Разработка базы данных «Документооборот»

     Дата  поступления:

• Дата поступления – дата и время;  
• Ответственный секретарь - текстовый.

      Входящая корреспонденция:

• Входящий номер - счетчик;
• Отправитель - текстовый;
• Дата поступления – дата и время;
• Номер документа - текстовый;
• Содержание – поле MEMO;
• На особом контроле - логический.

      Отписано:

• Входящий номер – счетчик;
• Автор резолюции - текстовый;
• Исполняющий отдел – текстовый, мастер подстановок;
• Срок исполнения – дата и время;
• Снято с учета - логический;
• Примечания – текстовый.

      Отдел:

• Отдел – текстовый;
• Начальник отдела – текстовый;
• Внутренний номер – числовой;
• Телефон - числовой.

      Сотрудники:

• Отдел - текстовый;
• Фамилия Имя Отчество - текстовый;
• Занимаемая должность - текстовый;
• Стаж работы - числовой;
• Адрес - текстовый;
• Телефон - числовой;
• Семейное положение – текстовый, мастер подстановок;
• Прочее – поле MEMO.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

      Таблицы «Дата поступления», «Входящая документация», «Отписано» связаны с собой как последовательность, т.е. из одной таблицы вытекает вторая, а из второй третья. Также последовательно связаны таблицы «Отдел» и «Сотрудники». Осуществление связи между таблицами «Отдел» - «Отписано» - не представляет последовательность. В таблице «Отписано» неудобно постоянно набирать отделы организации и поэтому связь с таблицей «Отдел» обеспечивает выборку всех отделов из раскрывающего списка (рис 2.). 

      После проектирования таблицы были созданы запросы:

       - Запрос «Дата поступления документа».

       В поле Дата поступления  мы вводим [Введите дату поступления]и при запуске запроса будет выходить поле с просьбой ввести дату, после ввода даты запрос выведет всю документацию поступившую в данный момент времени (рис .4.)

        
 
 

     

      - Запрос «Контроль – Отдел». Принцип сортировки такой же как и в предыдущем запросе, только в поле введения значения параметра будет вводиться не дата, а исполняющий отдел в руках которых находится документация на особом контроле.

      - Запрос «Отдел» - Сортирует всю документацию, находящуюся в отделах.

      - Запрос «Отправитель» - Сортирует документацию по отправителям корреспонденции и документации.

      - Запрос «Дата и  контроль» - Сортирует документацию находящуюся на особом контроле по датам.

      На  основе вышеописанных  запросов были созданы  отчеты:

       - Отчет «По отделам» (рис .5). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

        
 

       - Отчет «по дате»  (рис.6). 

      

       - Отчет «Входящая  документация на  особом контроле» (рис. 7).

      - Отчет «Контроль  – Отдел» (рис. 8).

        
 

       На основе отчетов была создана форма «Отчеты» в которой хранятся все вышеперечисленные отчеты. Именно находясь в одной форме отчеты удобны для просмотра и при необходимости распечатки (рис. 9). 

      

       При открытии базы данных автоматически открывается кнопочная форма «Документооборот» (рис. 10). 
 
 
 
 
 
 
 
 

        

      Главная кнопочная форма состоит их форм:

       -   «Входящая документация» (рис. 11).

      

      Форма «Входящая документация» имеет  подчиненную таблицу «Отписано» и ссылку на форму «Отчеты». Также  на форме имеются кнопки - сохранить, - отменить, - удалить, - новая запись, - поиск, - переходы по записям.

       - Форма «Отделы  организации» (рис.12.).

       Форма «Организация»  имеет подчиненную форму «Сотрудники», для редактирования или поиска в форме «Сотрудники» необходимо использовать вертикальную прокрутку.

       - Форма «Руководители  организации»(рис 13.).

      Заключение

      База  данных «Документооборот» готова к  использованию. Программа позволяет  быстро и легко модифицировать базу данных, в которой находятся исходные данные: добавлять новые записи, удалять ненужные записи и редактировать существующие. Кроме того, приложение дает возможность пользователю получать результат своей работы в виде отчета. Отчет можно просмотреть и при необходимости распечатать на принтере.

      Эксплуатационное  назначение – программа применяется пользователями ПЭВМ для автоматизации документооборота в организации.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Библиографический список

1. Малыхина М.П., Базы данных: основы, проектирование, использование,  2-е издание перераб. и доп.  – СПб: БХВ – Петербург, 2007. – 528 с. ;
2. Голицына О.Л., Максимов Н.В., Партыка Т.Л., Попов И.И., «Информационные технологии». Учебник – М.:ФОРУМ ИНФРА, 2006 г. – 544 с.;
3. Голицына О.Л., Партыка Т.Л., Попов И.И., «Системы управления базами данных». Учебное пособие – М.:ФОРУМ ИНФРА 2006 г. – 352 с.;