• текстовый (символьный);

• числовой;

• дата\время;

• логический;

• денежный;

• счетчик, используемый для определения ключа;

• поля типа объекта OLE, которые используются для хранения рисунков, графиков, таблиц;

• поле MEMO;

• гиперссылка или подсказка.

     Access, как и другие реляционные базы данных, разработан на идее хранения в отдельных «таблицах» наборов данных определенного смысла..

    Таким образом, одна «таблица» может содержать данные о курсантах, другая - о преподавателях, третья - об изучаемых дисциплинах. Эти наборы состоят непосредственно из данных, организованных в «записи», содержащих данные одного смыслового типа. Так, в случае с таблицей курсантов, каждая запись может содержать данные отдельного субъекта, например: ФИО, взвод, спец. звание, дата рождения и т.д. Записей может быть неограниченное количество. Каждая отдельная часть информации в записи (например, «город» в записи курсанта) называется полем и служит не только для того, чтобы что-то сообщить о записи, но также определяет способ группирования записей в таблице. Примером могут служить все курсанты из таблицы, живущие в определенном городе. Если обрабатываемая база данных включает несколько взаимосвязанных таблиц, то необходимо определение ключевого поля в каждой таблице, а также полей, с помощью которых будет организована связь между таблицами. Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции можно разнести во времени.

Ввод и редактирование данных. Заполнение таблиц данными возможно как непосредственным вводом данных, так и в результате выполнения программ и запросов.

     Access позволяет вводить и корректировать данные в таблицы двумя способами:

• с помощью предоставляемой по умолчанию стандартной формы в виде таблицы;

• с помощью экранных форм, специально созданных для этого пользователем.

      Основой большинства информационных систем (бумажных и компьютеризированных) может быть форма, используемая для сбора и хранения данных. Кажется, формы окружают нас повсюду. Некоторые формы, такие, как заявление о приеме на работу, являются примером простого сбора информации; другие - такие, как компьютерные формы учетов МВД - используются не только для сбора информации, но и для кодирования реквизитов. Формы дают альтернативный способ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые можно использовать для ввода, управления, просмотра и печати данных. СУБД Access позволяет вводить в созданные экранные формы рисунки, узоры, кнопки. Возможно построение форм, наиболее удобных для работы пользователя, включающих записи различных связанных таблиц базы данных. Формы разрабатываются для интерактивной работы с данными, например, ввода новых данных, изменения имеющихся, удаления данных. Можно также назначить форму для выполнения поисковых процедур по получению данных, отвечающих интересующим вас критериям (найти курсантов, проживающих в определенном городе).

   Обработка данных, содержащихся в таблицах.

   Следующим объектом является запрос. Запрос - это выражение, определяющее, какую информацию вам нужно отыскать в одной или нескольких таблицах. Настраивается запрос с помощью конструктора запросов. С помощью запроса можно также выполнить некоторые действия с данными таблицы (таблиц) и обобщить данные таблицы. Запросы могут использоваться как источники информации для форм и отчетов. В этом случае в запросе используются данные из нескольких таблиц. Access выполняет запрос каждый раз, когда вы открываете форму или отчет, и следовательно, вы можете быть уверены, что информация, которую вы видите на экране, всегда самая «свежая».

       СУБД Access использует запросы следующих типов:

запрос-выборка, предназначенный для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные;

запрос-изменение, предназначенный для изменения или перемещения данных; к этому типу запросов относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление;

запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку. Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных (динамический набор). Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц базы данных.

    Вывод информации.

  СУБД Access позволяет вывести на экран и принтер информацию, содержащуюся в базе данных, из режимов таблицы или формы. Такой порядок вывода данных может использоваться только как черновой вариант, так как позволяет выводить данные только точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме. Однако, если формы предназначены в основном для ввода информации, то отчеты предназначены исключительно для ее вывода. Напечатанные отчеты представляют данные в значительно лучшем виде, чем формы или таблицы.

Отчеты дают возможность распечатать данные на бумаге или сгруппировать их в виде, удобном для анализа. Это более статичная категория представления данных, что может быть как хорошо, так и плохо, в зависимости оттого, что вы собираетесь делать. Каждый пользователь, работающий с СУБД Access, имеет возможность использования специальных средств построения отчетов для вывода данных. Используя специальные средства создания отчетов, пользователь получает следующие дополнительные возможности вывода данных:

• включать в отчет выборочную информацию из таблиц базы данных;

• добавлять информацию, не содержащуюся в базе данных;

• при необходимости выводить итоговые данные на основе информации базы данных;

• располагать выводимую в отчете информацию в любом, удобном для пользователя виде (вертикальное или горизонтальное расположение полей);

• включать в отчет информацию из разных связанных таблиц базы данных.

• Дополнительные возможности СУБД Access.

    При создании базы данных в СУБД Access можно использовать не только данные, вносимые вами в таблицу непосредственно с клавиатуры. Существует также возможность присоединения данных из других баз и других приложений, например, Excel. Это позволяет организовать единое рабочее пространство, интегрируя данные и документы разного характера. Можно также импортировать данные различных форматов в таблицы или перестроить структуры таблиц, обеспечив совместимость с большими корпоративными базами данных. Так же, как и в других компонентах Microsoft Office, можно пользоваться данными из других программ комплекса. Microsoft Access позволяет легко размножить базу данных. Также, как и Word, Access позволяет создавать макросы для автоматизации задач. Наряду с применением Word Basic, можно использовать окно разработки макросов, где осуществится привязка действий и событий. Эти макросы можно использовать в любом месте системы. Можно также конвертировать в любой формат информацию, с которой вы работаете в Access, и экспортировать ее в любое из приложений Microsoft Office. Это особенно полезно при создании и управлении почтовыми списками в Word. Оценивая описанные выше преимущества и недостатки СУБД Microsoft Access и ее функциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большого количества дополнительных знаний. Более подробно вопросы создания баз данных, составления запросов, корректировки записей и т.д. будут рассмотрены на практических занятиях.

                                                     Заключение

    Оценивая описанные выше особенности СУБД Microsoft Access и ее функциональные возможности, можно утверждать, что данная система обладает всеми необходимыми инструментами для создания, редактирования, хранения и ежедневного использования баз данных. Интерфейс программы прост и удобен, работа не требует получения большого количества дополнительных знаний. Более подробно вопросы создания баз данных, составления запросов, корректировки записей и т.д. будут рассмотрены на практических занятиях.

                                Список используемой литературы

1. Андреев А. Microsoft Windows 2000 Русская версия.-СПб.:БХВ-            Петербург,2003.-752 с.

2. Глушаков С.В. Персональный компьютер. Настольная книга пользователя. учебный курс./ С.В Глушаков, А.С. Срядный. - Харьков. «Фолио» 2002.220с.

3. Иванов В. Microsoft Office Sistem 2003.учебный курс СПб.:БХВ-Петербург. Киев Издательская группа. 2004,2003.-640 с.

4. Информатика: Базовый курс/Под ред. С.В.Симоновича. - СПБ.:Питер,2002. 400 с.

5. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003./В.П. Леонтьев.-М.:ОЛМА-ПРЕСС, 2003.920 с.

6. Леонтьев В.П. Персональный компьютер./В.П. Леонтьев.-М.:ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-900 с..

7. Лукьянов Д.Б.Информатика и математика. Курс лекций./Д.Б.Лукьянов. А.Н. Прокопенко.-Белгород ООНИ и РИД БелЮИ МВД России, 2004.-201с.

8. Фридланд А.Я. Информатика и компьютерные технологии/ А.Я. Фридланд, Л.С. Ханамирова.- М.: Астрель. 2003.204 с.