Отчет о технологической практике в в органах внутренних дел администрации Ленинского района г. Бреста

3. Руководители организаций, индивидуальные предприниматели несут персональную ответственность за ненадлежащую работу с обращениями.

 

 

 

                                             32

 

Сроки подачи обращений

1. Подача заявителями заявлений и предложений сроком не ограничивается.

2. Жалобы могут быть поданы заявителями в течение трех лет со дня, когда они узнали или должны были узнать о нарушении их прав, свобод и (или) законных интересов.

В случае, если срок, указанный в части первой настоящего пункта, пропущен по уважительной причине (тяжелое заболевание, инвалидность, длительная командировка и др.), наличие которой подтверждено соответствующими документами, представленными заявителем, этот срок подлежит восстановлению по решению руководителя организации или индивидуального предпринимателя, и жалоба рассматривается в порядке, установленном настоящим Законом. 

Сроки при рассмотрении обращений

1. Течение сроков, определяемых месяцами или днями, начинается со дня регистрации обращения в организации, внесения замечаний и (или) предложений в книгу замечаний и предложений и исчисляется в месяцах или календарных днях.

Срок рассмотрения обращений, направленных в организации для рассмотрения в соответствии с их компетенцией, исчисляется со дня регистрации обращений в этих организациях.

2. Срок рассмотрения обращений, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующее число последнего месяца этого срока. Если окончание срока, исчисляемого месяцами, приходится на месяц, в котором нет соответствующего числа, то срок рассмотрения обращений истекает в последний день этого месяца.

Если последний день срока рассмотрения обращений приходится на нерабочий день, то днем истечения срока считается первый следующий за ним рабочий день.

3. Письменные обращения должны быть рассмотрены не позднее пятнадцати дней, а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, – не позднее одного месяца, если иной срок не установлен законодательными актами.

В случае, если для решения изложенных в обращениях вопросов необходимы совершение определенных действий (выполнение работ, оказание услуг), получение информации из иностранного государства в сроки, превышающие месячный срок, заявители в пятидневный срок со дня

 

 

                                                  33

продления срока рассмотрения обращений уведомляются о причинах превышения месячного срока и сроках совершения таких действий (выполнения работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения обращений по существу.

 

 

 

9.Изучение работы  канцелярии органов внутренних  дел.

                 9.1 Правовая основа деятельности  канцелярии

•     Постановление № 375/97 от 19.11.2010 г. «Об установлении перечня документов образующихся в деятельности ОВД Республики Беларусь    с указанием сроков хранения».
•     Постановление МВД  №130 ДСП от 28.04.2008 г.  «Об утверждении Инструкции по ведению несекретного делопроизводства и контролю за исполнением документов в  ОВД Республики Беларусь» .

  Основными функциями канцелярии  являются:

1.Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

3. Организация работы  по регистрации, учету и хранению  документов.

4. Разработка номенклатуры  дел, осуществление контроля за  правильным формированием дел  в подразделениях предприятия  и подготовкой материалов к  своевременной сдаче в архив.

5. Разработка и внедрение  предложений по совершенствованию  системы делопроизводства на  предприятии, компьютеризация процесса  делопроизводства.

6. Принятие мер к своевременному  обеспечению работников службы  делопроизводства инвентарем, оборудованием  и средствами механизации управленческого  труда, ПЭВМ.

7. Печатание и размножение  служебных документов.

8. Участие в подготовке  созываемых руководством совещаний  и организация их технического  обслуживания.

                                                             34

9. Оформление командировочных  документов, регистрация работников, приезжающих на предприятие в  командировку.

 

 

 Канцелярия имеет право:

1. Требовать от руководителей  подразделений и исполнителей  справки и другие материалы, необходимые  руководству предприятия, а также  информацию об исполнении документов, решений и заданий руководства  предприятия.

2. Проверять правильность  ведения делопроизводства в подразделениях, указывать руководителям подразделений  невыявленные недостатки и требовать их устранения.

3. Возвращать исполнителям  документы, оформленные с нарушением  установленных правил делопроизводства.

 

 

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением  и подчиняется непосредственно Генеральному директору.

Заведующий канцелярией назначается и освобождается от должности приказом Генерального директора.

На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

Структуру и штат канцелярии утверждает Генеральный директор с учетом объемов работы и особенностей производства.

 

                9.2 Правила хранения документов в канцелярии.

• Перечень документов, образующихся в деятельности ОВД Республики Беларусь, с указанием сроков хранения является нормативным актом, на основании которого устанавливаются сроки хранения документов, образующихся в деятельности ОВД по направлениям указанным в перечне.
• Перечнем определяется сроки хранения документов независимо от наличия на них грифа секретности.

 

                                                   35

• Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Для определения сроков хранения документов следует найти в перечне  содержащую информацию по соответствующим документам этих видов необходимо проводить полисный просмотр дел.
• Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) , поставленная в перечне к срокам хранения конкретных документов, означает , что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и подлежит  постоянному хранению. Научно - методическое руководство проведением экспертизы ценности документов осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия , содержащаяся в ОВД. 
• Отметка «До минования надобности» означает , что срок хранения документов  самостоятельно определяется ОВД, в делопроизводстве которых эти документы образовались.
• Отметка До замены новым означает, что документы имеют  ограниченное практическое значение , эти документы могут храниться  в подразделениях ОРДС или других подразделениях , до тех пор , пока они необходимы для практической и служебной работы после замены новым.
• Документы, для которых  перечнем установлен постоянный срок хранения подлежат хранению в порядке установленном законодательством  Республики Беларусь.
• В перечне указываются, как правило, только виды и названия документов, данные в обобщенной форме. При объединении в одном приказе разных видов документов по одному вопросу и имеющих одинаковый срок хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

36

Индивидуальное задание.

Правила хранения документов в канцелярии

   Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся в подразделениях органов внутренних дел в течение года до передачи их в архив органа внутренних дел

(за исключением дел , образующихся в службе делопроизводства, которые передаются на архивное хранение сразу же по окончании календарного года).

   Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив органа внутренних дел не передаются, а хранятся в подразделениях органов внутренних дел и по истечении сроков их хранения уничтожаются в установленном порядке.

   В подразделениях органов внутренних дел хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, и располагаются по срокам хранения в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

   Рабочие экземпляры ключей от сейфов и металлических шкафов хранятся непосредственно у должностных лиц, ответственных за хранение документов, а вторые экземпляры ключей у руководителя подразделения режимно-секретной деятельности.

   Работникам запрещается хранить документы в столах, оставлять в незапертых сейфах и шкафах.

Выдача документов и дел временного хранения другим подразделениям органам внутренних дел производится с разрешения руководителя  подразделения режимно-секретной деятельности, а организациям – на основании их письменного запроса и с разрешения руководителей органов внутренних дел. При этом составляется акт о выдаче дел во временное пользование. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в подразделении режимно-секретной деятельности, а второй передается иной организации.

   Изъятие из дела документов или перемещение их из одного дела в другое производится с разрешения руководителя подразделения режимно-секретной деятельности с оставлением в деле листа-заместителя документа. В случае безвозвратного изъятия из дела документов во внутренний описи дела и в формах учета производится соответствующие отметки на обложке дела, во внутренней описи и в заверительном листе. На дело, выданное другим подразделениям органов внутренних дел заводится карта-заместитель дела.

 

                                                          37

Изъятие документов постоянного хранения из дел и их выдача допускается в исключительных случаях и с разрешения руководителя органа внутренних дел с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о выдаче оригинала.

При изъятии документов листы дела повторной нумерации не подлежат.

Изъятие описей из дела и их повторное составление запрещается. При объединении нескольких дел и составлении новой описи старые описи сохранятся и подшиваются во вновь сформированное дело.

   Руководители подразделений органов внутренних дел и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов, карточек, журналов и дел.

  Делопроизводство по обращениям в органы внутренних дел ведется отдельно от других видов делопроизводства. В нерабочее время  корреспонденция принималась– ответственным дежурным по органу внутренних дел или оперативным дежурным, который в первый рабочий день передавал принятую им корреспонденцию в группу режимно-секретной деятельности для регистрации. До вскрытия корреспонденции я  проверяла целостность конверта либо пакета и правильность доставки по адресу. Неправильно доставленная корреспонденция мной возвращалась адресату, а при невозможности установления адресата–отправителю документов. Хочу отметить, что корреспонденция вскрывается, сортируется на подлежащие регистрации и не подлежащие регистрации, и рассылается работниками группы режимно-секретной деятельности Ленинского районного отделения внутренних дел в соответствии с их должностными обязанностями, за исключением корреспонденции, присланной с пометкой «лично». Также корреспонденции доставленная  фельдъегерской службой с грифом «секретно» получается только руководителем группы режимно-секретной деятельности либо лицом, исполняющим его обязанности. Такая корреспонденция, после регистрации данных на конверте, пакете, без вскрытия передается адресату или специально уполномоченному работнику, под роспись в разносной книге. Без вскрытия передаются также документы на магнитных носителях, что стало актуально в последние 2 года. Далее входящие  документы регистрируются. В группе режимно-секретной деятельности имеются следующие журналы регистрации документов: журнал входящей внутренней корреспонденции, журнал регистрации электронной корреспонденции, алфавитный журнал регистрации заявлений и обращений граждан, журнал регистрации секретной корреспонденции, указов, приказов

                                                        38

распоряжений Президента Республики Беларусь, Министерства внутренних дел, управлений внутренних дел, администраций районов, облисполкомов, горисполкомов и т.д. При наличии в пакете нескольких самостоятельных документов, каждый из них регистрируется отдельным номером. При журнальной форме регистрации документов роспись о получении документов проставляется в соответствующей графе журнала непосредственным исполнителем. Аналогичным образом регистрируется поступившая корреспонденция  по электронной почте, а также по Национальной сети передачи шифрованной информации «Атлас-Беларусь» После регистрации поступившие (входящие) документы, в день их поступления передаются на рассмотрение руководству органа внутренних дел, согласно установленному распределению должностных обязанностей, или непосредственно начальникам структурных подразделений (исполнителям), в соответствии с их компетенцией.