств».

Одно из наиболее широких определений ИС дал М. Р. Когаловский: «информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей».

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы. ИС в узком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации.

В идеале в рамках предприятия должна функционировать единая корпоративная информационная система, удовлетворяющая все существующие информационные потребности всех сотрудников, служб и подразделений. Однако на практике создание такой всеобъемлющей ИС слишком затруднено или даже невозможно, вследствие чего на предприятии обычно функционируют несколько различных ИС, решающих отдельные группы задач: управление производством, финансово-хозяйственная деятельность и т.д. Часть задач бывает «покрыта» одновременно несколькими ИС, часть задач — вовсе не автоматизирована. Такая ситуация получила название «лоскутной автоматизации» и является довольно типичной для многих предприятий.

Корпоративная информационная система (КИС) — управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию и информационные технологии. Следует помнить, что КИС, в первую очередь, это система, и только в частном случае - информационная технология.

Основную роль при этом играет отработанная структура управления, автоматизация исполняет второстепенную, инструментальную роль.

Обобщенная структура управления бизнесом включает в себя четыре основных блока: сам объект управления, блок управления, ресурсы и математическую модель (которая распадается на три, а иногда и больше разновидности — модель текущего состояния, переходного состояния и конечного состояния). Все остальное — это правила взаимодействия между ними.

«Корпоративность» в терминах КИС означает соответствие системы нуждам крупной фирмы, имеющей сложную территориальную структуру.

Информационная система отдельных составляющих фирму подразделений (финансовых, экономических, маркетинговых и др.) не может претендовать на корпоративность. Только полнофункциональная система может по праву быть охарактеризована как КИС.

Основная задача КИС состоит в поддержке функционирования и развития предприятия. Смыслом существования любого коммерческого предприятия, как известно, является получение прибыли. Несмотря на то, что сферы деятельности предприятий (производство, услуги) могут быть самыми различными, в общем виде задачи управления схожи. Они заключаются в организации управления поступающими на вход предприятия ресурсами для получения на выходе необходимого результата.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что информационная структура фирмы должна быть описана характерными законами управления, регламентирующими управляющие воздействия на систему.

Разработкой, внедрением, сопровождением и эксплуатацией корпоративных информационных систем занимаются специалисты по информационным технологиям (ИТ).

Виды КИС:

        SSTD — Единая система решения корпоративных задач

        EAM — системы управления основными фондами предприятия

        MES — системы оперативного (цехового) управления производством/ремонтами

        WMS — системы управления складами

        CRM — системы управления взаимоотношениями с клиентами

        SCM — системы управления цепочками поставок

        CMMS — компьютеризированные системы управления техническим обслуживанием

        HRM — Система управления персоналом (кадрами)

        CTMS — Система управления контейнерным терминалом

        ECM — Системы управления информационными ресурсами предприятия

1.2.           История развития корпоративной информационной системы.

Современные корпоративные информационные системы (КИС) играют сегодня такую же важную роль, какую сыграло в свое время появление вычислительных машин. Говоря о классах современных КИС предприятия, невозможно не коснуться их истории. Первыми появились методология и системы MRP (Material Requirements Planning) - планирования потребности в материалах. Главная задача MRP-систем - обеспечение наличия на складе необходимого количества требуемых материалов/комплектующих в любой момент в рамках срока планирования. Однако при расчете потребности в материалах концепция MRP не учитывала производственные мощности, их загрузку, стоимость рабочей силы, финансовые потребности и т.д. Поэтому в 80-х г. MRP-система с замкнутым циклом была трансформирована в систему планирования производственных ресурсов (Manufactory Resource Planning), которая получила название MRP II. Ее основная суть состоит в том, что прогнозирование, планирование и контроль производства стали осуществляться по всему жизненному циклу продукции, начиная от закупки сырья и заканчивая ее отгрузкой потребителю.

В начале 90-х г. системы класса MRP II в интеграции с модулем финансового планирования (Finance Requirements Planning - FRP) получили название систем планирования ресурсов предприятий (Enterprise Resource Planning - ERP). ERP-система - это набор интегрированных приложений, позволяющих создать интегрированную информационную среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций предприятия. Следующим этапом развития КИС можно считать появление концепции CSRP (Customer Synchronized Resources Planning) - планирование ресурсов, синхронизированное с покупателем. Возникновение таких систем явилось следствием того, что производство стало подстраиваться под нужды потребителя. CSRP в свою очередь подготовила почву для систем нового класса в управлении предприятием - CRM (Customer Relationship Management) - управление взаимоотношениями с клиентами. СRM многие эксперты рассматривают не только как информационную систему и технологию, но и как бизнес-стратегию. Как правило, CRM-системы состоят из модулей управления контактами, автоматизации продаж, поддержки пользователей и ряда других в зависимости от функциональности. Одновременно с CRM-системами получили развитие системы, направленные на управление бизнес-процессами в различных областях. В настоящее время ERP-системы также называют интегрированными информационными системами, которые в свою очередь подразделяются на локальные мелкие, средние и крупные. Как правило, такие системы используются для автоматизации всех функций компании и охватывают весь цикл работ от планирования деятельности до сбыта продукции. Локальные системы в свою очередь ориентированы на автоматизацию какой-либо одной функции бизнеса, например бухгалтерского учета.

В то же время многие локальные системы, направленные на решение задач управления логистикой (Supply Chain Management), складом (Warehouse Management Systems), документами (WorkFlow), бизнес-процессами (Business Process Management Systems), проектами (Project Management Systems), начинают не только существовать сами по себе либо как модуль или подсистема более большой информационной системы, но и интегрировать новые задачи. Так, системы документооборота помимо традиционных задач управления архивами, коллективной обработки документов решают новые задачи, такие, как управление коллективными знаниями.

Что касается систем управления бизнес-процессами, или BPMS-систем (Business Process Management Systems), - это класс программного обеспечения, предназначенного для непосредственного управления бизнес-процессами (используются также термины "BPM-система" и "BPM"). Граница между КИС, ориентированными и не ориентированными на управление бизнес-процессами, определяется их возможностью поддерживать реинжиниринг бизнес-процессов и настраиваться на созданные проектировщиком предприятия модели процессов.

Традиционный способ автоматизации бизнес-процессов - разработка или приобретение готового прикладного программного обеспечения.

Новая ниша на рынке систем документооборота и управления бизнес-процессами.

Как уже упоминалось, тенденцией рынка является интеграция задач, решаемых КИС. В связи с этим систему документооборота целесообразно рассматривать не только в этой функциональности, но и как систему управления документами и бизнес-процессами в совокупности. Такие КИС составляют новую нишу на рынке, причем на пересечении управления документами и управления бизнес-процессами встречаются как игроки рынка систем документооборота, так и производители систем управления бизнес-процессами. Крупные системы представляют собой не законченное решение, а платформу, которую в каждом случае необходимо дорабатывать и настраивать под нужды заказчика. Рынок предлагает массу коробочных решений для автоматизации документооборота и отдельных процессов, которые отличаются ориентированностью на решение задач с простой функциональностью, низкой стоимостью, быстротой внедрения, но отсутствием адаптации к особенностям компании покупателя.
Существует также промежуточный сегмент, где работают в основном отечественные производители. Предлагаемые ими системы имеют стандартную функциональность, но при этом могут настраиваться под нужды конкретного заказчика. В этом сегменте можно выделить системы, ориентированные в большей степени на документооборот и на управление бизнес-процессами.

Таким образом, среди двух типов систем можно выделить отдельную нишу, в которой предлагаются системы по управлению документами и бизнес-процессами, обеспечивающие решение как всех задач традиционного документооборота, так и сложных задач управления бизнес-процессами предприятия.

Сейчас на российском рынке представлены практически все мировые разработки в области КИС, а также широкий спектр программных продуктов отечественной разработки. В качестве примера зарубежных КИС можно отметить SAP R/3, Oracle Appications, MBS Navision, отечественных - Галактика, Парус-Корпорация, "1С: Управление производственным предприятием 8" и др.

Перспективы развития КИС

В настоящее время можно отметить несколько тенденций в развитии КИС: азработка различных вертикальных решений, предназначенных для сквозной автоматизации предприятий какой-либо отрасли; оздание гибких программных продуктов, оперативно внедряемых и максимально легко настраиваемых под потребности предприятия, на котором они внедряются; тесная интеграция работы ИТ-специалистов по внедрению и специалистов по кадрам, т.е. разработка КИС, которые удобны и понятны сотрудникам и поэтому легко внедряются в реальную промышленную эксплуатацию. Несомненно, эволюция корпоративных систем будет продолжаться столько же, сколько развиваются технологии. На динамику процесса также оказывают влияние различные теории корпоративного управления, постоянно появляющиеся, обретающие популярность и внедряемые на предприятиях наряду с КИС. Развитие и совершенствование КИС является одним из элементов естественного процесса технологического и организационного прогресса.

1.3.           Преимущества и недостатки корпоративной информационной системы на предприятии.

Преимущества корпоративной информационной системы (КИС).

Без ERP-системы крупный производитель вынужден работать со множеством приложений, которые не способны взаимодействовать между собой. Ниже приводятся задачи, которым нужно взаимодействовать между собой:

- технический дизайн (наилучший способ произвести изделие);

- отслеживание заказов: от принятия до выполнения;

- цикл получения дохода – от накладной до получения наличных;

- управление взаимозависимостью сложных спецификаций материалов

- проверка на соответствие бланков заказов (что было заказано), квитанций о поступлении товаров (что было получено) и затрат (счет-фактура от производителя)

- бухгалтерский учет для всех этих задач, учет доходов, затрат и прибыли на детальном уровне.

Учет изменений, как продукт производили ранее и того, как будут производить теперь. Для управления переходом со старой версии на новую можно использовать как дату начала использования некоторых элементов, так и дату прекращения использования. Часть изменения может быть промаркирована для идентификации номеров версий. В ERP-системах применяется компьютерная защита как от внешних злоумышленников, таких как промышленные шпионы, так и от внутренних, например, расхитителей. Исказив данные в спецификации материалов преступники могут добавить яды в пищевые продукты или организовать другую диверсию. Меры безопасности ERP-систем обычно позволяют предотвратить такое развитие событий.

Недостатки корпоративной информационной системы КИС.

Большинство проблем с ERP-системами, возникают у организаций из-за недостаточных вложений в обучение персонала, включая сотрудников, которые участвуют во внедрении и испытании изменений системы, а также в отсутствии политики фирмы, направленной на защиту целостности данных в ERP-системе и правильности их использования.

Ограничения ERP-систем заключаются в следующем:

- Успех внедрения зависит от квалификации и опыта персонала, включая обучение тому, как обеспечивать безошибочную работу системы. Руководство многих компаний сокращает расходы, урезая затраты на обучение. У небольших частных предприятий часто не хватает на это средств, благодаря чему ERP-системой управляют люди, некомпетентные в общих вопросах управления предприятием, и незнакомые с особенностями используемой ERP-системы.

- Текучесть кадров: новые менеджеры, нанимаемые компанией, недостаточно осведомленные о применяемой ERP-системе, могут предлагать изменения в бизнес-процессах, не согласующиеся с оптимальным использованием выбранной ERP-системы.

- Возможности индивидуальной доработки ограничены. Иногда такая доработка может подразумевать структурные изменения ПО ERP, что обычно не допускается производителем.

- Перепроектирование бизнес-процессов под «промышленный стандарт», поддерживаемый ERP-системой, может привести к потере конкурентоспособности фирмы.

- Установка ERP-систем может быть очень дорогостоящей.

- Производители ERP-систем могут взимать средства за ежегодное продление срока действия лицензии, независимо от размера компании, применяющей ERP-систему или ее прибылей.

- Ответы службы поддержки на вопросы персонала фирмы часто не соответствуют применяемой системе. Опасения по поводу компьютерной безопасности возрастают, например, когда обычному пользователю объясняют, как сходу изменить базу данных, в то время как политика компании требует обязательного аудита всех изменений, для соответствия определенным стандартам.

- ERP-системы часто не обладают гибкостью, и их трудно адаптировать к определенным потокам данных и бизнес-процессам некоторых компаний – этот факт приводится как основная причина неудач их внедрения.

- ERP-системы могут быть сложны в использовании.

- Система может страдать от проблемы «слабого звена», т.е. неэффективность в одном подразделении или одного из партнеров может влиять на других участников.

- Множество взаимосвязанных звеньев нуждается в высокой точности и эффективности работы других приложений. В компании могут выполняться минимальные нормы, но со временем надежность некоторых приложений снизится за счет неверных данных.

- После установки системы, затраты на переход на другую версию для одного из партнеров могут оказаться слишком высокими (что снижает гибкость и стратегический контроль на корпоративном уровне).

- Стирание границ предприятия может создать проблемы с отчетностью, сферами ответственности и моральным состоянием сотрудников.

- Меры по нераспространению секретной информации между подразделениями могут снизить эффективность программного обеспечения.

- Часто возникают проблемы с совместимостью с устаревшими системами партнеров.

- Система может обладать избыточными функциями, по сравнению с фактическими потребностями заказчика.

1.4.           Основные особенности и требования выбора корпоративной информационной системы.

При выборе корпоративной информационной системы (КИС) необходимо обратить особое внимание на следующие основные моменты:

1. Имидж фирмы-разработчика и время ее работы на рынке КИС , репутация самой системы и общее количество успешных внедрений. Однако солидность фирмы не является главным фактором выбора. Многие аутсайдеры и новички рынка КИС , пытаясь прорваться на рынок и закрепиться на нем, предлагают интересные решения, основанные на современных технологиях и по вполне разумной цене. Кроме того, давно существующие системы часто связаны устаревшими архитектурными решениями. Большое число продаж может быть и заслугой маркетинга

2. Число успешных внедрений в России. В первую очередь, имеются в виду комплексные внедрения. Важно также знать, есть ли внедрения на родственных предприятиях отрасли и потребовалась ли помощь внешних консультантов. Если предприятие внедрило систему самостоятельно, значит она — простая и постигаемая. Необходимо также посмотреть, как работает система, например, на 1-2 объектах и пообщаться с ее пользователями.

3. Наличие в системе всех необходимых функций (функциональность). Система должна обеспечивать основные потребности в управлении предприятием.

4. Гибкость и открытость. Является одним из важнейших факторов выбора КИС . В соответствии с мировым опытом система будет внедряться до 3 лет, а работать — до 10 лет. За это время может значительно измениться предприятие (его продукция, оргструктура, организация управления, бизнес-процессы, роли и полномочия должностных лиц). Система управления предприятием должна меняться вместе с производством. Она должна позволять легко менять АРМы и меню, формировать отчеты и справки, делать произвольные выборки информации в удобном представлении, менять бизнес-процессы и алгоритмы путем параметрической настройки и др.

5. Терминология. При анализе западной системы необходимо внимательно проанализировать ее терминологию и качество русификации. Документация и HELP должны быть полными, ясными и понятными, а терминология — привычной.

6. Качество локализации западной системы. Российская экономика обладает своей спецификой (юридической, бухгалтерской, налоговой и др.). В конструкторской и технологической подготовке производства в России повсеместно приняты стандарты ЕСКД и ЕСТД. На западных предприятиях принята предметно замкнутая организация производства, а в России более привычна технологическая специализация.

7. Российская компания, занимающаяся локализацией и внедрением западной системы. Опыт работы и квалификация ее сотрудников, реальное знание ими производства, подходы к внедрению и количество успешно реализованных проектов.

8. Приемлемость цены системы. Следует учитывать, что на весь цикл установки КИС (покупку, внедрение, сопровождение, развитие) придется потратить в несколько раз больше средств, чем на само ПО (с коэффициентом от 3 до 10). При этом, чем сложнее и дороже внедряемая КИС , тем выше будет коэффициент.

9. Возможность помодульного приобретения системы.

10. Возможность бесплатной работы в течение нескольких месяцев с демоверсией КИС.

1.5.           Назначение корпоративной информационной системы на предприятии

Крупнейшие фирмы мира, лидеры своих отраслей давно применяют корпоративные информационные системы для получения, сортировки, обработки использования и хранения тех огромных потоков информации, которые обрушиваются на них. Стало привычным для нас применение персональных компьютеров.

Корпоративные ИС предназначены для обеспечения большинства бизнес-процессов (желательно всех) всего предприятия (нескольких предприятий), сбора и анализа информации о предприятии и внешней среде с целью решения задач управления предприятием как по вертикали (от первичной информации до поддержки принятия решений высшим руководством), так и по горизонтали (все направления деятельности и технологические операции). Для таких систем характерно высокое быстродействие и чрезвычайная простота в использовании, однако, функциональность подобных систем с точки зрения анализа обычно крайне ограничена.

КИС помогают исполнителям анализировать важную информацию и использовать соответствующие инструментальные средства, чтобы направлять ее для создания стратегических решений в организации. Так, например КИС помогают исполнителям разрабатывать более точное и актуальное целостное изображения операций организации, а также и конкурентов, поставщиков и потребителей (заказчиков).

Специализация корпоративной информационной системы

Специализация КИС — мониторинг событий и трендов, как внутренних, так и внешних. Владея своевременной и более широкой информацией и соответствующими инструментальными средствами, менеджеры высшего уровня лучше готовятся к принятию стратегических изменений для использования возможностей организации и устранения проблем. КИС могут быть конкурентным оружием и инструментальным средством стратегического планирования; улучшать качество решений, которые создаются на высшем уровне; уменьшать объем времени на отслеживание (выявление) проблем и возможностей; улучшить качество планирования на верхних уровнях управления организацией; обеспечивать механизм для улучшения контроля в организации; обеспечивать более скорый и лучший доступ к данным и моделям.

1.6.           Разработка стратегии создания корпоративных информационных систем

Развитие компании, включение в ее состав филиалов и дочерних предприятий со сложившейся информационной инфраструктурой, расширение списка продуктов и услуг приводят к возникновению новых потребностей, моральному устареванию имеющихся систем автоматизации, возникновению узких мест в управлении.

Разработка стратегии создания КИС c EPAM Systems всегда начинается с обследования информационных систем и сбора информации о текущем состоянии, в ходе которого выявляются:

        Основные бизнес-процессы, стандарты учета и управления компании

        Корпоративные стандарты компании в области информационных технологий

        Требования по защите информации

        Информационные потоки, внешние связи и интерфейсы

        Состав ИТ-инфраструктуры (оборудование и программные средства)

        Потребности в совершенствовании существующей КИС и ее элементов

Анализ собранной информации позволяет определить

        Степень эффективности, узкие места и скрытые ресурсы КИС

        Положение дел в системе защиты информации

        Тенденции изменения информационных потоков, внешних связей и интерфейсов

        Соответствие существующей КИС требованиям заказчика

По результатам анализа EPAM Systems предоставляет пакет документов, содержащих выводы и рекомендации по развитию и оптимизации КИС предприятия или отдельных ее элементов.

2.            Разработка проекта внедрения корпоративной информационной системы на предприятии.

2.1.           Основные причины внедрения корпоративной информационной системы на предприятии.

Можно выделить следующие основные причины необходимости внедрения КИС на предприятии:

1. Замена существующих систем, не удовлетворяющих требованиям современного бизнеса (не поддерживающих многовалютность и многоязычность, не масштабирующихся под задачи развивающегося бизнеса предприятия, фрагментированных и не позволяющих сформировать консолидированную картину деятельности предприятия, обеспечивающих неудовлетворительную скорость выполнения основных бизнес-процессов и недостаточную оперативность получения и обработки информации, необходимой для принятия решений, создающих серьезные трудности с логистикой и планированием деятельности предприятия и др.).

2. Необходимость расширения контактов (и их постоянной поддержки) с партнерами и клиентами.

3. Достижение желаемого уровня конкурентного преимущества. По данным опроса Worldwide Benchmark Project, при использовании КИС правильнее говорить, скорее, о снижении корпоративных расходов, нежели о получении реальной прибыли (82.5% респондентов при внедрении КИС следят за снижением расходов и только 15% — за ростом прибыли). Кроме того, внедрение КИС на предприятии, как правило, позволяет на 15%-35% снизить материально-производственные запасы с одновременным ростом общей производительности. Но еще более важно то, что после развертывания КИС начинают проявляться ее косвенные преимущества: у руководства предприятия появляется возможность всестороннего анализа и выработки стратегических решений, налаживаются более тесные отношения с клиентами и поставщиками. А все это, в конце концов, приводит к повышению эффективности работы предприятия.

2.2.           Цели и этапы разработки проекта по внедрению корпоративной информационной системы

Типовые цели внедрения корпоративной информационной системы (КИС):

1. Оперативный доступ к достоверной, исчерпывающей информации, представленной в удобном виде, руководителей всех уровней управления предприятием;

2. Создание единого информационного пространства для всех уровней управления;

3. Упрощение регистрации данных и их обработку;

4. Избавление от двойной регистрации одних и тех же данных;

5. Регистрация информации там, где она действительно появляется, а не там где она стала необходимой, т.е. регистрация информации в режиме реального времени;

6. Снижение трудозатрат и распределение их равномерно на всех участников системы учета, планирования и управления;

7. Автоматизация консолидации данных для распределенной организационной структуры (холдингов).

Рассмотрим этапы проекта внедрения корпоративных информационных систем (КИС) и постараемся определить типичные проблемы и ошибки ведения таких проектов:

1)              Определение стратегических целей проекта и плана внедрения

2)              Предпроектное обследование / промышленный аудит

3)              Обучение специалистов группы внедрения

4)              Моделирование бизнеса

5)              Детальное планирование

6)              Внедрение

7)              Тестовые пуски в отдельных подразделениях

8)              Обучение конечных пользователей работе с системой

9)              Опытная эксплуатация

10)          Интегрированный пилотный пример

11)          План "переключения"

12)          Ввод системы в промышленную эксплуатацию

13)          Послепроектное обследование / промышленный аудит

Определение стратегических целей проекта и плана внедрения

Задача этого этапа - составление базового плана внедрения. В него включаются: организация проекта, его структура, цели и область применения, состав проектной группы, методика внедрения, ориентировочный план подготовки проектной группы, согласование основных этапов, методы оценки качества работы.

Основная проблема состоит в том, что чаще всего план внедрения просто отсутствует или имеет приблизительно-умозрительный характер. Необходимым условием успешности проекта является документирование всех решений, принятых на данном и последующих этапах.

Предпроектное обследование

Задачей предпроектного обследования является ранняя диагностика проблем, которые могут возникнуть при внедрении (некачественное формирование или отсутствие первичных документов, справочников, нормативов и стандартов; неподдерживаемая системой организация процессов управления, процедур и правил). По результатам обследования составляется документ, который подписывают все участники проекта. В документе отражаются выявленные проблемы и намечаются пути их решения. От качества проведения предпроектного обследования часто зависит успех внедрения в целом. Со стороны консультанта в обследовании должны принимать участие специалисты высшей квалификации, имеющие опыт работы на предприятии данной отрасли или близких отраслей.

Обучение специалистов группы внедрения

Несмотря на кажущуюся простоту, этот этап связан с огромным количеством сложностей, характерных именно для российской практики. Прежде всего, большинство руководителей российских организаций морально не готово заплатить существенную сумму за обучение своих сотрудников. Этот этап всем силами стараются сократить или вообще обойти не только поставщики, но и заказчики. Однако последующие этапы предполагают обязательное наличие у заказчика высококвалифицированного персонала. В противном случае эффективность работы существенно падает, что приводит к затягиванию проекта, многократному росту его стоимости и даже провалу.

Моделирование бизнеса

Данный этап является необязательным, но обычно рекомендуется в фирменных руководствах по внедрению. Российские консультанты стремятся использовать этот этап для обучения своих малоопытных специалистов. Однако заказчику такое "моделирование" практически ничего не дает. Для того чтобы этот этап принес существенную пользу, он должен проводиться силами хорошо обученных сотрудников заказчика с привлечением высококвалифицированных консультантов и обязательной привязкой модели к стандартам бизнеса и к будущей системе. Наличие в системе встроенных средств моделирования, связанных со средствами быстрой разработки, может существенно облегчить жизнь системным администраторам за счет ускоренной настройки маршрутов документов, прав доступа и меню.

Детальное планирование

После обучения группа внедрения способна разработать детальный проектный план, специально предназначенный для эффективного внедрения. В перечень конкретных задач включаются обязанности участников проекта, сроки начала и окончания работ, а также другие параллельно решаемые задачи. Работа проводится совместно группой внедрения и консультантами.

На следующем этапе внедрения проводится разработка и согласование настройки справочников и классификаторов системы в соответствии с определенными на предыдущих этапах требованиями. При необходимости принимаются решения об изменении существующей практики учета или функциональных моделей. При наличии корпоративных стандартов и квалифицированных консультантов сложностей обычно не возникает. При отсутствии или неполноте стандартов они должны быть созданы/доработаны.

Внедрение

Эта стадия характеризуется присутствием факторов риска с максимальной тяжестью последствий, если сравнивать с другими этапами. На ней, в частности, в полной мере, проявляются риски, обусловленные неверным планированием. Но даже при идеальном планировании и организации внедрения значительные проблемы могут возникнуть из-за того, что проект затрагивает сферу жизненных интересов больших коллективов и руководителей высшего звена, контролирующих собственность, товарные и денежные потоки. Внедрение системы в действительности может преследовать разные внутриполитические цели, далекие от официального плана. Например, проект может использоваться как таран для различных изменений и передела сфер влияния внутри компании. Технологические риски возникают, прежде всего, из-за обширной функциональности системы, дезориентирующей заказчика, а также трудоемкости переноса в систему исторических данных.

Участие руководителей - обязательное условие успешного внедрения. Во-первых, именно они станут ключевыми пользователями информации, получаемой из системы. Во-вторых, именно они должны принимать окончательные решения в ходе проекта. И, в-третьих, их поддержка необходима для придания проекту соответствующего статуса - всем ясно, что только проекты, интересные руководителю, пойдут по плану и будут закончены в срок. Неприятие проекта со стороны персонала, которое в конечном счете ставит проект под угрозу, часто возникает из-за недостатка информации: руководство предприятия не осведомлено о том, чем занимается проектная команда, а сотрудники недоумевают, зачем вообще понадобилась эта затея. Преодолеть негативное отношение персонала поможет своевременная и регулярная работа с персоналом, которая должна входить в обязанности участников проектной группы.

Тестовые пуски в отдельных подразделениях

На этом этапе в систему вводятся реальные данные (как правило, в ограниченном объеме), после чего путем моделирования реальных ситуаций (например, отгрузки, оприходования товара) последовательно тестируются бизнес-функции. Очень важно провести эти испытания в условиях максимально приближенных к реальному режиму эксплуатации системы, чтобы исключить неприятные неожиданности при опытно-промышленной эксплуатации. Нужно иметь в виду, что при тестовых пусках интересы консультантов и заказчиков нередко вступают в противоречие. Консультанту важно, чтобы все прошло максимально "гладко" и он мог получить деньги за следующий, обычно самый дорогостоящий этап. Заказчику же, напротив, выгодно выявить как можно больше проблем, чтобы, пока еще не поздно, принять решительные меры, например, отказаться от внедрения отдельных блоков системы или от всей системы в целом. Обучение конечных пользователей работе с системой

Такое обучение проводится обычно на рабочих местах и в уже настроенной системе. Российская специфика дает о себе знать и на этом, теоретически самом простом, этапе. Здесь зачастую приходится столкнуться не только с пассивным ("не понимаю", "не удобно", "нет времени"), но и с активным сопротивлением сотрудников, вплоть до сознательных попыток вывести систему из строя, ввода недостоверных и заведомо опасных данных. Поэтому крайне желательно проводить обучение при полностью настроенной системе разделения доступа, с соблюдением всех мер информационной безопасности. Как правило, обучение проводится силами проектной группы заказчика.

Опытная эксплуатация

Цель опытной эксплуатации - убедиться в том, что функциональность системы полностью соответствует требованиям предприятия. Как правило, на этом этапе данные вводятся и в старую, и новую системы, из-за чего нагрузка на подразделения, задействованные в проекте, существенно возрастает.

Интегрированный пилотный пример

На этой стадии полностью моделируется вся деятельность предприятия, в том числе основные процессы управления (например, ввод заказа, отгрузка, расчеты с заказчиками, управление запасами, снабжение, расчеты с поставщиками, главная книга и аналитический учет и т.д.), необходимые для выполнения основных задач предприятия. Реализуется полный учетный (как правило, квартальный) цикл деятельности, включая цикл закрытия периода. На основании результатов работы принимается решение о вводе системы в промышленную эксплуатацию.

План "переключения"

Определяется процедура работ и фиксируется специальный график перехода конечных пользователей на работу в новой системе. В особо ответственных случаях допускается параллельное ведение учета в течение некоторого времени, но желательно не более одного учетно-отчетного периода. Ввиду особенностей российского учета переход на новые системы рекомендуется осуществлять с начала года или, по крайней мере, не позже первого квартала, что делает более жесткими временные рамки проекта.

Ввод системы в промышленную эксплуатацию

Реализация данного этапа обычно и означает успешное внедрение. Хотя и здесь бывают свои особенности. Известны случаи, когда ряд функциональных блоков так и не переводился в промышленную эксплуатацию. Обычно это происходило, если некачественно был осуществлен этап тестовых пусков и пилотных примеров подразделений, в результате чего критическое несоответствие возможностей системы и процессов управления предприятия выявлялось только на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Послепроектное обследование / промышленный аудит

Этот, в общем, логичный этап, позволяющий оценить результаты работы и квалифицированно "подвести черту" под проектом. Данный этап в России практически не осуществляется.

2.3.           Проблемы, возникающие при внедрении корпоративной информационной системы на предприятии

2.4.           Факторы успеха внедрения КИС

Можно выделить следующие основные факторы, повышающие вероятность успеха внедрения КИС:

        Осознание руководством предприятия крайней необходимости внедрения КИС и понимание основ их построения.

        Готовность руководства предприятия к четкой организации проекта обследования предприятия и внедрения на нем КИС.

        Готовность руководства предприятия к выделению квалифицированных сотрудников для оказания помощи внешним специалистам-внедренцам.

        Готовность предприятия к внедрению и проведению неизбежных изменений в различных производственных и управленческих процессах, наличие корпоративных стандартов учета и отчетности.

При организации проекта внедрения необходимо четко разделять виды деятельности:

o         консультационное сопровождение внедрения КИС;

o         непосредственное внедрение КИС.

Под консультационным сопровождением внедрения понимается обучение и консультации сотрудников предприятия по различным вопросам (настройке модулей КИС, особенностям их использования для решения конкретных задач на этапе обследования и внедрения и т. д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, приобретение Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System, это лишь приобретение инструмента, позволяющего сохранить управление над компанией либо повысить эффективность этого управления. "Автоматического управления", к сожалению, не бывает. Поэтому если после внедрения Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System не ускоряется процесс сбора и обработки информации, не повышается достоверность и полнота данных, а руководство организации не получает новых данных, или не может правильно их использовать, то информация остается невостребованной, а это не приводит к повышению эффективности решений. Корпоративная Информационная Система (КИС), ERP System сама по себе не повышает прибыльность предприятия. Она может повысить эффективность и ускорить процесс обработки данных, может предоставить информацию для принятия решений. Увеличивают прибыльность эффективные решения на основе этой информации. Поэтому необходимо не только правильно выбрать и внедрить Корпоративную Информационную Систему (КИС), ERP System, но и научиться ее использовать с максимальной отдачей. Причем понимание возможностей и способов использования Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System должно предшествовать, а точнее определять выбор, поставщика и процесс внедрения Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System. Главное, что позволяет сделать Корпоративную Информационную Систему (КИС), ERP System - объединить информацию о деятельности предприятия. Для промышленного предприятия это - данные о производстве, финансах, закупках, сбыте. На основе полученной информации руководитель может оперативно корректировать и планировать деятельность предприятия. Он получает возможность увидеть все предприятие изнутри, посмотреть, как функционируют основные системы, где и за счет чего можно минимизировать издержки, что мешает увеличить прибыль. Также возрастает потребность и в аналитических свойствах Корпоративной Информационной Системы (КИС), ERP System. Руководство холдингов заинтересовано в консолидации информации, поступающей из филиалов и центральных офисов их предприятий, а также в возможности проведения дистанционного мониторинга состояния всех подразделений.

С некоторым опозданием, по сравнению с Западом, в Украине начинают понимать всю важность комплексного подхода в автоматизации бизнес-процессов предприятий и организаций. В последнее время увеличивается интерес к ИТ, которые неразрывно связаны с понятием информационной системы корпоративного уровня, и способным обеспечить эффективное управление предприятиями, объединениями, корпорациями, холдингами и т.д. На собственном опыте и благодаря множеству публикаций в прессе многие менеджеры осознали, что эффективность автоматизации в первую очередь зависит от того, насколько широко она охватывает все сферы деятельности юридического лица.

Итоги:

1. Выбор КИС для внедрения является сложным и ответственным процессом, требующим тщательного анализа как текущих потребностей и финансовых возможностей предприятия, так и перспективных планов его развития.

2. Правильный выбор компании — разработчика/внедренца КИС , которая должна стать на долгие годы надежным партнером предприятия (в деле повышения эффективности его управления), является основой успеха внедрения КИС .

3. Наибольший эффект от внедрения КИС достигается при ее комплексном развертывании и максимальной заинтересованности руководства предприятия в успехе всего проекта.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1.      Корпоративные Информационные Системы (КИС) // http://corpis.narod.ru/

2.      Информационные технологии для бизнеса// Планирование и управление качеством ИС//http://it2b.h1.ru/arhivef/matin/ppoen.htm

3.      ITeam технологии корпоративного управления// Этап управленческого консалтинга при внедрении ИС//http://www.iteam.ru/publications/it/section_53/article_3968/

4.      Информация // Проблемы, возникающие при внедрении ИС на предприятии //http://www.itstan.ru/psihologija-v-it/problemy-voznikajushhie-pri-vnedrenii-is-na-predprijatii.html

5.      Википедия//http://ru.wikipedia.org/wiki/%C8%ED%F4%EE%F0%EC%E0%F6%E8%EE%ED%ED%E0%FF_%F1%E8%F1%F2%E5%EC%E0

6.      Сообщество HR-менеджеров//Особенности внедрения КИС//http://www.hr-portal.ru/article/osobennosti-vnedreniya-kis

7.      Евроменеджмент//информационные технологии//проект внедрения КИС//http://itas.emd.ru/main/secret_4.php

8.      Информационные системы в экономике//http://www.e-college.ru/xbooks/xbook018/book/index/index.html?go=part-014*page.htm

9.      Soft-expert //Особенности выбора КИС//http://www.soft-expert.ru/stat/stat-razd-1/stat-7

10. Crmdaily//http://www.crmdaily.ru/476-yevolyuciya-korporativnyx-informacionnyx-sistem.html

11. Epam Systems//http://www.sap-epam.ru/services/consulting/cis.aspx

12. http://www.leaves.ru/implementation.phpInterfac

13. Инструментальная поддержка разработки и внедрения корпоративных информационных систем// Cистемная интеграция разработка программного обеспечения внедрение информационных сиcтем // http://www.interface.ru/home.asp?artId=4390

14. Виртуальный круглый стол: "Идеальная" ERP-система //http://www.itpractice.ru/theory/tehnology/erpmrp/737-erpimplement.html

15. Барановская Т. П. Информационные системы и технологии в экономике. М.:Финансы и статистика, 2006.

16.Веревченко А. П. Информационные ресурсы для принятия решений.  М., 2002.

17. Волокитин А.В. Средства информатизации государственных организаций и коммерческих фирм. - М.: ФИОРД-ИНФО, 2007.

18. Скляренко В.К., Прудников В.М. Экономика предприятия.  М.: ИНФРА-М, 2006.

19. Экономика предприятия // Под ред. проф. О.И. Волкова, М.: ИНФРА-М, 2005.

2