История и тенденции развития современных СЭД

История и тенденции  развития современных СЭД

Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в  настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре  предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая  автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных  потоков, циркулирующих на предприятии.

Многое изменилось тогда, когда производители  СЭД начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов, но учитывать  задачи, стоящие как перед этими  процессами в частности, так и  перед всей документооборотом в  целом.

Понимание того, что документооборот  предприятия предназначен для поддержки  его системы управления, пришло в  СЭД далеко не сразу. Более того, многие современные федеральные  и муниципальные органы власти и  по настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация  и поддержка структуры управления.

История подхода  к разработке

Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х годах XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период характерен разрозненностью решений, которая  появилась вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач  такого рода. 
 
Какие же причины первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки? В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по-возможности, исключительно пределах одного здания. 
 
Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени. 
 
Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным. 
 
Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы. 
 
Развитие функциональности

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним - процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow - потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных вендоров (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM - enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных - выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке. 
 
Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед. 
 
Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД - приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное. 
 
Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья. 

 
Позиционирование  и современная функциональность СЭД

Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно  предназначенные для управления информационными ресурсами средних  и крупных предприятий. Основными  причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена “входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа. 
 
Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом. 
 
К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

• общее делопроизводство - обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;
• кадровое делопроизводство - жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);
• архивное делопроизводство - область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);
• коллегиальная работа - позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления - совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);
• управление взаимоотношениями с клиентами - функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Будущее рынка  систем электронного документооборота

В настоящее время рынок  СЭД в том виде, в котором  мы его знаем, является практически  насыщенным и полностью поделенным между десятком крупных компаний. Одним из путей развития является расширение целевой аудитории современной  СЭД посредством использования  сети Интернет. 
 
Одним из таких путей является включение в целевую аудиторию СЭД предприятий малого и среднего бизнеса. Как говорилось ранее, внедрение систем электронного документооборота с сопутствующим функционалом не является для этой категории потенциальных заказчиков экономически обоснованным вследствие высоких затрат не только на закупку программного комплекса и серверного оборудования, но и необходимости в оплате услуг компетентных специалистов, которые смогут организовать бесперебойную работу системы. 
 
Фактическим решением этой проблемы является предоставление доступа к универсальной системе электронного документооборота по модели SaaS - software as a servise, т.е. предоставления программного обеспечения потребителю как услуги. В этом случае организация происходит следующим образом: сервис-провайдер обеспечивает функционирование аппаратных серверов и программной части СЭД полностью самостоятельно. Организация-потребитель приобретает в этом случае не само программное обеспечение, а право доступа к системе на определенные время и количество пользователей. Всю техническую работу выполняет сервис-провайдер, а непосредственный доступ осуществляется посредством сети Интернет. 
 
Основным недостатком такого решения может являться достаточно низкий уровень доверия к сторонним организациям вследствие значительного повышения уровня рисков, связанных с дискредитацией либо утратой важных документов, а также риска возможной передачи коммерчески важной информации третьим лицам без согласования с владельцем передаваемых таким образом данных. 
 
С точки зрения функционального развития систем СЭД дальнейшие тенденции приводят нас к созданию многофункциональных конвергентных корпоративных информационных систем типа all-in-one (все в одном). 
 
Таким образом, создаваемые системы должны обладать функционалом поддержки электронного бумажного и безбумажного документооборота, хранилищ однотипной и разнотипной документации, легко конфигурируемых workflow-систем, систем совместной работы пользователей (collaboration), систем управления знаниями (форумы, справочники, хранилища и тд). 
 
В любом случае, реализацию этих трендов мы увидим в течении ближайших двух-трех лет, если экономическая, либо политическая ситуации в стране не внесут свои коррективы, отодвигая сроки реализации этих тенденций.