История вычислительной техники

Непосредственно база данных в Microsoft Access представляет собой  один компилированный файл, названный  по желанию пользователя и имеющий расширение *. mdb. Ему сопутствует одноимённый файл с записями о регистрации заблокированных записей *.ldb. Внутри база данных разбита на взаимосвязанные сегменты, выполняющие определённые им функции. База данных содержит таблицы, запросы, формы, отчёты, макросы и модули.

Таблица содержит упорядоченные сведения, составляющие базу данных. В режиме таблицы сведения пожно пополнять и редактировать.

Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и почтовые наклейки. В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления. Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет. Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. Например, можно создать и напечатать отчет, группирующий данные и вычисляющий итоги, или отчет для распечатки почтовых наклеек.

Описание форм выходных документов по задаче.

Таблица, содержащая сведения о наличии товаров на складе имеет следующую форму:

Структура записи базы данных Назначение поля Имя поля Тип Размер Наименование товара TOVAR C 10 Единица измерения IZM C 10 Цена за ед. изм. (руб.) CENA N 7 Остаток на начало дня OST N 7 Поступило на склад за день POST N 7 Отгружено со склада за день OTGR N 7

Необходимо выдать справку следующей формы:

Ведомость наличия  товаров на складе на начало рабочего дня №

п/п Наименование товара Единица 

измерения Остаток  на

начало 

рабочего дня 1 ... ... ... 2 ... ... ... 3 ... ... ...

Описание решения  задачи.

а) Создаём новый файл базы данных и присваиваем ему имя.

б) Проектируем  необходимую форму таблицы базы данных, для чего запускаем конструктор  таблиц.

Имя поля Тип  Описание Код счётчик TOVAR текстовый  Наименование товара IZM текстовый Единица  измерения CENA денежный Цена за ед. изм. (в тыс.руб.) OST числовой Остаток на начало дня POST числовой Поступило на склад за день OTGR числовой Отгружено со склада за день

в) В общих  свойствах имени поля задаём необходимый  размер поля.

г) Переходим  в режим таблицы и производим её заполнение исходными данными.

д) Создаём запрос на сведения о наличии товаров  на складе на начало рабочего дня.

л) Отправляем полученный документ на печать.

Перечень команд-запросов, необходимых для получения выходных форм и формирования базы данных.

Microsoft Access 97 (как  и все другие приложения данного  пакета) не требует от пользователя  знания специальных языков программирования. Создание базы данных и управление  ею осуществляется в диалоговом  режиме с помощью соответствующих  мастеров - модулей, интерпретирующих действия пользователя в язык SQL (Structured Query Language), который используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Microsoft Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. Пользователь имеет возможность просматривать и изменять инструкции SQL в режиме SQL. Изменения, внесенные в запрос в режиме SQL, приведут к соответствующим изменениям в бланке запроса в режиме конструктора.

Некоторые запросы  не могут быть определены в бланке запроса. Это запросы к серверу, управляющие запросы и запросы  на объединение.

Для создания таких  запросов требуется ввести инструкцию SQL непосредственно в окно запроса в режиме SQL.

Инструкции SQL могут  быть использованы в Microsoft Access в тех  ситуациях, когда требуется указать  имя таблицы, запроса или поля. Иногда автоматически создается  инструкция SQL. Например, при использовании  мастера для создания формы или отчета, получающего данные из нескольких таблиц, автоматически создается инструкция SQL, которая становится значением свойства Источник строк (RowSource) формы или отчета. При создании списка или поля со списком с помощью мастера также создается инструкция SQL, которая становится значением свойства Источник строк (RowSource) списка или поля со списком. Кроме того, с помощью инструкций SQL определяются подчиненные запросы в бланке запроса, аргументы макрокоманды ЗапускЗапросаSQL (RunSQL), а также конструкции в программа.

Создаём базу данных:

1. Запускаем  приложение Microsoft Access 97 и выбираем  в меню "Файл" пункт "Создать  базу данных". Выбираем на вкладке  "Общие" ярлык "Новая база  данных и нажимаем кнопку "ОК". Присваиваем файлу новой базы данных имя Склад в окне "Имя файла" и нажимаем кнопку "Создать"8.

2. В появившемся  окне базы данных Склад с  шестью вкладками выбираем вкладку  "Таблицы". Нажимем кнопку "Создать"  и в появившемся списке выбираем "Конструктор таблиц".

3. Заполняем  поле таблицы базы данных в соответствии с заданием (см. пункт б) подраздела 2.2.4.), для чего помещаем курсор в необходимую ячейку таблицы и вводим соответствующие данные с клавиатуры. Последовательность заполнения по строкам следующая: имя поля, выбор из меню типа данных для этого поля (текст, дата, число и т.п.), заполнения описания (при необходимости), в нижнем левом углу в окне общих свойств поля задаём размер поля (максимально допустимое количество символов). Все данные берём из задания (п. 2.2.3.). Шаблон таблицы создан.

4. В меню "Вид"  выбираем пункт "Режим таблицы". Заполняем таблицу данными о  наименованиии товаров, единицах  измерения, остатке, поступлении  и отгрузке товара со склада (см. п. 2.2.6.).

5. Закрываем  окно таблицы, при этом автоматически  будет создано ключевое поле таблицы с автоматическим счётчиком порядкового номера заполненных строк в таблице базы данных и сделан запрос на присвоение таблице имени. Присваиваем имя "SKLAD". База данных создана.

6. Для получения  из базы данных информации  определённого состава создаём запрос. В окне базы данных выбираем вкладку "Запросы". Для создания запроса, являющегося основой отчета, можно использовать мастер запросов9. Но в данном остаток товара на складе необходимо вычислять как сумму остатка товара и поступлений за вычетом отгрузки, т. е. OST+POST-OTGR, поэтому переключаемся в режим конструктора. Заполняем таблицу конструктора:

Поле: TOVAR IZM Выражение1: [OST]+[POST]-[OTGR] Имя таблицы: SKLAD SKLAD Сортировка: Вывод на экран: v v v Условия отбора: или:

Закрываем конструктор запроса и присваиваем ему имя SKLADЗапрос.

7. Для вывода  информации, полученной по запросу,  в заданной форме необходимо  создать отчёт. В окне базы  данных выбираем вкладку "Отчёты". Нажимаем кнопку "Создать" и  запускаем мастер отчётов, который потребует имя запроса, служащего источником информации. Задаём SKLADЗапрос. Мастер предложит свой вариант оформления документа. Запускаем конструктор и с его помощью изменяем вид бланка, размеры полей, заголовки и названия в соответствии с заданием. После заголовка помещаем поле даты = DATE(), которое автоматически будет впечатывать дату получения отчета на момент обращения к нему. Увидеть отчет в том виде, в котором он будет выведен при печати помогает кнопка "Просмотр".

Конесно подобная база данных является примитивом. Реальные возможности данного пакета многократно сложнее.

Опытные пользователи могут работать непосредственно  с базовой инструкцией запроса  в окне запроса в режиме SQL.

1. Создайте или  откройте существующий запрос.

2. Нажмите на  панели инструментов кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой "Вид" и выберите "Режим SQL".

Microsoft Access выводит  эквивалентную инструкцию SQL для  запроса, созданного в режиме  конструктора.

3. При необходимости,  введите изменения в инструкцию SQL.

4. Для просмотра соответствующих изменений в режиме конструктора запроса нажмите кнопку Вид на панели инструментов и выберите пункт Конструктор.

Все команды-запросы  приводим в SQL - форме.

Команда-запрос на сведения о наличии товаров  на начало рабочего дня:

SELECT SKLAD.TOVAR, SKLAD.IZM, SKLAD.OST

FROM SKLAD;

Безусловно, речь идёт о значительно упрощённом программировании СУБД. Подобная информация должна быть привязана к датам и если говорить о наличии товаров на начало следующего рабочего дня, то неоходимо учесть наличие товаров на начало текущего рабочего, сложить его с количеством поступивших товаров за день и вычесть количество отгруженных товаров. Соответствующая каманда-запрос:

SELECT SKLAD.TOVAR, SKLAD.IZM, [OST]+[POST]-[OTGR] AS Выражение1

FROM SKLAD;

На основе данных от запросов формируем с помощью конструктора (или мастера) необходимый вид отчётов и отправляем их на печать. В заголовке отчёта необходимо ввести поле, содержащее функцию текущей даты: = DATE()

Это обеспечит  автоматическое впечатывание даты начавшегося рабочего дня в заголовок отчёта. В реальной базе данных ещё необходимо предусмотреть ежедневное обновление значений в поле остатка OST , чтобы оно могло служить отправной точкой для расчётов остатка товаров на начало следующего рабочего дня.

Результаты выполнения контрольного примера.

Вариант 2

Автоматизация складского учёта в продуктовом  магазине. Выдача ведомости о наличии  товаров на складе на начало рабочего дня.

На основании  сведений о наличии товаров, хранящихся в базе данных SKLAD, выдать ведомость о наличии товаров на складе на начало рабочего дня.

Имеем базу данных о наличии товаров на складе продуктового магазина следующего содержания:

Код TOVAR IZM CENA OST POST OTGR 1 масло раст литр 18 900 300 400 2 масло  слив кг 60 200 50 100 3 макароны кг 9 300 100 50 4 сахар мешок 380 200 15 20 5 сыр кг 70 100 50 20 6 молоко литр 13 150 50 50 7 мука кг 8 350 100 50 8 рис кг 15 280 200 60 9 гречка кг 16 160 50 30 10 конфеты кг 34 200 50 120 1.

Открываем отчёты и получаем следующие сведения:

Ведомость наличия товаров на складе на начало рабочего дня 09.01.2000

Наименование  Единица измерения Остаток на начало рабочего дня

масло раст литр 900

масло слив кг 200

макароны кг 300

сахар мешок 200

сыр кг 100

молоко литр 150

мука кг 350

рис кг 280

гречка кг 160

конфеты кг 200

Инструкция по применению разработанной базы данных.

Для использования  описанной базы данных необходим IBM PC-совместимый компьютер с установленным Windows 95/98 и пакет Microsoft Office Professional 97 - SR2, содержащий приложение Microsoft Access.

Пополнять или  изменять сведения в базе данных можно  в режиме таблицы. Вносимые данные должны соответствовать типу (текст, число, дата) и не содержать некорректных значений ( отрицательных чисел, несуществующих дат).

Получить необходимую  справку можно открыв соответствующий отчет. Открытый отчет можно переслать на печать. Оформление бланка отчёта допустимо изменять в режиме конструктора.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Приложение 2 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Гордиенко И. Есть вещи посильней закона Мура. // Компьютерра, №10, 1999.

Информатика: учебник / под. ред. проф. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы  и статистика, 1997.

Попов М. Ноябрь // Компьютерра, №11, 1999.

Экономическая статистика и вычислительная техника: Учебник / Под ред. Косарева Е.П., Королёва А.Ю. - Изд. 2-е, перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 1998.

1 Интегральная  схема - электронная схема специального  назначения, выполненная в виде  единого полупроводникового кристалла,  объединяющего большое число  диодов и транзисторов. 2 Производство  ПК с МП 80486 и ниже практически уже прекращено. 3 Гордиенко И. Есть вещи посильней закона Мура. // Компьютерра, №10, 1999. - С.11 4 Попов М. Ноябрь // Компьютерра, №11, 1999. - С.23 5 Информатика / под. ред. проф. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 1997. - С. 529 6 Предполагается, что действия по включению компьютера и запуску файла описываемой программы уже выполнены. 7 Информатика / под. ред. проф. Н.В. Макаровой. - М.: Финансы и статистика, 1997. 8 Все действия, касающиеся выбора вкладок, пунктов меню, нажатия кнопок выполняются с помощью манипулятора "мышь". 9 Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. 7