Итоговые запросы

                                                      Содержание:

Содержание ………………………………………………….. 1

Введение ………………………………………………………2

 1. Итоговые запросы

     1.1.Создание ………………………………………..3

1.2. Назначение ………………………………………..5

Заключение ……………………………………………7

Список литературы …………………………………..8

                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                    Введение

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.  База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др. База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц. Наличие связей между таблицами позволяет включать данные из нескольких таблиц в запросы, формы и отчёты. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска. Запрос  в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных и может многократно повторяться. Позволяют выполнить сортировку или фильтрацию данных из нескольких таблиц. Формирование запросов в СУБД может осуществляться в специальном редакторе; с помощью конструктора или с помощью пошагового мастера формирования запросов.

 

 

                                                 

                                                  1. Итоговые запросы

                                                   1.1.Создание

Запросы, выполняющие вычисления в группах записей называются Итоговыми запросами. Запрос - объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Итоговые запросы позволяют выполнять вычисления (сумму, среднее значение и др.) по всем записям для какого-либо числового поля, определять количество записей. Итоговые запросы формируются, как и ранее рассмотренные виды запросов, с помощью бланка запроса по образцу. В нижнюю часть бланка запроса включаются поля, для которых рассчитываются итоговые значения, а также поля, по которым производится группировка записей. Создание итогового запроса

1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите таблицы, с которыми будет производиться работа, нажмите кнопку Добавить, а затем нажмите кнопку Закрыть после завершения добавления таблиц.

                                                                 или

Дважды щелкните каждую из таблиц, которые требуется использовать, а затем кнопку Закрыть. Каждая таблица будет отображена в окне в верхней части конструктора запросов.

При использовании образцов таблиц, представленных выше, добавьте таблицы «Товары» и «Заказано».

3. Дважды щелкните поля таблицы, которые нужно использовать в запросе.

Как правило, в запрос добавляется только поле группы и поле значения. Однако можно использовать вычисление вместо поля значения — в следующих шагах показано, как это сделать.

1. Добавьте поле «Категория» из таблицы «Товары» в бланк запроса.

2. Создайте столбец, вычисляющий объемы продаж для каждой операции, введя во второй столбец бланка запроса следующее выражение: Значение объемов продаж:(1[Заказано].[Скидка]/100)*([Заказано].[Цена]*[Заказано].[Количество])

Убедитесь, что поля, на которые ссылается выражение, имеют типы данных «Числовой» или «Денежный». Если выражение ссылается на поля с другими типами данных, то при попытке переключения в режим таблицы будет отображено сообщение об ошибке Несоответствие типов данных в выражении условия отбора.

3. На вкладке Конструктор в группе Скрыть/Отобразить выберите команду Итоги.

Строка Итог будет отображена в бланке запроса, и в этой строке Группировка — в первом и втором столбцах.

4. Измените значение во втором столбце в строке Итоги на Sum. Функция Sum добавляет объемы продаж для каждой операции.

5. Нажмите кнопку Выполнить , чтобы выполнить запрос и отобразить результаты в режиме таблицы.

6. Оставьте запрос открытым, чтобы использовать его в следующем разделе.

Для внесения необходимых изменений в запрос любого вида его имя следует маркировать в окне базы данных и щелкнуть на кнопке Конструктор. На экране появляется бланк запроса, в который можно вносить изменения: вставить, удалить или переименовать поля, изменить условия отбора, тип сортировки и др.

Чтобы удалить поле, необходимо щёлкнуть на любой ячейке этого поля, а затем выполнить команду Правка-Удалить. Для перемещения поля его выделяют щелчком над его заголовком и перетаскивают в соответствующее место бланка запроса. Добавление нового поля осуществляется таким же образом, как вставка поля при формировании запроса.

 

                                               

                                               1.2. Назначение

Запросы - важнейший инструмент любой системы управления базами данных (СУБД). Они служат для выборки определенных записей из базы, обновления таблиц и включения в них новых записей. Чаще всего запросы используют для фильтрации конкретных групп записей, удовлетворяющих определенному условию. Кроме того, они еще и позволяют комбинировать информацию хранящуюся в разных таблицах, обеспечивая унифицированный вид, связанным элементам данных.

Предположим, что в центральной городской библиотеке, есть огромная база данных Книги, содержащая подробнейшие сведения о каждой книге. Кроме формальной информации об авторе, названии и содержании книги, база может содержать и конфиденциальную информацию. Например, кто и когда брал эту книгу, у кого она сейчас находится, адреса и телефоны абонентов. Вся эта информация хранится в соответствующих связанных таблицах, которые могут быть как локальными, так и удаленными (расположенными на других машинах сети).

Работать с этой базой могут различные отделы библиотеки, и всем им нужны различные данные. Работнику читального зала достаточно знать, есть книга в наличии или нет, ее краткое содержание, основные цитаты. Но в тоже время, информация про абонентов библиотеки - ему недоступна. Работники абонемента могут оформлять выдачу книги, помечая кому и на сколько она выдана. При этом если возврат книги просрочен, они могут просмотреть адрес или телефон должника и напомнить ему, про необходимость своевременного возврата. Абонент, работая в каталоге, ищет нужную книгу по имени автора, названию или цитатам. Ему доступна только эта информация, все остальное не в его поле компетенции.

Для такого разграничения прав, доступ к базовым таблицам закрывают, и создают набор запросов, для каждой группы пользователей. Для одной и той же таблицы можно создать несколько разных запросов, каждый из которых будет отбирать из таблицы только некоторую часть информации, но именно ту, которая необходима и доступна для данной группы пользователей. В результате работы такого запроса, из общей исходной базы данных формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, полностью соответствующей запросу. Эти результаты сказываются только на содержании результирующей таблицы, носят временный характер и поэтому иногда называются моментальным снимком.

Стоит отдельно отметить, что одним из важных свойств запроса является то, что при создании моментального снимка, возможно не только отбирать необходимую информацию из базы, но и производить ее обработку. Например, сортировку в порядке возрастания или убывания, фильтрацию по диапазону значений, объединение и изменение. При этом базовых таблиц все эти действия могут не касаться. Это обеспечивает сохранность информации в БД.

Вторым не менее важным свойством запроса, можно назвать способность выполнять итоговые вычисления. Это означает, что к итоговой таблице возможно применение математического аппарата. Например, рассчитать среднее значение, сумму, найти тригонометрическую функцию для значения и т.п. Все это очень упрощает работу с базой данных на стадии выборки и анализа значений. Так, могут быть созданы специальные запросы, выполняющие финансовые расчеты, на основании которых будут сделаны аналитические выводы и прогнозы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                   Заключение

Запрос – это требование на получение определенной информации. Запросы позволяют сфокусировать внимание именно для тех данных, которые нужны для решения текущей задачи. Используя запросы, можно проверять данные любым образом, который мы в состоянии представить. Можно отобрать таблицы, поля и записи, содержащие необходимые для просмотра, подведения итогов или использования в вычислениях данные; отсортировать их; создать отчеты и формы для отображения указанной нами информации и даже создать диаграммы для наглядного представления данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                              Список литературы и других источников:

1. Access для самостоятельного освоения А.И.Бородина,Л.И.Крошинская, Е.Н.Лядинская Мн. НО ООО БИП-С ,2002.

2. Информатика: Базовый курс / С.В. Симонвич и др. - СПб., 2001.

3. Материалы сервера  www. life-prog.ru