Содержание

Введение              2

Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и организации учета подотчетных лиц в бюджетной организации              5

1.1 Система нормативного регулирования  бухгалтерского учета бюджетных учреждений              5

1.2 Учет расчетов с подотчетными лицами              9

1.3 Отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете              13

Глава 2. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на примере Социально-профилактического центра № 2              16

2.1 Краткая характеристика социально-профилактического центра              16

2.2 Организация и ведение учета расчетов с подотчетными лицами в «СПЦ-2»              26

2.3 Учет командировочных расходов              30

2.4 Учет хозяйственных расходов              37

2.5 Учет представительских расходов              41

Глава 3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами              44

3.1 Основные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами              44

3.2 Рекомендации по автоматизации расчетов с подотчетными лицами в учреждении              46

Заключение              50

Список литературы              52

Введение

Бухгалтерский учет в бюджетных организациях имеет свои специфические особенности, обусловленные законодательством о бюджетном устройстве и бюджетном процессе, инструкцией по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на бюджете, другими нормативными документами по учету и отчетности в бюджетных организациях, отраслевой их спецификой. К этим особенностям нужно отнести: организацию учета в разрезе статей бюджетной классификации; организация управления оборотным капиталом; особенности формирования финансовых результатов; контроль исполнения сметы расходов; выделение в учете кассовых и фактических расходов; отраслевые особенности учета в учреждениях бюджетной сферы.

Специфические особенности учета в бюджетных организациях вызывают необходимость дополнить общие задачи бухгалтерского учета более конкретными, как, например, точное исполнение утвержденного бюджета, соблюдение финансово – бюджетной дисциплины, мобилизация средств в бюджет и выявление дополнительных расходов. Гражданский кодекс РФ делит все юридические лица на два вида – коммерческие и некоммерческие (ст. 50 ГК РФ). Основанием такого деления служит цель осуществляемой организацией деятельности. Основная цель коммерческих организаций – извлечение прибыли и ее распределение между участниками. Некоммерческие организации создаются для достижения образовательных, научных, благотворительных целей, для удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан и организаций, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ. Иначе говоря, они не преследуют цели извлечения прибыли и ее распределения между участниками. Для нас представляет интерес государственная бюджетная некоммерческая организация и, поэтому, в курсовой работе будут раскрыты аспекты ведения учета и организации расчетов с подотчетными лицами бюджетного учреждения.

Определение бюджетной организации дано в Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных организациях №152н от 30 декабря 2009 года. Бюджетное учреждение – организация, созданная органами государственной власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических и иных функций некоммерческого характера, деятельность которой финансируется из соответствующего бюджета или бюджета государственных внебюджетных фондов на основе сметы доходов и расходов. Обязательным условием отнесения организации к разряду бюджетной является бюджетное финансирование по смете и ведение бухгалтерского учета по бюджетному плану счетов и в порядке, предусмотренном инструкцией №152н. Все вышеизложенное подтверждает актуальность темы настоящей работы, предопределило ее цель и задачи.

Целью курсовой работы является изучение особенностей бухгалтерского учета и организации учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных государственных предприятиях с последующим внесением предложений по их совершенствованию.

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т. к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность контроля расчетов с подотчетными лицами.

Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

– изучить по нормативным материалам и данным литературы основы ведения бухгалтерского учета и учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях на современном этапе;

– проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств;

– осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учета командировочных расходов;

– выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.

Объект исследования – «Социально-профилактического центра-2» . Предметом исследования является система бухгалтерского учета и организация учета расчетов с подотчетными лицами в государственном учреждении.

В ходе выполнения исследования использованы нормативные акты и методические указания, учебная и периодическая литература, внутренняя документация предприятия, данные аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, бухгалтерская и финансовая отчетность за 2008–2009 гг.

Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и организации учета подотчетных лиц в бюджетной организации

1.1 Система нормативного регулирования бухгалтерского учета бюджетных учреждений

Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях является составной частью российской национальной системы бухгалтерского учета, специализированной на создании учетной информации для управления государственными финансами на всех уровнях властных структур бюджетной системы РФ. Определяющие регламентации бюджетного учета, обязательные в практике бюджетных учреждений, устанавливаются централизованно Министерством финансов Российской Федерации.

Бюджетное учреждение создается органами государственной власти РФ, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических и других функций некоммерческого характера [1, п. 1, ст. 161]. Деятельность бюджетного учреждения финансируется федерального, субъекта Федерации или местного бюджета или государственного внебюджетного фонда на основе сметы доходов и расходов.

Характер деятельности и организационно-правовая форма, предмет и цели деятельности, источники формирования имущества и другие характеристики определяются бюджетным учреждением.

В настоящее время создано четыре уровня регулирования бюджетного бухгалтерского учета в России (табл. 1).

Таблица 1. – Регулирование бюджетного бухгалтерского учета

Приоритет в сфере нормативного регулирования принадлежит БК РФ, в котором закреплены права и обязанности бюджетных учреждений в бюджетном процессе.

Документы первого уровня регламентируют учет доходов, источников финансирования дефицита и расходы бюджета, операции, осуществляемые в процессе его исполнения.

Нормы БК РФ являются основой принятой Инструкции по бюджетному учету и Указаний по применению бюджетной классификации, относящихся ко второму уровню регулирования. Документы данного уровня регламентируют правила и принципы формирования учетной политики, учета фактов деятельности бюджетных учреждений, активов, обязательств, доходов и расходов.

Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", ст. 313 НК РФ).

В соответствии с п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом по согласованию с ЦБ РФ и Минфином. На сегодняшний день действует Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (далее - Постановление № 88). Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя (Письма Минфина России от 15.08.2006 № 03-03-04/1/628, УФНС по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393).

Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется Расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (РКО), к которому прилагается заявление работника на получение из кассы аванса или перерасхода. Возврат в кассу подотчетной суммы или ее части оформляется Приходным кассовым ордером (ф. КО-1).

В соответствии с п. 155 Инструкции № 25н авансы выдаются под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя. В заявлении указываются назначение аванса и срок, на который он выдается. Бухгалтер учреждения на заявлении о выдаче сумм под отчет проставляет соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и делает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Отметка делается в виде штампа "Задолженность отсутствует", на нем предусмотрено место для проставления даты, на которую отсутствует задолженность подотчетного лица. Эта дата должна совпадать с датой составления расходно-кассового ордера на выдачу аванса или перерасхода.

Примечание. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам заявлениях имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна (п. 14 Порядка).

Форма расходно-кассового ордера, по которому выдавались деньги в подотчет, не соответствует его унифицированной форме.

Все бухгалтерские записи, в том числе связанные с обеспечением расчетов с подотчетными лицами, оформляются на основании первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", ст. 313 НК РФ).

В соответствии с п. 12 Порядка кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом по согласованию с ЦБ РФ и Минфином. На сегодняшний день действует Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Причем от применения разработанной на законодательном уровне формы документа отказаться нельзя (Письма Минфина России от 15.08.2006 № 03-03-04/1/628, УФНС по г. Москве от 16.08.2006 № 20-12/72393).

Выдача подотчетному лицу денежных средств оформляется Расходным кассовым ордером (ф. КО-2) (РКО), к которому прилагается заявление работника на получение из кассы аванса или перерасхода. Возврат в кассу подотчетной суммы или ее части оформляется Приходным кассовым ордером (ф. КО-1).

1.2 Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются сотрудники учреждения, которым выдаются денежные средства из кассы для оплаты приобретаемых ими за наличный расчет материалов или работ (услуг). Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций № 40 учреждения имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам своих подразделений, филиалов, не имеющих самостоятельного баланса и находящихся вне района деятельности учреждения.

Хозяйственно-операционные расходы

Под расходами на хозяйственно-операционные нужды подразумевают обычно расходы учреждения по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта, представительские расходы.

Как правило, в учреждениях приказом руководителя утверждается перечень лиц (подотчетных лиц), которые могут получать наличные денежные средства на оплату хозяйственно-операционных расходов.

Согласно п. 166 Инструкции № 148н выдача наличных денежных средств производится на основании письменного заявления работника учреждения, подписанного руководителем, в котором указываются назначение аванса, сумма и срок, на который он выдается. Причем при наличии имеющейся задолженности за подотчетным лицом по ранее выданному авансу выдача новых денежных средств под отчет не допускается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций № 40).

На практике возникает ситуация, когда подотчетные лица в действительности не являются таковыми, так как фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности за счет своих средств, а затем на основании авансового отчета учреждение компенсирует им произведенные расходы. Такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, потратившего свои деньги на нужды учреждения, - подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что: средств от учреждения до совершения операции он не получал. Напротив, сотрудник какое-то время кредитовал организацию. Налицо своеобразный "подотчет наоборот". Данную операцию следует рассматривать как использование учреждением заемных средств.

Расходы на служебные командировки

Следующим видом расходов, на осуществление которых производится выдача денежных средств в наличной форме, являются расходы на служебные командировки. Напомним, что согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Трудовым кодексом предусмотрено, что руководитель учреждения не вправе отправить в служебную командировку следующих работников:

- беременных женщин (ст. 259 ТК РФ);

- женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет. Они могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено медицинскими рекомендациями. Кроме того, они вправе отказаться от направления в служебную командировку. Такие же права предоставляются работникам, имеющим детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения последними возраста 18 лет, а также работникам, которые осуществляют уход за больными членами их семей в соответствии с медицинскими заключениями (ст. 259 ТК РФ);

- сотрудников, не достигших возраста 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, устанавливаемыми Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений) (ст. 268 ТК РФ);

- сотрудников, работающих по ученическому договору (если командировка не связана с их профессиональной подготовкой) (ст. 203 ТК РФ).

Следует заметить, что в отличие от перечня лиц, которые могут получать наличные на оплату хозяйственно-операционных расходов, перечень лиц, которые могут быть отправлены в служебную командировку, отдельным приказом руководителя не утверждается. В данном случае приказ издается непосредственно при направлении работников в служебную командировку.

На основании приказа оформляется в одном экземпляре командировочное удостоверение по форме № Т-10 (п. 7 Положения № 749), которое подписывается руководителем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Цель командировки работника определяется руководителем учреждения и указывается в служебном задании (п. 6 Положения № 749).

В соответствии с п. 15 Положения № 749 при направлении работника в загранкомандировку оформление командировочного удостоверения не требуется. Исключение сделано только для государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Поэтому при направлении работников в эти государства - участники СНГ требуется оформление командировочных удостоверений в целях подтверждения командировочных расходов.

Обобщая вышесказанное, отметим, что при направлении работника в командировку по России или в страны СНГ должны быть оформлены: служебное задание, приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение.

При направлении работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Однако при направлении работника в служебную командировку за счет средств федерального бюджета аванс выдается исходя из размеров возмещения расходов, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 729 , а именно:

а) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки;

б) расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

- автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При возмещении затрат, связанных с заграничной командировкой, следует учитывать:

- нормы возмещения расходов по найму жилого помещения, утвержденные Приказом Минфина России № 64н ;

- нормы возмещения суточных, утвержденные Постановлением Правительства РФ № 812.

Кроме того, п. 23 Положения № 749 предусмотрено, что при направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно ему возмещаются:

- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

- обязательные консульские и аэродромные сборы;

- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

- иные обязательные платежи и сборы.

В командировочном удостоверении делаются отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него. Они заверяются подписью уполномоченного на это соответствующим приказом должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Если работник командирован в разные населенные пункты, необходимо оформить одно командировочное удостоверение, в котором будут делать соответствующие отметки о дне прибытия и выбытия в каждом пункте командирования.

1.3 Отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете

Инструкцией № 148н для наблюдения за состоянием расчетов с подотчетными лицами по выданным авансам предусмотрен счет 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 166). По дебету этого счета учитывается выдача авансов, а по кредиту - принятые к учету суммы произведенных расходов.

Учет расчетов производится в разрезе аналитических счетов, диапазон которых обширен, так как предусматривает 24 аналитических счета.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) (п. 167 Инструкции № 148н).

Согласно п. 168 этой Инструкции операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:

- выдача сумм подотчетным лицам:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц"

Кредит счета 201 04 610 "Выбытия из кассы";

- принятие к бухгалтерскому учету сумм произведенных расходов:

Дебет соответствующих счетов аналитического учета счетов 105 00 000 "Материальные запасы", 106 00 000 "Вложения в нефинансовые активы", 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам", 401 01 200 "Расходы учреждения"

Кредит счета 208 00 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц";

- возврат остатков подотчетных сумм:

Дебет счета 201 04 510 "Поступления в кассу"

Кредит счета 208 00 660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц".

После того как материальная ценность получена, подотчетное лицо представляет в организацию документ (накладную), подтверждающий ее получение, и в журнале учета доверенностей ставится соответствующая пометка с указанием номера и даты накладной. Кроме того, оформляется приходный ордер, подтверждающий передачу полученных материальных ценностей подотчетным лицом материально ответственному лицу учреждения.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены выдавшей их организации (на следующий день после истечения срока действия доверенности).

О возвращении неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книжки доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе "Отметки о выполнении поручений"). Возвращенные неиспользованные доверенности погашаются надписью "Не использована" и хранятся до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию. По окончании года такие неиспользованные доверенности уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, срок действия которых истек, новые доверенности не выдаются.

В книжке доверенностей до начала выдачи из нее доверенностей должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного (старшего) бухгалтера делается надпись "В настоящей книжке пронумеровано ________ листов". Количество листов указывается прописью (п. 6 Инструкции N 17).

Глава 2. Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на примере Социально-профилактического центра № 2

2.1 Краткая характеристика социально-профилактического центра

Государственное учреждение социального обслуживания, является некоммерческой организацией, является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банках, в том числе валютные, круглую печать со своим наименованием, штампы, бланки.

Социально-профилактический центр № 2 (далее – Учреждение) руководствуется в своей деятельности Конституцией РФ, законодательными и иными правовыми актами РФ, законодательными и иными правовыми актами области, уставом.

Учреждение вправе от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, выступать истцом и ответчиком в суде и арбитражном суде в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учреждение отвечает по своим обязательствам находящимися в ее распоряжении денежными средствами. Деятельность финансируется за счет средств областного бюджета.

Учреждение возглавляет директор, назначаемый Начальником Главного государственного управления социальной защиты населения Города Уфа (далее – Управление). Директор несет полную ответственность за деятельность Центра в соответствии с действующим законодательством и Уставом.

Место нахождения центра: г. Уфа, ул. 50 Лет СССР, д. 47.

Деятельность Учреждения направлена па предоставление социальных услуг в соответствии с Перечнем гарантированных социальных услуг, предоставляемых гражданам государственными учреждениями социального обслуживания области.

Учреждение осуществляет:

-  мониторинг социальной и демографической ситуации, уровня социально экономического благополучия граждан на территории обслуживания;

-  выявление и дифференцированный учет граждан, нуждающихся в социально поддержке, определение необходимых им форм помощи и периодичное (постоянно, временно, на разовой основе) ее предоставления;

-  оказание гражданам социальных, социально – бытовых, психологических, консультативных услуг и иной помощи;

-  социальную реабилитацию граждан пожилого возраста и инвалидов:

-  социальную реабилитацию детей-инвалидов;

-  оказание помощи женщинам и детям – жертвам насилия в семье;

– участие в работе по профилактике безнадзорности несовершеннолетних и защите их прав;

-   привлечение государственных, муниципальных и негосударственных органов организаций и учреждений, а также общественных и религиозных организации и объединений к решению вопросов оказания социальной поддержек населению и координацию их деятельности в этом направлении;

-   внедрение в практику новых форм и методов социального обслуживания зависимости от характера нуждаемости населения в социальной поддержке местных социально – экономических условий;

– проведение мероприятий по повышению профессионального              уровня работников Учреждения.

Штатное расписание «Социально-профилактического центра» утверждаются директором по согласованию с Управлением в пределах средств, предусмотренных областными бюджетами, в соответствии со штатным расписанием Центра.

Трудовые отношения между центром и его работниками оформляются

трудовыми договорами. Оплата труда работников СПЦ, находящегося на бюджетном финансировании производится на основании действующей системы оплаты труда.

«Социально-профилактическим центром» предоставляются социальные гарантируемые услуги:

       бесплатно (если душевой доход граждан ниже величины прожиточного минимума);

       размер оплаты социальных услуг на условиях частичной оплаты составляет 50% от стоимости услуг, рассчитанной исходя из тарифов на социальные услуги;

       на условиях полной оплаты (если доход граждан выше величины прожиточного минимума в расчете на душу населения, установленного в области).

Решение об условиях оказания социальных услуг и оплаты принимается на основании предъявленных гражданами документов и справок о доходах семьи с составлением в письменном виде договора.

Начисление оплаты за оказанные социальные услуги, предоставляемые гражданам на дому производится по тарифам утвержденным Постановлением Администрации города Уфа от 25.04.2006 г. №168

Доходы от предпринимательской деятельности поступают в самостоятельное распоряжение «Социально-профилактического центра» для реализации уставных задач и учитываются на отдельном балансе.

Средства, поступающие от оплаты социальных услуг, зачисляются на счет «Социально-профилактического центра» и направляются для осуществления реализации уставных задач.

Основные категории и группы населения, которым оказываются социальные услуги:

       граждане (взрослые и дети), являющиеся инвалидами;

       участники Великой Отечественной войны и приравненные к ним лица, труженики тыла, вдовы матери погибших военнослужащих, бывшие несовершеннолетние узники фашистских лагерей;

       одинокие пожилые люди и семьи, состоящие из пенсионеров;

       лица, подвергшиеся политическим репрессиям и реабилитированные;

       зарегистрированные беженцы, вынужденные переселенцы;

       лица, подвергшиеся радиационным заражением;

       дети-сироты и оставшиеся без попечения родителей;

       дети из семей «группы риска»;

       безработные взрослые и подростки;

       лица, вернувшиеся из мест лишения свободы или специализированных учебно-воспитательных учреждений;

       лица без определенного места жительства и занятий;

       малообеспеченные неполные и многодетные семьи;

       молодые семьи;

       семьи и отдельные граждане, оказавшиеся в экстремальной ситуации.

Основными задачами «Социально-профилактического центра» являются:

      выполнение программ, графиков и др. мероприятий по социальной поддержке населения;

      выявление граждан, нуждающихся в социальном обслуживании совместно с органами здравоохранения, образования, миграционной службы, ветеранскими организациями, обществами инвалидов, религиозными организациями и объединениями и т.д.;

      внедрение в практику новых форм социального обслуживания;

      оказание гражданам социально-бытовых, социально-медицинских, социально-психологических, социально-педагогических, юридических, оздоровительных услуг, материальной и натуральной помощи разового и периодического характера при соблюдении принципов гуманности, адресности, конфиденциальности предоставления;

      социальный патронаж семьи и отдельных граждан, нуждающихся в социальной помощи, реабилитации и поддержки;

      участие в работе по профилактике безнадзорности несовершеннолетних;

      осуществление мероприятий по повышению профессионального уровня работников «Социально-профилактического центра».

Социальное обслуживание граждан пожилого возраста и инвалидов представляет собой деятельность по удовлетворению потребностей граждан в социальных услугах. Социальное обслуживание включает в себя совокупность социальных услуг: уход, организация питания, содействие в получении медицинской, правовой, социально-психологической и натуральных видов помощи, помощь в профессиональной подготовке, трудоустройстве, содействии в организации ритуальных услуг.

Центр находится в ведении органов социальной защиты населения осуществляющего на территории города Стерлибашево организационную, практическую и координационную деятельность по оказанию социальных услуг гражданам пожилого возраста и инвалидам.

Центр включает в себя аппарат центра и структурные подразделения, создаваемые, реорганизуемые и ликвидируемые решением директора центра по согласованию с органами социальной защиты населения города Стерлибашево и Управлением.

Структурные подразделения в своей деятельности подчиняются директору центра. Каждое структурное подразделение центра возглавляет заведующий, назначаемый директором. Общими направлениями деятельности всех структурных подразделений являются:

–          выявление и учет граждан, нуждающихся в социальных услугах;

–          оказание социальной, бытовой, медицинской, психологической, консультативной и иной помощи;

–          содействие в активизации у граждан, обслуживаемых центром, возможностей самореализации своих потребностей;

–          осуществление принципа преемственности в предоставлении различных форм и видов социальной помощи;

–          обеспечение обслуживаемым гражданам их прав и преимуществ, установленных законодательством.

«Социально-профилактического центра» строит свои отношения с другими организациями и гражданами во всех сферах хозяйственной деятельности на основе договоров.

Важнейшая модель социального обслуживания – обслуживание на дому. Как и любая другая деятельность, социальная работа представляет собой взаимодействие социального работника и его клиента, протекающих при определенных общественных условиях.

Для лиц попавших в экстремальные условия и остро нуждающихся в натуральной или вещевой помощи, при центре существует отделение реабилитации и срочного социального обслуживания.

Отделение на сегодняшний день является одним из незаменимых видов помощи в структуре СПЦ.

При рассмотрении функций основных структурных подразделений СПЦ можно сказать о том, что учреждения такого типа будут играть главенствующую роль и нести универсальные функции. Они должны иметь в своем составе весь набор структурных подразделений по социальному обслуживанию населения.

Анализируя деятельность учреждения за 2008 и 2009 год можно сказать о том, что произошло уменьшение финансового результата. Однако, отсутствие дебиторской задолженности за 2008 и 2009 год можно оценить положительно.

Расходы на оплату труда по бюджетным источникам увеличились на 16,9% или на 898925,11 рублей, значительно увеличились расходы на коммунальные услуги на 59,4% или на 14629,37 рублей.

Целью деятельности учреждения не является получение прибыли. Без бюджетных ассигнований деятельность учреждения не представляется возможной. Расходы «СПЦ» в совокупности за 2008 и 2009 годы увеличились на 281893,16 рублей или на 103,8%. Расходы в большей степени связаны с увеличением затрат на оплату труда, коммунальные услуги. Так, по внебюджетной деятельности провести анализ операционного результата сложнее, в связи с тем, что доходы, связанные с предоставлением платных услуг, после их оприходования в кассу, сдаются в банк на лицевой счет, которые затем переводятся на согласование по их расходованию с Управлением и уже потом возвращаются суммы, утвержденные Управлением на счет «СПЦ» и могут использоваться на нужды учреждения.

В соответствии с Законом РФ «О некоммерческих организациях» СПЦ имеет смету. Смета – это план поступлений и расходов материальных и денежных средств организации. Она составляется ежегодно директором и главным бухгалтером, рассматривается и утверждается Управлением.

Показатели кассового бюджета по бюджету и внебюджету за 2008 и 2009 год, свидетельствуют, что отклонений от плановой сметы нет. Расходы по кассовому исполнению бюджета в 2008 и 2009 году не увеличивались и суммовые показатели не были перевыполнены, в суммовом значении отсутствуют отклонения фактических данных от плановых.

На 1 января 2010 г. финансирование деятельности «СПЦ» осуществляется за счет все тех же источников.

Методы оценки активов и обязательств центра представлены в табл. 4.

Таблица 4. – Сведения о методах оценки активов и обязательств

В целом учреждение «Социально-профилактического центра» работает стабильно. Не превышает расходы свыше установленных по утвержденной смете сумм, это является положительным фактором.

Учреждение не имеет задолженности, ни перед работниками по оплате труда, ни по обязательствам, в течении исследуемых периодов.

Изучая отчетность за 2008 и 2009 год, также необходимо заметить, что учреждение предоставляет социальные услуги полностью в соответствии с уставом «СПЦ» . Сведения об исполнении текстовых статей Закона о бюджете города №741-оз от 27.12.2007 г. и Закона о бюджете Города Уфа №822-оз от 29.12.2008 г., свидетельствуют о 100% результате исполнения. Сведения о результатах мероприятий внутреннего контроля говорят о регулярном текущем контроле ревизии кассы и своевременном проведении годовой и плановой инвентаризации.

В 2008 году учреждение подвергалось внешним контрольным мероприятиям – контрольно-ревизионный отдел Управления анонимно проводило проверку. По результатам были выявлены нарушения, по которым были приняты соответствующие меры по их устранению.

В 2009 году проводились внешние контрольные мероприятия контрольного органа ФСС и ревизией, по результатам которых не было выявлено нарушений по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Финансово – хозяйственная деятельность учреждения осуществляется в соответствии с утверждённой сметой расходов. В этих целях учреждение организует:

-      целевое, рациональное и экономное расходование государственных средств, выделяемых на содержание учреждения, а также обеспечение сохранности основных фондов и товарно-материальных ценностей;

-      своевременный текущий ремонт зданий и сооружений, коммуникаций и оборудования;

-      соблюдение правил и норм охраны труда, техники безопасности;

-      ведение бухгалтерского учёта в соответствии с Инструкцией о бухгалтерском учете и отчетности в бюджетных учреждениях, а также инструктивными актами.

Аналитический учет ассигнований (лимитов бюджетных обязательств), объемов финансирования и кассовых расходов бюджетных и внебюджетных средств ведется, автоматизировано. Используются программы: «Зарплата»; «1С. Бухгалтерия для бюджетных учреждений».

Автоматизация бюджетного учета основывается на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета.

Бухгалтерская и статистическая отчетность составляется на основании данных аналитического и синтетического учета, представляется в установленном порядке.

Бюджетный учет по исполнению сметы расходов Социально-профилактический центр осуществляется в журналах операций в соответствии с требованиями Перечня рекомендуемых регистров бюджетного учета с указанием обязательных реквизитов и показателей, утвержденных Инструкцией по бюджетному учету.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в регистрах бюджетного учета.

По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.

Работники бухгалтерии ежемесячно распечатывают регистры бюджетного учета, осуществляют контроль за хранением и использованием учетной информации.

Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами Министерства финансов Российской Федерации.

При завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в регистры бюджетного учета очередного финансового года не переходят [9].

Учет основных средств ведется в соответствии с классификацией ОКОФ и раздел 1 части 3 Инструкции по бюджетному учету от 30.12.2009 №152н. Вновь поступающим объектам основных средств, первоначальной стоимостью свыше 3000 руб., присваиваются инвентарные порядковые номера. Установлен линейный способ начисления амортизации, исходя из первоначальной стоимости основных средств (п. 11 раздел 1 части 3 Инструкции по бюджетному учету от 30.12.2009 №152 н.)

В учреждении установлен перечень лиц, имеющих право подписи денежных и расчетных документов, финансовых и кредитных обязательств: первая подпись – директор, вторая подпись – главный бухгалтер.

Налоговый учет ведется в бухгалтерии с применением средств частичной автоматизации (Программа 1С: расчет ежемесячной амортизации, расчет среднегодовой стоимости имущества).

Социально-профилактического центра использует право на освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога на добавленную стоимость в соответствии со статьей 145 Налогового кодекса Российской Федерации.

2.2 Организация и ведение учета расчетов с подотчетными лицами в «СПЦ-2»

Учреждение выдает денежные средства под отчет для расчетов:

– по оплате труда,

– за транспортные услуги,

– за коммунальные услуги,

– за приобретение материалов для хозяйственных нужд,

– за приобретение основных средств,

– за приобретение горюче-смазочных материалов,

– на командировочные расходы.

Движение денежных средств, выданных под отчет, отражается в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами №3 на основании приходных и расходных кассовых ордеров и авансовых отчетов.

Учет подотчетных сумм ведется по отдельным счетам в зависимости от цели, на которую выдается аванс, что позволяет контролировать целевое расходование денежных средств.

Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет главным бухгалтером проставляется соответствующий счет аналитического и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Для отражения операций по учету подотчетных сумм Инструкцией №152н предусмотрен счет 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Согласно Приказу Минфина от 30 декабря 2009 г. №152н «О внесении изменений в инструкцию по бюджетному учету, утвержденную приказом Министерства Финансов РФ от 30.12.2008 г. №148н», учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с Классификацией операций сектора государственного управления на соответствующих счетах (п. 169 Инструкции) .

Выдача денежных средств под отчет производится из кассы учреждения по расходному кассовому ордеру формы 0310002. В «СПЦ» запрещается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Если у работника имеется задолженность по ранее выданным подотчетным суммам, выдача нового аванса не производится.

Работник учреждения, получивший денежные средства под отчет, обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который был выдан аванс, представить в бухгалтерию учреждения отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом.

На титульной части бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает:

– наименование организации;

– структурное подразделение, в котором он работает;

– свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»);

– должность;

– назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг и другое).

Бухгалтер для осуществления контроля указывает на титульной части бланка авансового отчета информацию о выдаче денег (указывает № и дату документа, по которому выданы деньги, и соответствующий номер счета) и данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу.

На титульной части бланка авансового отчета также есть таблица «Бухгалтерская запись», в которую бухгалтер переносит суммы к учету с оборотной стороны авансового отчета по соответствующей корреспонденции счетов.

Внизу авансового отчета имеется раздел – расписка бухгалтера в том, что отчет принят к проверке со всеми прилагаемыми документами. В расписке указываются фамилия, имя, отчество подотчетного лица, номер и дата авансового отчета, прописью сумма документально подтвержденных расходов, количество прилагаемых документов, а также количество листов в этих документах. После заполнения всего отчета бухгалтер отрывает расписку по линии отреза и отдает подотчетному лицу.

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. Документы небольшого размера (например, билет в автобусе) приклеиваются на лист формата А4.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется в следующем порядке, по графам:

Заполненный бланк авансового отчета подписывается подотчетным лицом.

Проверенный авансовый отчет подписывается директором учреждения, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств. Остаток неиспользованного аванса приходуется в кассу, перерасходованная сумма

выдается подотчетному лицу в установленном порядке.

Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет в установленные сроки или не возвратило остаток аванса в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс. При удержании сумм невозвращенного аванса из заработной платы работника общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%.

Кроме того, при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств необходимо, чтобы подотчетные суммы были обеспечены финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.

2.3 Учет командировочных расходов

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Командировочные расходы выплачиваются работникам, которые состоят в штате учреждения. За работником, направленным в служебную командировку, сохраняются средний заработок и место работы. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, за дни нахождения в пути, за время вынужденной остановки в пути сохраняется за все дни работы по графику. Кроме того, ему оплачиваются расходы, связанные с командировкой.

Командировку оформляют первичными учетными документами:

1) при направлении работника в служебную командировку оформляется служебное задание по форме №Т-10а. После возвращения из командировки работник обязан заполнить служебное задание в части его содержания и отчет о выполнении задания;

2) работнику выписывается командировочное удостоверение по форме №Т-10, в котором проставляются отметки о прибытии и убытии работника из командировки;

3) при направлении в командировку одного работника составляется приказ по форме №Т-9, а при командировании нескольких человек – по форме №Т-9а.

Днем командировки считается день отправления транспортного средства, на котором работник выезжает в служебную командировку. Кроме того, если вокзал находится за чертой населенного пункта, то в командировочных расходах следует учитывать время, необходимое для того, чтобы добраться до них. Например, если поезд отправляется 20 апреля 2010 г. в 00 часов 5 минут и на дорогу до железнодорожного вокзала потребуется 2 часа, то днем отправления в командировку будет 19 апреля. Аналогично решается ситуация и по приезду из командировки.

Учреждение возмещает работнику:

– расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда;

– расходы по найму жилого помещения – в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки;

– расходы на выплату суточных – в размере 300 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома директора.

Оплата перечисленных видов расходов в более высоких размерах не исключается.

Если работник направляется в командировку, из места назначения которой он может ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, то суточные не выплачиваются. Однако руководитель учреждения самостоятельно определяет порядок возвращения работника из командировки с учетом расстояния до места ее назначения и расписания транспорта. При утере проездного билета работнику оплачивается минимальная стоимость проезда.

В случае временной нетрудоспособности работника во время командировки ему возмещаются расходы по найму жилого помещения и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности.

Рассмотрим ситуацию по найму жилья на примере.

Пример 1. Петров П.П., работающий водителем учреждении, направлен в командировку из Стерлибашево в Уфу сроком на 3 дня. По возвращении из командировки он представил авансовый отчет на сумму 5500 руб.:

– суточные за 3 дня – 300 руб.;

– проживание за 2 ночи – 5200 руб.

Расходы по найму жилья в командировке Петрову П.П. должны быть возмещены в сумме 1100 руб. (2 суток х 550 руб.).

Рассмотрим пример учета по командировочным расходам.

Пример 2. Хазин И.И. направлен в командировку из Стерлибашево в Уфу с 19 по 21 апреля 2010 г. для приобретения основного средства. Ему выдан из кассы под отчет аванс на командировочные расходы на общую сумму 25 300 руб.:

– суточные – 300 руб.;

– на проживание – 5000 руб.;

– на проезд – 3000 руб.;

– для приобретения ОС – 17 000 руб.

Авансовый отчет им был представлен 23 апреля 2010 г. Остаток

денежных средств в сумме 1200 руб. внесен в кассу бюджетного учреждения

в установленный срок.

Денежные средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета средств областного бюджета на общую сумму 25 300 руб. по подстатьям:

212 «Прочие выплаты» – 300 руб.;

226 «Прочие услуги» – 5000 руб.;

222 «Транспортные услуги» – 3000 руб.;

310 «Увеличение стоимости основных средств» – 17 000 руб.

В учете операции будут отражены следующим образом (табл. 5):

Таблица 5.

Пример 3. Работник направляется в командировку. Ему выдан под отчет аванс (за счет бюджетных средств) в размере 5000 руб., в том числе:

– на оплату проживания – 2750 руб.;

– на оплату транспортных расходов (проезда железнодорожным транспортом) – 1650 руб.;

– на суточные – 600 руб.

Работник по возвращении из командировки отчитался о произведении расходов в размере 4950 руб., в том числе:

– за проживание – 2500 руб.;

– проезд – 1850 руб.;

– суточные – 600 руб.

В учете будут оформлены следующие записи (табл. 6).

Таблица 6

При возникновении ситуации, когда денежных средств на лицевом счете недостаточно, но командировку отложить нельзя. Работники направляются в командировку и производят расходы за счет собственных средств. Поэтому в учете и отчетности возникает отрицательное сальдо по счету 0 208 00 000. В дальнейшем работнику возмещаются эти расходы.

В таких случаях возникают вопросы в отношении того, можно ли сначала произвести расход, а потом его возместить. Для ответа на этот вопрос следует обратить внимание на предназначение расчетов с подотчетными лицами и счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Такие расчеты имеют свою последовательность:

1-й этап расчетов: выданы денежные средства;

2-й этап расчетов: произведен отчет о расходовании полученных средств.

Конечно, прямых указаний на то, что нельзя производить перерасход по расчетам с подотчетными лицами, нет. Однако, по мнению автора статьи журнала «Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях» Курочкиной Л.П., если изначально производится расходование средств, то далее можно говорить только о компенсации работнику произведенных им в пользу учреждения расходов, а не о выдаче подотчетных сумм. Поэтому лучше не производить учета расходов через подотчетных лиц, если им не выданы подотчетные суммы.

Если все же есть такая необходимость, то работник пишет заявление на имя директор учреждения о разрешении произвести расход в пользу учреждения за счет собственных средств на определенные цели, обосновав при этом необходимость таких срочных расходов. Руководитель дает разрешение в виде визовой надписи на заявлении либо отдельным распоряжением. Далее работник пишет заявление о компенсации произведенных в пользу учреждения расходов. При этом нет необходимости оформлять авансовый отчет. Достаточно к заявлению приложить оправдательные документы, на основании чего директор издает распоряжение о компенсации произведенных работником расходов.

Пример 4. В учреждении возникла необходимость срочной командировки работника. Средств на лицевом счете недостаточно. Однако размер командированных расходов находится в пределах утвержденных лимитов. Стоимость проезда составила 2000 руб., услуг гостиницы – 1500 руб., суточные – 300 руб. Работник написал заявление с просьбой о направлении его в командировку с указанием ее причины. В заявлении работник указал, что командировочные расходы будут произведены за собственный счет с последующей их компенсацией за счет средств бюджета. На заявлении работник бухгалтерии произвел записи – расчеты о необходимых суммах расходов. Директор издал распоряжение о направлении работника в командировку с указанием предельных сумм командировочных расходов. В учете отражены следующие записи на основании распоряжения директора о компенсации командировочных расходов работника (табл. 7):

Таблица 7

Лучше, конечно, не производить подобных расходов, а использовать традиционную схему расчетов с подотчетными лицами с выдачей необходимой суммы под отчет.

2.4 Учет хозяйственных расходов

К хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению хозяйственных материалов, канцтоваров, горюче-смазочных материалов, запасных частей к оборудованию и т.д.

Учреждение выдает наличные деньги из кассы на хозяйственные нужды. Для выдачи из кассы заполняется расходный кассовый ордер (форма №КО-2).

Выдача наличных денег производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных работнику.

Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, оформляются оправдательными документами.

Выдача наличных денежных средств на хозяйственные нужды осуществляется на срок не более 30 календарных дней.

Установлена сумма средств, выданных в подотчет на хозяйственные расходы, в размере не более 20 – кратного минимального размера оплаты труда.

Рассмотрим ситуации по использованию денежных средств, выданных на хозяйственные расходы.

Пример 1. Гордеев Д.Н. получил под отчет аванс на приобретение запасных частей к автомашине в сумме 5000 руб. Запчасти приобретены на общую сумму 3500 руб. Остаток денег в сумме 1500 руб. возвращен в кассу учреждения.

Денежные средства поступили в кассу бюджетного учреждения из банка с лицевого счета внебюджетных средств на общую сумму 5000 руб. по подстатье 340 «Увеличение стоимости прочих материальных активов».

В учете будут сделаны следующие записи (табл. 8):

Таблица 8

Пример 2:

Из кассы учреждения за счет средств по внебюджетной деятельности выданы в подотчет Гордееву Д.Н. наличные денежные средства в сумме 5000 руб. на приобретение хозяйственных материалов.

За счет бюджетных средств выданы наличные денежные средства Чернецову Д.Н. на командировочные расходы в сумме 8500 руб., в том числе:

– на оплату суточных – 500 руб.;

– на приобретение проездных документов – 6500 руб.;

– на оплату проживания – 1500 руб.

Подотчетными лицами своевременно были представлены авансовые отчеты.

Согласно авансовому отчету Гордеева Д.Н. хозяйственных материалов было приобретено на сумму 4700 руб.

Согласно приложенным к авансовому отчету Чернецова Д.Н. документам произведенные фактические затраты составили:

– суточные – 500 руб.;

– билеты по проезду на железнодорожном транспорте – 6500 руб.;

– проживание в гостинице – 1400 руб.

Остатки неизрасходованных подотчетных сумм внесены в кассу учреждения.

Отражение данных в бухгалтерском учете представлено в табл. 9.

Таблица 9

Пример 3. Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления ценностей подтверждается первичным учетным документом. Этот документ поступает от поставщика.

К бухучету принимаются суммы произведенных расходов по авансовому отчету, который утвердил директор.

Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материальные запасы), то его стоимость отражается проводками:

Дебет КРБ.0.105.00.340 Кредит КРБ.0.208.22.660

– оприходованы материальные запасы, приобретенные через подотчетное лицо;

Дебет КРБ.0.106.01.310 Кредит КРБ.0.208.19.660

– отражены капитальные вложения в основные средства, приобретенные через подотчетное лицо;

Дебет КРБ.0.106.02.320 Кредит КРБ.0.208.20.660

– отражены капитальные вложения в нематериальные активы, приобретенные через подотчетное лицо;

Дебет КРБ.0.106.04.340 Кредит КРБ.0.208.00.660

– отражены затраты по изготовлению хозяйственным способом объектов, осуществленные через подотчетное лицо.

Пример 4. 3 апреля в рамках приносящей доход деятельности секретарю Хазиной Е.В. выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров.

5 апреля Хазина купила канцтовары на всю эту сумму. Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку. В этот же день директор утвердил авансовый отчет сотрудницы и бухгалтер принял полученные материальные запасы к учету.

В учете бухгалтер делает следующие проводки.

3 апреля: Дебет КРБ.2.208.22.560 Кредит КИФ.2.201.04.610 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Хазиной.

5 апреля: Дебет КРБ.2.105.06.340 Кредит КРБ.2.208.22.660 – 2000 руб. – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.

Пример 5. В случае если через подотчетное лицо выплачивались зарплата, компенсации, пенсии, пособия социальной помощи населению, то на их сумму делается проводка:

Дебет КРБ.0.302.00.830 Кредит КРБ.0.208.00.660

Если подотчетное лицо принимало работы или услуги (например, сотрудник ремонтировал служебный автомобиль), то на их стоимость делается такая проводка:

Дебет КРБ.0.401.01.200 (КРБ.0.106.04.340) Кредит КРБ.0.208.00.660

Все вышеперечисленные суммы расходов, понесенные через сотрудника, в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, отражаются без НДС. На сумму «входного» налога делается такая проводка:

Дебет КРБ.0.210.01.560 Кредит КРБ.0.208.00.660 – учтен НДС

При расчете налога на прибыль расходы на приобретение за счет средств от приносящей доход деятельности товаров (работ, услуг) через сотрудника можно учесть в уменьшение налогооблагаемой базы. Но для этого должны быть выполнены такие условия:

– расходы, понесенные через сотрудника, должны быть документально подтверждены (авансовым отчетом сотрудника, документами, приложенными к нему);

– приобретенное имущество (работы, услуги) должно использоваться в деятельности, направленной на получение дохода.

В зависимости от того, какое имущество (работы, услуги) сотрудник приобрел для организации, его стоимость относится к разным статьям расходов и в разный момент времени. Например, стоимость полученных канцтоваров списывается в прочие производственные расходы сразу после утверждения авансового отчета сотрудника. А стоимость покупных товаров, приобретенных через сотрудника, учитывается в уменьшение налогооблагаемой базы только после реализации.

2.5 Учет представительских расходов

Законодательство позволяет учреждениям направлять бюджетные средства на представительские расходы. Но только на прием иностранных делегаций или отдельных лиц. Причем перечень расходов и их размер ограничен.

Как и в каком размере расходовать бюджетные средства на представительские нужды, определено постановлением Правительства РФ от 21 марта 1994 г. №222 (далее – постановление №222). Нормы, установленные этим постановлением, применяются с учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 6 июля 2001 г. №50н.

Расходовать бюджетные средства можно только на прием иностранных делегаций и отдельных представителей, а принимать представителей российских учреждений и организаций нельзя.

Расходование бюджетных средств на прием и обслуживание иностранных делегаций производится по смете. Она утверждается руководителем учреждения в пределах имеющихся в его распоряжении средств.

Поскольку средства из бюджета выделяются учреждению строго по смете, утвержденной вышестоящим распорядителем, то и расходовать их можно только в этих пределах. Расходовать бюджетные средства на прием делегации можно только в том случае, если расходы на эти цели утверждены вышестоящим распорядителем на соответствующий год.

Если же представительские расходы в смете не утверждены, но по решению руководителя все-таки израсходованы, то это расценивается как нецелевое использование бюджетных средств. За это на должностных лиц учреждения налагается штраф от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Суммы на представительские расходы выделяются учреждениям по виду расходов 125 «Международные культурные, научные и информационные связи» и по коду экономической классификации 290 «Прочие расходы».

На каждое мероприятие оформляются следующие документы:

– приказ руководителя учреждения;

– программа мероприятия;

– смета представительских расходов;

– акт (отчет) о фактических расходах на прием делегации,

утвержденный руководителем.

В документах, составленных на прием делегации, отражается цель представительских мероприятий, дату и место их проведения, программу мероприятий, состав приглашенной делегации, участников принимающей стороны, расчет расходов на представительские цели.

При списании расходов, согласно смете, их необходимо подтвердить оправдательными документами (расчетно-платежными документами, актами, авансовыми отчетами, квитанциями, чеками и т.п.).

Бюджетным учреждениям ведется раздельный учет доходов и расходов, полученных из разных источников – из бюджета и от предпринимательской деятельности.

При исчислении налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные. Требования к содержанию и оформлению первичных документов для бюджетного учета и предпринимательской деятельности одинаковы.

Между затратами на представительские расходы за счет средств бюджета и за счет предпринимательской деятельности есть принципиальное отличие. За счет бюджета оплачиваются только прием иностранных делегаций, а за счет внебюджетных источников принимаются представителей и российских учреждений.

При налогообложении прибыли к представительским расходам относятся расходы на официальный прием и обслуживание представителей других учреждений, участвующих в переговорах для установления и поддержания взаимного сотрудничества.

Перечень представительских расходов за счет бюджетных источников и коммерческой деятельности в основном совпадает. Но при налогообложении прибыли не оплачивается проживание в гостинице, поскольку такого вида расходов нет. Также не оплачиваются и расходы на культурные мероприятия.

Глава 3. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

3.1 Основные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами

В «СПЦ-2»  подотчетные лица допускают расходование денежных средств не на те цели, на которые они были предусмотрены при их выдаче. Например, подотчетное лицо Салихов В.А.  получил наличные денежные средства на приобретение почтовых конвертов и марок (подстатья 221 КОСГУ), оставшаяся от их покупки сумма израсходована им на канцтовары (ст. 340 КОСГУ). Подобное нарушение будет рассматриваться проверяющими органами как нецелевое использование денежных средств, за которое предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 руб., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. (п. 1 ст. 15.14 КоАП РФ).

Иногда работник, получивший наличные денежные средства в подотчет, передает их другому подотчетному лицу. Такую операцию производить нельзя, поскольку передача подотчетных сумм одним работником другому запрещена (п. 11 Порядка ведения кассовых операций № 40).

Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом:

1.            Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.

Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно – операционные расходы.

Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работником предприятия.

Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.

Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

Списание подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

2. Нарушения при оформлении командировочных расходов.

2.1 Отсутствие приказов (распоряжений о направлении работников в командировку.

2.2 Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.

2.3 Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.

2.4 Отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх норм.

2.5 Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

3. Нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.

3.1 Нарушение порядка удержания налога на доходы с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

3.2 Некорректное выделения НДС в суммах командировочных расходов.

4. Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами

4.1 Выделение сумм НДС расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети.

4.2 Списание на затраты сумм НДС от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле.

5. Нарушение порядка учета представительских расходов

5.1 Несоответствие фактического размера представительских расходов утвержденной смете.

5.2 Отсутствие аналитического учета представительских расходов в пределах норм и сверх норм.

6. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами

6.1 Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.

6.2 Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.

6.3 Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.

3.2 Рекомендации по автоматизации расчетов с подотчетными лицами в учреждении

Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность и частота выполняемых расчетов, а также высокие требования, предъявляемые к правильности, точности и своевременности его ведения.

В ходе своей деятельности учреждение приобретает различные материальные ценности, работы или услуги. Для их оплаты могут использоваться не только банковские счета или лицевые счета, открытые в органах федерального казначейства, но также и наличные деньги.

Приобретение ценностей и услуг за наличный расчет осуществляется уполномоченными на это сотрудниками, которые получают под отчет необходимые суммы (авансы) из кассы учреждения.

Прикладные программы служат для выполнения разнообразных задач, необходимых пользователям. На рынке компьютерных программ в России представлен большой выбор бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства «1С», «БЭСТ-5. Бюджет» и др.

Учет по Инструкции изначально ориентирован на применение информационных систем. Примером системы, в которой реализованы все новые требования по учету расчетов с подотчетными лицами, является программный комплекс «БЭСТ-5. Бюджет».

Расчеты с подотчетными лицами ведутся в подсистеме «Касса. Подотчеты». Общие принципы работы с первичными документами заключаются в следующем. При регистрации очередного авансового отчета сотрудника система показывает бухгалтеру все незакрытые авансовые отчеты, которые числятся за этим подотчетным лицом. Таким образом, достаточно выбрать все нужные документы из данного списка, чтобы программа автоматически рассчитала сумму остатка или перерасхода предыдущего аванса. Аналогично система предоставляет и список расходных кассовых ордеров, по которым выдавались подотчетные суммы сотруднику. По выбранным бухгалтером кассовым документам программа определяет общую сумму аванса и автоматически переносит ее в соответствующее поле авансового отчета. Далее бухгалтеру надо отразить сведения о предъявленных сотрудником документах, которые подтверждают факты и цели произведенных расходов. Иначе говоря, надо ввести непосредственно строки авансового отчета.

Эту задачу существенно упрощает справочник типовых операций, который входит в поставку системы. При необходимости он может быть адаптирован к специфике учета конкретной организации. При вводе каждой строки авансового отчета бухгалтер выбирает из справочника требуемую операцию списания соответствующей части выданного аванса и проставляет значение данной суммы. Одновременно система вычисляет общую сумму отчета. На основании выбранной типовой операции по каждой строке документа автоматически формируются соответствующие бухгалтерские проводки. Если же сумма введенного авансового отчета не совпадает с суммой по кассовым документам, то бухгалтер, не покидая режима работы с отчетом, легко сформирует приходный кассовый ордер на сумму остатка или расходный кассовый ордер на сумму перерасхода.

По новому Плану счетов учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 020800. Здесь имеется 16–24 – субсчетов, каждый из которых соответствует определенному виду расходов. В этой связи в системе «БЭСТ-5. Бюджет» предлагается гибкая схема подготовки авансовых отчетов. В зависимости от ситуации бухгалтеры-пользователи могут либо формировать авансовые отчеты по каждому виду расходов в отдельности, либо объединять различные виды расходов в одном отчете.

Управление порядком формирования авансовых отчетов, то есть по отдельно взятым субсчетам из диапазона 020801–020824 (для первого случая) или по консолидированному счету 020800 (для второго), осуществляется в режиме настройки счетов расчетов с подотчетными лицами. При подготовке авансовых отчетов по одному из субсчетов диапазона 020801–020824 можно использовать данные по кассовым ордерам и остаткам предыдущих авансов, относящиеся к конкретному выбранному счету. При формировании авансовых отчетов по счету консолидации 020800 пользователь может использовать кассовые ордера по всем субсчетам, входящим в диапазон 020801–020824. Остатки предыдущих авансов можно использовать как по счету 020800, так и по счетам из диапазона 020801–020824. При вводе списка расходов в таком авансовом отчете в каждой строке следует выбрать соответствующий субсчет счета 020800. Во всем остальном подготовка авансовых отчетов по консолидированному счету практически ничем не отличается от подготовки авансовых отчетов по субсчетам.

Информация, введенная на данном участке учета, группируется в специальном учетном регистре – «Журнале операций расчетов с подотчетными лицами». Форма регистра в программе дана в соответствии с приказом №152н. Кроме того, предоставлено множество синтетических и аналитических отчетов, которые отражают состояние дел по авансам, выданным сотрудникам бюджетного учреждения. Соответственно система «БЭСТ-5. Бюджет» располагает всеми ресурсами для эффективного учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях.

Для автоматизации бухгалтерского учета с подотчетными лицами в «СПЦ», рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета БЭСТ-5. Бюджет».

В соответствии с законодательством, все хозяйственные операции в «СПЦ» должны быть подтверждены документально. Основная часть документов со всеми обязательными реквизитами в соответствии с законодательными актами создаются автоматизированным путем в системе БЭСТ-5. Бюджет.

Автоматизация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии обоснована.

Заключение

Целью настоящей работы было определение направлений совершенствования бухгалтерского учета в системе социального обслуживания как важнейшего элемента управления в условиях перехода экономики на рыночные отношения.

В ходе проведенного исследования раскрыта значимость бюджетной сферы и бюджетного учета для экономики России как инструмента контроля за эффективным использованием денежных средств государства. Рассмотрены особенности ведения бухгалтерского учета в бюджетных организациях. Дана характеристика деятельности Социально-профилактического центра, работа бухгалтерии, проведен анализ основных финансовых показателей работы за 2008–2009 гг. Рассмотрен механизм отражения расчетных операций в с учетом перехода на новый порядок ведения бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях, дана характеристика операций расчетов с подотчетными лицами, составлявшихся на основании плана счетов Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях от 30.12.2009 г. №152н.

При изучении объекта бухгалтерского учета по учету расчетов с подотчетными лицами деятельности Социально-профилактический центр обнаружен ряд недостатков в организации бухгалтерского учета:

-                     Отсутствие документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

-                     В отдельных расходных кассовых ордерах не указан код целевого назначения;

-                     Отметка в командировочном удостоверении противоречит дате подтверждающих документов.

Для устранения вышеуказанных недостатков предложены следующие мероприятия по совершенствованию организации бухгалтерского учета в «СПЦ»:

                     Для подтверждения использования подотчетных сумм необходимо представить товарный чек и чек ККМ;

                     Оформляется расходный кассовый ордер в соответствии с порядком ведения кассовых операций. «Коды» выбираются из справки Госкомстата. Код документа по ОКУД 0310002;

                     Оплату суточных производить по дате прибытия, указанной в билете. Суточные оплатить в сумме из расчета двух суток. Возместить работнику расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов

                     Соблюдать Порядок ведения кассовых операций.

В результате изучения в «Социально-профилактического центра» системы бухгалтерского учета расчетных операций с подотчетными лицами каких-либо серьезных нарушений не обнаружено. Расчеты с подотчетными лицами, их документальное оформление и отражение на счетах бухгалтерского учета ведется, в общем, в соответствии с действующим законодательством.

С целью совершенствования учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в «Социально-профилактического центра» предложена автоматизация бухгалтерского учета в «СПЦ», в том числе операций с подотчетными лицами рекомендуется программный комплекс «БЭСТ-5. Бюджет».

Концепция построения системы «БЭСТ-5. Бюджет» основана на том, чтобы максимально облегчить труд работников бухгалтерии.

Список литературы

1.                  Бюджетный кодекс Российской Федерации. Часть третья. Федеральный закон от 31.07.1998 г., №145-ФЗ.

2.                  Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая от 05.08.2000 г., №117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000) (ред. от 19.05.2010) (с изм. и доп., вступающими в силу с 04.06.2010).

3.                  Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Федеральный закон от 30.12.2001 г., №195-ФЗ (в ред. Федерального закона от 19.05.2010 г., №87-ФЗ).

4.                  Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 25.11.2009) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010).

5.                  Федеральный закон РФ «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 года №7-ФЗ (в ред. Федеральных законов от 26.11.98 №174-ФЗ, от 08.07.99 №140-ФЗ).

6.                  Инструкция по бюджетному учету. Утверждено приказом Минфина РФ от 30.12.2009 г., №152н.

7.                  Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации. Утвержден Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40.

8.                  Устав Государственного учреждения социального обслуживания «Социально-профилактического центра № 2» .

9.                  «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации». Приказ Центробанка РФ от 05.01.98 г. №14-П;

10.             Афанасьев М.П. Основы бюджетной системы. М.: ГУ – ВШЭ, 2009. 226 с.

11.             Засорин В.А. Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях // Ваш бюджетный учет. – 2010. – №6.

12.             Кадырова Э.Я. Бюждетная классификация // Бюджетный учет. – 2010. – №2.

13.             Кассовые операции: ошибки, допускаемые в работе с подотчетными лицами Павелин А.  "Бюджетные учреждения здравоохранения: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, № 6

14.             Колобов С.А. // Налоговый вестник. – 2010. – №4.

15.             Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие 4-е издание, перераб. и доп. – М: ИНФРА-М 2005.-640с;

16.             Маслова Т.С. Теоретические аспекты организации и методики бухгалтерского учета бюджетных учреждений // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. – 2009. – №6.

17.             Постникова Е. Налоговым агентам стало проще принять к вычету НДС // Главбух. – 2009. – №6. с. 42–46.

18.             Проверка расчетов с подотчетными лицами Репин А. "Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, № 11

19.             Ревизия как форма бюджетного контроля // Бюджетные организации. Экономика и учет. – 2009. – №12.

20.             Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия: Учебник – Москва ИНФРА-М, 2005.- 335с;

21.             Сборник кодексов Российской Федерации. 5-е издание, дополнение-Ростов н/Д.; издательство «Феникс», 2005. -928с.;

22.             Сорокина Е.М. Анализ денежных потоков. Теория и практика в условиях реформирования Российской экономики. – М.: Финансы и статистика, 2005. – 176 с.

23.             Тимофеева Т.В. Концепция и анализ денежных потоков предприятия: Курс лекций. – Оренбург: Издательский центр ОГАУ, 2005. – 136 с;

24.             Учет расчетов с подотчетными лицами Обухова Т. "Силовые министерства и ведомства: бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, № 7

25.             Учетная политика «Социально-профилактического центра»  на 2010 год.

26.             Харитонов С.А. 1С-Компьютерная бухгалтерия 7.7 в системе гибкой автоматизации бухгалтерского учета. Научно – Методическое издание, 2005.-540с;

27.             Харитонов С.А. Упрощенная система налогообложения: «1С-Паблишинг», Москва, 2005.- 204с;

28.             Хорин А.Н. Отчет о движении денежных средств // Бухгалтерский учет № 5. 2006. –58 с;

29.             Чистов Д.В. Хозяйственные операции в Компьютерной бухгалтерии 7.7; (Новый план счетов): Учебное пособие, 2-е издание, перераб. – М: АОЗТ «1С», Москва 2005.- 255с.

30.             Шиндер И. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2009. – №12.

31.             Экономический анализ. Учебник для вузов /Под ред.Л.Т. Гиляровской. – 2-е изд., дополненное – М.:ЮНИТИ – ДАНА, 2005.-615 с.

32.             Эксперты журнала Практическая бухгалтерия // Практическая бухгалтерия. – 2010. – №4.

2