Первичные учетные документы по учету труда и его оплате

Срок  хранения - до востребования. Не востребованные - 75 лет.

• Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок  хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

2. Федеральный  закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных  данных»

• Положение о персональных данных.

Срок  хранения 75 лет.

3. Постановление  Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок  хранения 75 лет.

Трудовые  отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации. 
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений. 
Другие локальные нормативные положения:

• о заработной плате,
• премировании,
• коэффициенте трудового участия,
• и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие  кадровые документы по охране труда:

• Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок  хранения – постоянно.

• Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок  хранения 10 лет.

Требования  охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного  предприятия менее 50 человек, то 
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности  по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет  руководитель компании. 
 
Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

• Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение  аттестации рабочих мест на сегодняшний  день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными  организациями, имеющими государственную  аккредитацию. 
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

• Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции  в штатном расписании. 
Срок хранения – постоянно.

• Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок  хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет. 
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

• Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие  материальную ответственность должности. 
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

• Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного  журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП. 
Срок хранения – постоянно.

Акты о  несчастных случаях. 
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования  профессиональных отравлений и заболеваний. 
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные  перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации  может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства  государственного пенсионного страхования  для ранее не работавшего сотрудника).

Ответственность за нарушение порядка и ведения  сохранности кадровых документов.

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий  инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности. 
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
• на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным  лицом, ранее подвергнутым административному  наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию  на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или  использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы  по личному составу и т.п.) влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
• на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении  норм, регулирующих получение, обработку  и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и  материальной ответственности в  порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а  также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Это же положение  относится и к работникам, ответственным  за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание  или распространение сведений о  частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без  его согласия либо распространение  этих сведений:

• в публичном выступлении,
• публично демонстрирующемся произведении,
• в средствах массовой информации,

наказываются:

• штрафом в размере до 200 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
• либо обязательными работами на срок до 360 часов,
• либо исправительными работами на срок до 1 года,
• либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 4 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

При этом те же деяния, совершенные лицом с  использованием своего служебного положения, наказываются:

• штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
• либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
• либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 6 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения  кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые  проводят периодические плановые и  внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников  может рассматривать Прокуратура  совместно с Трудовой инспекцией.

 

Вопрос 18. Характеристика Положения о главных  бухгалтерах.

 

Важность предписаний, определяющие права и обязанности главного бухгалтера и степень вносимых в соответствующие положения изменений требуют отдельного рассмотрения данных предписаний Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Если в  Федеральном законе от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» нормам о главном бухгалтере была посвящена отдельная статья 7 «Главный бухгалтер», то в Законе 2011 года положения, определяющие права и обязанности главного бухгалтера, квалификационные требования к этой должности, представлены в рамках статьи 7 «Организация ведения бухгалтерского учета».

Квалификационные  требования. 

Закон 2011 года впервые на уровне федерального законодательства определяет обязательные квалификационные требования к главному бухгалтеру. Предписания Закона 1996 года таких требований не выдвигали. Однако их существование далеко не ново для практики бухгалтерского учета.

Требования  относительно необходимой квалификации главного бухгалтера содержит формально  не утратившее силу до настоящего времени  «Положение о главных бухгалтерах», утвержденное Постановлением Совета Министров  СССР от 24.01.1980 № 59, согласно пункту 5 которого «на должность главного бухгалтера назначаются лица, имеющие высшее специальное образование». «В необходимых  случаях, - устанавливает пункт 5 Положения, - по решению вышестоящего органа на должность главного бухгалтера может  быть назначено лицо, не имеющее  высшего специального образования, при наличии у него стажа работы по специальности не менее трех лет».

Уже после  выхода в свет Закона 1996 года, в котором, отсутствовали какие-либо требования к квалификации главного бухгалтера организации, Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 был утвержден «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (далее - Справочник), раздел 1 которого содержал перечень квалификационных требований к должности главного бухгалтера. В Справочнике относительно «требований к квалификации» главного бухгалтера указывается следующее: «высшее профессиональное (экономическое) образование и стаж бухгалтерско-финансовой работы, в том числе на руководящих должностях, не менее 5 лет».

Говоря о  данных требованиях, следует отметить, что данный Справочник является нормативным  документом, разработанным Институтом труда и утвержденным Постановлением Минтруда России, однако, он лишь «рекомендован  для применения на предприятиях, в  учреждениях и организациях различных  отраслей экономики». При этом, согласно пункту 10 раздела «Общие положения» «лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных  требованиями к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и  выполняющие качественно и в  полном объеме возложенные на них  должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии в порядке  исключения могут быть назначены  на соответствующие должности так  же как и лица, имеющие специальную  подготовку и стаж работы».

Таким образом, до выхода Закона 2011 года квалификационные требования к должности главного бухгалтера носили не более чем рекомендательный характер.

Возможность установления квалификационных требований к отдельным типам должностей устанавливается действующим трудовым законодательством. В соответствии со статьей 6 ТК РФ «к ведению федеральных органов государственной власти в сфере трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений относится принятие обязательных для применения на всей территории Российской Федерации федеральных законов и иных нормативных правовых актов, устанавливающих» в частности «особенности правового регулирования труда отдельных категорий работников».

Следует отметить, что уже сам Трудовой кодекс содержит ряд предписаний относительно специфики трудовых отношений лиц, занимающих должность главного бухгалтера.

Так, согласно статье 70 ТК РФ, определяющей порядок проведения испытаний при  приеме на работу, «при заключении трудового договора в нем по соглашению сторон может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе». При этом, согласно общему правилу, «срок испытания не может превышать трех месяцев, а для... главных бухгалтеров и их заместителей... - шести месяцев, если иное не установлено федеральным законом».

Статьей 75 ТК РФ предусмотрено, что «при смене собственника имущества организации новый собственник не позднее трех месяцев со дня возникновения у него права собственности имеет право расторгнуть трудовой договор с... главным бухгалтером».

Согласно статье 81 ТК РФ, устанавливающей правила расторжения трудового договора по инициативе работодателя, основанием для такового может служить принятие «необоснованного решения... главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации».