АИС почтовое отделение

    Открывшееся окно содержит три раздела:

• Имя поля – обязательный раздел;
• Тип данных – условно-обязательный раздел;
• Описание – необязательный раздел.

    В разделе Имя поля нужно указать имена всех необходимых полей таблицы. Чтобы начать работу с разделом Тип данных, следует в нем в строке, соответствующей создаваемому полю, щелкнуть мышью. После появления кнопки со стрелкой вниз щелкнуть на ней и выбрать подходящий тип данных из появившегося списка. Для каждого поля можно дополнительно задать свойства полей в разделе Свойства полей, который делится на две вкладки Общие и Подстановка. Необходимо обозначить ключевые поля таблицы, это необходимо для идентификации каждой записи таблицы. Для этого необходимо выделить их и нажать на панели инструментов кнопку Ключ. После ввода всех необходимых параметров на панели инструментов необходимо выбрать в меню Файл пункт Сохранить, а далее в появившемся окне ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку OK.

    СУБД  MS Access поддерживает следующие типы данных: текстовый; поле MEMO; числовой; дата/время; денежный; счетчик; логический; поле объекта OLE; гиперссылка; мастер подстановок.

    СУБД  MS Access позволяет заполнить следующие свойства полей, которые определяют параметры ввода, отображения и хранения данных в таблицах:

• размер поля: используется только текстовым и числовым типами данных, для текстовых полей он может быть от 1 до 255 символов, а у числовых – целое, длинное целое, одинарное с плавающей точкой и другие;
• маска ввода: устанавливается формат, используемый при вводе данных;
• подпись: задает имя полей, которое будет использоваться для отображения в формах и отчетах;
• значение по умолчанию: определяет данные, автоматически добавляемые в новую запись;
• условие на значение: является логическим выражением, определяющим реакцию Access на ввод данных;
• обязательное поле: определяет необходимость ввода данных в поле;
• индексированное поле: указывает, нужно ли создавать индекс на поле.

    Таким образом, создаем следующие таблицы, которые соответствуют отношениям, выявленным на этапе проектирования базы данных: Издание, Типография, Почтовое отделение, Тираж, Заказ. Структура этих таблиц приведена в приложении 2.

    Для создания запроса необходимо переключиться  в созданной БД на закладку Запросы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне «Новый запрос» можно выбрать один из следующих способов создания запроса: Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос, Повторяющиеся записи, Записи без подчиненных. Для создания запросов к моей БД я буду использовать Конструктор, поэтому необходимо выбрать Конструктор и нажать кнопку OK. В результате откроется окно нового запроса и в нем диалоговое окно «Добавление таблицы», в котором можно выбрать таблицы, которые будут нужны для формирования запросов, а также уже созданные запросы. Открывшееся окно Конструктора запросов разделено на две части: в верхней отображаются все выбранные для запроса таблицы со списками входящих в них полей и существующие межтабличные связи; в нижней находится бланк запроса, служащий для определения параметров запроса.

    Далее необходимо выбрать тип запроса: Выборка, Перекрестный, Создание таблицы, Обновление, Добавление, Удаление. По умолчания будут создаваться запросы на выборку, которые я и буду использовать в своей базе данных.

    Для формирования бланка запроса необходимо из верхней части окна перетаскивать в него необходимые поля таблиц. Бланк запроса содержит следующую информацию по каждому использующемуся полю: Поле, Имя таблицы, Сортировка, Групповая операция, Вывод на экран, Условие отбора. В строке Сортировка можно задать одну из следующих сортировок для каждого поля: по возрастанию или по убыванию. В строке Групповая операция можно выбрать одну из следующих операций: суммирование, выбрать минимальное или максимальное значение, посчитать их количество и другие. В строке Вывод на экран можно поставить или убрать отметку о выводе на экран, по умолчанию для всех полей она будет поставлена. В строке Условие отбора можно задать следующие типы условий: определенное значение, диапазон значений, можно использовать операторы сравнения, выбирать записи с нулевыми и ненулевыми значениями в данном поле и другие.

    Для сохранения этого запроса необходимо выбрать в меню Файл пункт Сохранить, в открывшемся окне набрать имя нового запроса и нажать кнопку ОК. Таким образом, создаем следующие запросы.

    Запрос  «1 – адреса типографий, в которых печатаются газеты или журналы данного наименования» отображает информацию по следующим полям: Издание.name, Типография.adress. В этом запросе в поле Издание.name производится отбор записей, у которых значение в этом поле начинается с введенной цифры. А в поле Типография.adress производится групповая операция – суммирование (Sum), для того, чтобы показать совокупный заказ всеми почтовыми отделениями данного издания, и сортировка записей по убыванию. Будет производиться сортировка записей по убыванию в этом же поле. Этот запрос создан для показа редакторам изданий определенного типа популярности изданий, основанной на объеме заказа почтовыми отделениями.

    Запрос  «2-1 - Информация об изданиях на типографии»  отображает информацию по следующим полям: Тираж.shifr_izd, Издание.nazv_izd, Тираж.zena_ekz_izd, Тираж.tirag_izd, Заказ.obem_zakaza. Для этого запроса производится отбор записей по номеру типографии, который будет введен для поля Типография.nom_tipograf. Этот запрос создан для показа работникам определенной типографии информации о печатаемых типографией изданиях, а также тираж и общий объем заказа издания почтовыми отделениями у типографии.

    Запрос  «2-2 - Заказы изданий почтовыми отделениями  у типографии» отображает информацию по следующим полям: Издание.nazv_izd, Заказ.nom_pocht_otd, Заказ.obem_zakaza, а так же поле, в котором производится вычисление по следующему выражению для определения цены заказа с учетом цены доставки: Тираж.zena_ekz_izd * Заказ.obem_zakaza + Заказ.zena_dostav-ki_partii. Для этого запроса производится отбор записей по номеру типографии, который будет введен для поля Типография.nom_tipograf. Этот запрос создан для показа работникам определенной типографий информации о заказах почтовыми отделениями изданий.

    Запрос  «3-1 - Информация об изданиях на почтовом отделении» отображает информацию по следующим полям: Тираж.shifr_izd, Издание.nazv_izd, Заказ.obem_zakaza. А в поле Заказ.obem_zakaza производится групповая операция – суммирование (Sum), для того, чтобы показать совокупный заказ этим почтовым отделением определенного издания. Для этого запроса производится отбор записей по номеру почтового отделения, который будет введен для поля Почтовое_отделение.nom_pocht_otd. Этот запрос создан для показа работникам определенного почтового отделения информации о совокупных заказах изданий.

    Запрос  «3-2 - Заказы изданий почтовым отделением у типографий» отображает информацию по следующим полям: Издание.nazv_izd, Заказ.nom_tipograf, Типография.adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf, Заказ.obem_zakaza, а так же поле, в котором производится вычисление по следующему выражению для определения цены заказа с учетом цены доставки: Тираж.zena_ekz_izd * Заказ.obem_zakaza + Заказ.zena_dostavki_partii. Для этого запроса производится отбор записей по номеру почтового отделения, который будет введен для поля Почтовое_отделение.nom_pocht_otd. Этот запрос создан для показа работникам определенного почтового отделения информации о заказах изданий у типографий.

    Запрос  «3-3 - Почтовое отделение с наибольшим общим числом изданий» отображает информацию по следующим полям: Почтовое_отделение.nom_-pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Почтовое_отделение.fio_nach_-pocht_otd, Заказ.obem_zakaza. А в поле Заказ.obem_zakaza производится групповая операция – суммирование (Sum), для того, чтобы показать общее число изданий, заказанное почтовым отделением. Этот запрос создан для показа информации о почтовом отделении с наибольшим общим числом заказываемых изданий.

    Запрос  «4-1 - Список изданий» отображает информацию по следующим полям: Издание.shifr_izd, Издание.nazv_izd, Издание.fio_redaktora_izd. Этот запрос создан для показа информации об известных печатных изданиях.

    Запрос  «4-2 - Типографии где печатается издание» отображает информацию по следующим полям: Тираж.nom_tipograf, Типография.adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf, Тираж.tirag_izd. Для этого запроса производится отбор записей по шифру издания, который будет введен для поля Тираж.shifr_izd. Этот запрос создан для показа типографий, где печатается определенное издание.

    Запрос  «4-3 - Почтовые отделения которые  заказывают издание» отображает информацию по следующим полям: Заказ.nom_pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Почтовое_отделение.fio_nach_pocht_otd, Заказ.obem_zakaza. А в поле Заказ.obem_zakaza производится групповая операция – суммирование (Sum), для того, чтобы показать совокупный заказ этим почтовым отделением определенного издания. Для этого запроса производится отбор записей по шифру издания, который будет введен для поля Заказ.shifr_izd. Этот запрос создан для показа почтовых отделений, которые заказывают определенное издание.

    Все эти запросы приведены в Приложении 4.

    Для создания форм необходимо переключиться  в созданной БД на закладку Формы и нажать кнопку Создать. MS Access позволяет создавать формы следующим способами: в режиме Автоформы, с помощью Мастера форм, с помощью Конструктора форм. Кроме того, возможно построение разнообразных форм с помощью запросов и расширение возможностей форм на основе включения в них диаграмм, картографических данных и рисунков. Для создания форм к моей БД я буду использовать Мастер форм, и для этого необходимо в открывшемся окне «Новая форма» необходимо выбрать Мастер форм и нажать кнопку ОК.

    Откроется первое окно мастера Создание формы. В нем есть список Таблицы и запросы, в котором отображены все таблицы и запросы, созданные в этой БД и которые можно использовать как источники данных, нажав на стрелку прокрутки и выбрав из списка. При этом в области Доступные поля будут отражаться поля выбранной таблицы или запроса. Необходимые поля можно перенести в область Выбранные поля с помощью специальных кнопок. После выбора необходимых полей перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.

    В левой части открывшегося окна дается перечень используемых таблиц, одну из которых выбирают как основной источник данных. В правой же части окна находится область предварительного просмотра и можно выбрать вариант формы: Одиночная форма, Подчиненная форма или Связанная форма. После осуществления необходимого выбора перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.

    В правой части открывшегося окна находится  область определения внешнего вида формы, в левой – область предварительного просмотра. Можно выбрать один из следующих видов форм: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный и другие. После осуществления необходимого выбора перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.

    В правой части открывшегося окна можно  выбрать стиль формы, в левой  части находится область предварительного просмотра. Можно выбрать один из следующих стилей формы: Стандартный, Официальный, Чертеж и другие. После осуществления необходимого выбора перемещаемся в следующее окно мастера, нажав кнопку Далее.

    Откроется последнее окно Мастера формы, в котором можно изменить имя формы и подчиненной формы (если такая будет создана). В нем также предлагается сделать выбор дальнейших действий: Открыть форму для просмотра и ввода данных или Изменить макет формы. Можно также отметить пункт Вывести справку по работе с формой. После осуществления необходимых изменений нажимаем кнопку Готово. Если в качестве дальнейшего действия выбран вариант Изменить макет формы, то откроется конструктор созданной формы, в котором можно сделать необходимые изменения.

    Таким образом, создаем следующие формы:

• «1-1 - Список изданий» с полями: Издание.shifr_izd, Издание.nazv_izd, Издание.fio_redaktora_izd; эта форма имеет «ленточный» вид;
• «2-1 - Список типографий» с полями: Типография.nom_tipograf, Типография.adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf; эта форма имеет «ленточный» вид;
• «2-2 - Печать изданий типографиями» с полями: Типография.nom_tipograf, Типография.adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf, Издание.-shifr_izd, Издание.nazv_izd, Издание.fio_redaktora_izd, Тираж.tirag_izd, Тираж.zena_ekz_izd; эта форма имеет вид «в один столбец»;
• «3-1 - Список почтовых отделений» с полями: Почтовое_отделение.nom_-pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Почтовое_отделение.fio_-nach_pocht_otd; эта форма имеет «ленточный» вид;
• «3-2 - Заказ изданий почтовыми отделениями у типографий»: Почтовое_отделение.nom_pocht_otd, Почтовое_отделение.adres_pocht_otd, Почтовое_отделение.fio_nach_pocht_otd, Типография.nom_tipograf, Типография.-adres_tipograf, Типография.fio_direktora_tipograf, Издание.shifr_izd, Изда-ние.nazv_izd, Издание.fio_redaktora_izd, Заказ.obem_zakaza, Заказ.zena_dos-tavki_partii; эта форма имеет вид «в один столбец».