База данных в СУБД ACCESS

       Microsoft Access предоставляет дополнительные средства разработки приложений, которые могут работать не только с собственными форматами данных, но и с форматами других наиболее распространенных СУБД. Возможно, наиболее сильной стороной Access является его способность обрабатывать данные электронных таблиц, текстовых файлов, файлов dBASE, Paradox, Btrieve, FoxPro и любой другой базы данных SQL, поддерживающей стандарт ODBE. Это означает, что можно использовать Access для создания такого приложения Windows, которое может обрабатывать данные, поступающие с сетевого сервера SQL или базы данных SQL на главной ЭВМ.

       Все выше сказанное позволило остановить выбор на СУБД Access для постановки и решения задачи автоматизации процесса  ведения  документации и отчетности  в учебном заведении. 

1.3. Типы данных  и объекты базы данных

     Таблицы баз данных, как правило, допускают  работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных.

     Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

     Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

     Поле  Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

     Дата/время  – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

     Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

     Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование – для порядковой нумерации записей.

     Логический  - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

     Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск броузера и воспроизведение объекта в его окне.

    Мастер  подстановок – это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

Объекты базы данных:

Таблицы

 Таблицы –  это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы.

 Эти объекты  служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в  удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Формы.

 Если запросы  – это специальные средства для  отбора и анализа данных, то формы  – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему  заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

 Отчеты.

 По своим  свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены  только для вывода данных, причем для  вывода не на экран, а на принтер. В  связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

 Страницы.

 Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях  СУБД  Microsoft Access (начиная с Access 2000). Правда, более коректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, посволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.

 Макросы и модули.

 Эти категории  объектов предназначены как для  автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.Практическая  часть

2.1. Описание предметной  области

     Необходимо  построить базу данных, содержащую информацию о книжном магазине. Такая база данных должна обеспечить хранение и просмотр данных о книгах.

     Информационное  обеспечение такого приложения пользователя включает:

• Информацию о книгах.
• Информацию о ценах.
• Информацию о категориях.
• Информацию о издательствах.
• Информацию об авторах

 

     2.2. Разработка структуры базы данных

     Методически правильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен. Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим. На этом этапе мы создаем:

• Список исходных данных;
• Список выходных данных, которые необходимы для управления структурой предприятия;
• Список выходных данных, которые не являются необходимыми для заказчика, но которые он должен предоставить в другие организации (в вышестоящие структуры, в органы статистического учета, прочие административные и контролирующие организации).

   Выяснив основную часть данных, которые заказчик потребляет или поставляет, можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры ее основных таблиц.

     1. Работа начинается с составления  генерального списка полей –  он может насчитывать десятки  и даже сотни позиций.

     2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.

     3. Далее распределяют поля генерального  списка по базовым таблицам «Книги» и «Категории».(рис.1 и рис.2)

Рисунок 1. «Таблица «Книги»

     Рисунок 2. «Таблица «Категории»

     4. В каждой из таблиц намечают  ключевое поле. В качестве такого выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Для таблицы данных о книгах таким поле может служить Номер книги. Для таблицы, в которой содержаться категории, - Код категории. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

     5. Далее определяются связи между таблицами(рис. 3). Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

Рисунок 3. «Схема данных» 

     Создание  вычисляемых полей  в запросах

     Создание  запросов интересно не только тем, что  вы можете в виде одной таблицы представить данные из нескольких связанных таблиц и отобрать нужные записи из этих таблиц. Вы можете создавать столбцы в запросе, которые являются результатом вычислений над значениями других столбцов. Такие столбцы называются вычисляемыми. Это существенно расширяет возможности запросов. Чтобы создать вычисляемое поле, нужно ввести выражение (рис.5), которое вычисляет требуемое значение, в строку Поле свободного столбца бланка запроса.(рис. 4)

     

Рисунок 4. «Создание запроса» 

Рисунок 5. «Построитель выражений»

     Создание  форм

            Самый легки способ создания формы с помощью Мастера форм. Выберите  Формы / Создать. На экране появится окно диалога «Новая форма», в котором необходимо выбрать метод построения формы и исходный объект для построения формы. В качестве такого объекта могут быть выбраны таблица или запрос. Допустим в качестве исходной таблицы мы выбрали Запрос: Отпускная цена, далее выбираем поля для формы. После нажатия кнопки Далее, переходим к следующему диалоговому окну (рис. 6).  На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления. Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей (рис. 7). На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы на свое собственное и на  этом завершить процесс создания формы нажав кнопку Готово. Если по каким-либо причинам форма вас не удовлетворяет, нажмите кнопку Конструктор, и вы перейдете в режим конструктора форм, в котором получите в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы. 

     

     Рисунок 6 «Создание форм»

     

     Рисунок 7

        Элементами  управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя (рис. 8).

       

     Рисунок 8.

     Создание  отчетов

       Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Они позволяют  выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается  на этапе проектирования офисного приложения.. Во многом формирование отчетов совпадает с процессом создания экранных форм. Пусть, например,  мы создаем отчет с помощью Мастера для распечатки списка книг. В качестве исходных данных выберем запрос Отпускные цены. На следующем шаге Мастер отчетов предлагает осуществить группировку данных (рис. 9). На следующих шагах предлагаются выбрать макет отображения отчета и ориентацию листа бумаги, а также определить стиль заголовка и подножий. После чего Мастер отчетов предлагает ввести сортировку. Допускается сортировка записей в возрастающем или убывающем порядке, включающая до четырех полей (рис.10). На следующих шагах предлагаются выбрать макет отображения отчета и ориентацию листа бумаги, а также определить стиль заголовка и подножий. Задайте наименование отчета и нажмите кнопку Готово (рис. 11).