Основные понятия теории информационных систем и информационных технологий

Тема 5. Экономические информационные технологии и системы.

Вопрос1. Интегрированные системы электронного документооборота.

Электронный документооборот (Electronic Document Management, EDM) – это процесс создания, извлечения, совместного использования, отслеживания, ревизии, распределения и хранения документов и информации, которую они содержат в рамках определенной информационной системы.

Управление метаданными

Метаданные представляют собой дополнительную информацию, помещаемую в теле документа. К примеру в  системе электронного документооборота платформы Site Sapiens веб-документам определяются метаданные для системы индексирования, что позволяет добиться наиболее релевантных результатов при поиске.

Интеграция

Многие системы  управления электронным документооборотом  могут быть интегрированы непосредственно  в сторонние приложения. Таким  образом пользователь не выходя из приложения может извлечь документ, внести изменения и вернуть измененный документ назад систему электронного документооборота как новую версию.

Хранение

Система электронного документооборота может включать определение  правил хранения документов: где сохраняется документ, как долго он будет храниться, когда и как будет производиться миграция документа между хранилищами.

Доставка  и распределение

В системе электронного документооборота готовому документу  может быть определена его «область видимости». В информационных сетях на базе веб документы публикуются в интранет/экстранет/интернет. Документ может быть опубликован в различных форматах представления.

Безопасность 

Каждый документ системы документооборота подчиняется  единой политике прав информационной сети. Любые операции над документом станут доступными пользователю лишь при наличии у него соответствующих прав.

Взаимодействие

Системы электронного документооборота обеспечивают совместную работу над документами, что достигается  посредством версионного контроля (Versioning), автоматизации бизнес-процессов (Workflow) и коммуникационных сервисов.

Автоматизация бизнес-процессов (Workflow)

Системы электронного документооборота, как правило, включают в себя автоматизацию бизнес-процессов (Workflow), сопряженных с жизненным циклом документа. В ходе разработки документа и после его создания участники бизнес-процессов электронного документооборота передают документ по определенным в системе дугам переходов (Transitions). Документ поступает к следующему участнику, который может направить документ далее по одной из доступных ему дуг (например, утвердить документ или отправить его на доработку).

Вопрос2. Основные пакеты компьютерного бухгалтерского учета.

Едва ли не первыми  объектами автоматизации в управлении предприятиями стали задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской профаммы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

Построение АИС (автоматизированных информационных систем) бухгалтерского класса базируется на сравнительно широком наборе бухгалтерских программ. В настоящее время на российском рынке программных продуктов сегмент бухгалтерских программ наиболее объемный и составляет около 500 различных программ. Этот рынок непрерывно расширяется. На проходившей в 2004 г. XI выставке-конференции «Бухгалтерский учет и аудит-2004» было представлено 135 участников, 27 из которых -- это фирмы, впервые представившие свои программные продукты на выставке. На рынке бухгалтерских программ работает значительный состав фирм-разработчиков, предлагающих услуги по разработке, внедрению и сопровождению ППП. Эти пакеты ориентированы на различные классы предприятий. Пакеты бухгалтерских программ в разной мере охватывают комплекс задач бухгалтерского учета. Вместе с тем, наибольшим спросом пользуются такие программы, которые могут быть базой для создания информационных технологий для сравнительно широкого класса предприятий и состава решаемых функциональных задач бухгалтерии. Один из таких программных пакетов -- «1С:Бухгалтерия», который разработан фирмой «1С».

ППП «1С:Бухгалтерия» предназначен для учета наличия  и движения средств предприятия. Он может использоваться как автономно, так и совместно с другими  компонентами системы «1С:Предприятие». ППП «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать выполнение практически полного состава задач бухгалтерского учета:

* операции по  банку и кассе;

* основные средства  и нематериальные активы;

* материалы;

* товары и  услуги, выполнение работ;

* учет производства  продукции;

* учет валютных операций;

* взаиморасчеты  с организациями;

* расчеты с  подотчетными лицами;

* расчеты по  зарплате;

* расчеты с  бюджетом;

* другие разделы  учета.

Охват полного  состава задач сочетается с возможностями  гибкого учета:

* использование  нескольких планов счетов одновременно;

* многоуровневые  планы счетов;

* многомерный  аналитический учет;

* многоуровневый  аналитический учет;

* количественный  учет;

* многовалютный  учет по неограниченному числу  валют;

* ведение на  одном компьютере учета для  нескольких предприятий;

* ведение консолидированного  учета.

ППП способен выполнять  ввод, обработку, хранение и печать любых первичных документов:

* платежных поручений;

* счетов на  оплату и счетов-фактур;

* приходных и  расходных кассовых ордеров;

* актов, накладных,  требований, доверенностей.

На технологическом  уровне средства работы с документами  позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным  критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

Вопрос3. Банковские информационные технологии.

Структуризация  ИБС предусматривает выделение  элементов по функциональным признакам  объекта, например выделение модулей  системы (модуль расчетно-кассового  обслуживания, модуль учета коммерческих кредитов, модуль учета депозитов и т.д.).

Модуль  расчетно-кассового  обслуживания (РКО)

Решаемые задачи:

• учет данных о клиентах банка, включенных договорах банковского счета, открытие и ведение расчетных и валютных счетов клиентов;  
• обработка банковских документов различных видов, в том числе платежных поручений в рублях и иностранной валюте, кассовых, конверсионных, мемориальных, внебалансовых и срочных документов;
• проведение рублевых расчетов через расчетную сеть Банка России, валютных расчетов через сеть S.W.I.F.T., а также расчетов с использованием корреспондентских счетов, открытых в других банках;  
• автоматизированное ведение картотек документов, в том числе внебалансовых картотек и картотек документов, поступивших на счета невыясненных сумм;  
• автоматический расчет и взимание комиссии с клиентов за проведение операций;  
• формирование бухгалтерской отчетности в соответствии с требованиями Банка России.

Модуль  учета кассовых операций

Решаемые задачи:  

• наличные и валютно-обменные операции в кассах банка;
• автоматический учет бланков строгой отчетности (формы 0406007 и др.);  
• взаимодействие касс и хранилища банка и учет наличных средств в разрезе рабочих мест кассиров (кассовых окон), подведение итогов по кассам.

Модуль  учета клиентских конверсионных операций

Решаемые задачи:  

• регистрация заявок клиентов на покупку/продажу валюты;
• операции «обязательная продажа», «покупка/продажа за 
  счет средств банка», «покупка/продажа на бирже»;
• автоматическое формирование пакета бухгалтерских документов по заявке клиента;
• автоматический расчет комиссий за операции конверсии и оформление паспорта сделки с учетом тарифов банка для конкретного клиента;
• загрузка заявок на конверсию по системе «Клиент-Банк».

Модуль  отчетности

Решаемые задачи:  

• формирование обязательной отчетности в соответствии с требованиями инструкций Банка России;  
• формирование широкого спектра оперативных отчетов, предоставляющих всевозможную информацию о процессах и операциях пользователям системы;  
• обеспечение расчета в тысячах единиц и их консолидация на основе данных головной организации и филиалов при получении всех видов отчетности.

Модуль  расчетов в сети S.W.I.F.Т.

Обеспечивает  передачу расчетной информации через  S.W.I.F.T.: формирование по данным платежных документов исходящих сообщений S.W.I.F.T. для последующей их загрузки в терминал S.W.I.F.T.

Модуль  дистанционного обслуживания клиента

Подсистема  «классический» «Клиент-Банк»

Решаемые задачи:

v организация защищенного электронного документооборота, включая различные типы документов:

§        платежное поручение в рублях;

§        заявление па инкассацию/аккредитив;

§        распоряжение на перевод иностранной валюты;

§        заявление на продажу/покупку/конвертацию иностранной валюты;

§        поручение на обязательную продажу валюты;

§        паспорт импортной/экспортной сделки;

§        документ свободного формата с возможностью вложения файла и др.;

v просмотр выписок, остатков по счетам;

v предоставление возможности работы в режиме холдинга;

v интеграция с любыми внешними бухгалтерскими программами.

Подсистема  интернет-банкинга 5NT© CLIENT Решаемые задачи:

v организация защищенного электронного документооборота, включая разные типы документов:

§        платежное поручение в рублях;

§        поручение на перевод иностранной валюты;

§        поручение на продажу/покупку/конвертацию иностранной валюты, поручение на обязательную продажу валюты;

§        поручение на сделку с ценными бумагами;

§        депозитарные поручения;

§        сообщения свободного формата с возможностью прикрепления файла и др.;

v просмотр выписок, остатков по счетам в режиме реального времени, в том числе каждого документа, входящего в выписку по счету;

v интеграция с любыми внешними бухгалтерскими программами;

v акцептование электронно-цифровой подписью банка полученных от клиента платежных документов.

Модуль  учета коммерческих кредитов

Решаемые задачи:

• регистрация кредитных заявок клиентов, анализ кредитоспособности заемщиков, учет заключенных кредитных договоров различных видов, в том числе кредитных линий, овердрафтов, договоров ипотечного и потребительского кредитования;  
• учет обеспечения по ссудам, расчет платежных календарей, начисление процентов и штрафов, расчет и урегулирование резервов под возможные потери по ссудам;
• бухгалтерское отражение кредитных операций с автоматическим формированием платежных, внутренних и внебалансовых документов и ордеров в модуле РКО;
• формирование внутренних документов различного вида и бухгалтерской отчетности в соответствии с требованиями Банка России.

Модуль  учета депозитов

Решаемые задачи:

• учет данных о клиентах и их доверенных лицах, открытие и ведение счетов клиентов;
• ведение депозитных договоров клиентов по различным тарифным планам клиента, включая поддержку специфики банка по выплатам процентов, погашению, пролонгации вкладов и пр.;
• бухгалтерский учет операций по договорам привлечения средств (наличных и безналичных), расчета процентов и налогов, пролонгации, погашения в срок и досрочного расторжения договора и др. с автоматическим формированием необходимых документов в модуле РКО, ведение текущих состояний договоров;
• формирование отчетности в соответствии с требованиями Банка России.