Отчет по производственной практике в администрации

                 «Уральский государственный экономический университет»

                                                            Колледж

 

 

 

 

 

            

                                Отчет по производственной практике

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Иванов

Специальность коммерция (торговый отдел)

Группа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2014

Содержание

Стр. 3       Введение

Стр. 4-8        Административно-хозяйственная деятельность в компании

Стр. 9-13        Основные этапы договорной работы

Стр. 14-22     Учет и контроль движения товаров на складе

Стр. 23-25      Маркетинг. Движение товаров

Стр. 26-27   Увеличение товарооборота

Стр. 28-29   Показатели, характеризующие эффективность закупок товаров

Стр. 30      Заключение

Стр. 31      Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Главная цель производственной практики заключается в предоставлении возможности будущему специалисту получить навыки в области избранной профессиональной деятельности. А также в возможности проявить полученные во время учебы знания и умения на практике. Причем в самых различных направлениях хозяйственно-производственной деятельности: в ведении документации; приобретении навыков работы за станками; работе со специализированными компьютерными программами.

Благодаря производственной практике практикант знакомится с основами будущей профессиональной деятельности. Определяет уровень собственной подготовки к предстоящей работе. Изучает деятельность объекта, как в целом, так и по отдельным подразделениям.

Однако во время практики он не только приобретает новые практические знания, но и согласно призванию практики, учится осуществлять самостоятельный анализ, исследовать деятельность производственного объекта, выявлять проблемы и перспективы его дальнейшего функционирования. Предлагает собственные рационализаторские предложения по совершенствованию деятельности производственного предприятия. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Административно-хозяйственная деятельность в компании

 

В любой компании есть несколько функций, без которых она обойтись никак не может, вне зависимости от того, чем данная компания занимается. И именно к таким функциям относится и административно-хозяйственная работа.

Несмотря на то, что административно-хозяйственные функции в различных компаниях типичны, тем не менее конкретное их наполнение зависит от целей, которые стоят в данный момент перед компанией, а также от размера компании и ее ресурсов.

Все административно-хозяйственные функции можно разбить на несколько групп: 
 
1) Текущее обеспечение деятельности: 
- обеспечение канцтоварами 
- обеспечение офисным инвентарем и расходными материалами 
- обеспечение хозяйственными товарами 
- поддержание офисной техники, мебели в рабочем состоянии (ремонт и профилактика) 
- обеспечение связи (подключение мобильных телефонов, выделенных интернетканалов, эксплуатация городских линий) 
- осуществление крупных разовых закупок (мебель, офисное оборудование) 
 
2) Документооборот: 
 
- разработка файлинг-системы 
- ведение документооборота 
- ведение архива 
- ведение библиотек, баз данных 
 
3) Эксплуатация здания, помещения, территории: 
 
- уборка помещений 
- эксплуатация зданий (электрообеспечение, сантехника, мелкий бытовой ремонт) 
- оформление помещений 
- ремонт помещений 
- обустройство прилегающих территорий 
- озеленение 
 
4) Организационная работа: 
 
- организация рабочих мест 
- организация мероприятий (праздники, корпоративные собрания, презентации) 
- организация работы переговорных 
- организация питания сотрудников 
- транспортное обслуживание 
- курьерское обслуживание

- организация страхования сотрудников и компании 
- организация переездов 
 
5) Взаимоотношения со сторонними организациями: 
 
- взаимодействие с госорганами (вопросы эксплуатации здания, прилегающих территорий) 
- взаимодействие с арендодателями (или с арендаторами) 
- взаимоотношения с поставщиками, отслеживание договоров, счетов, проплат 
 
6) Внутреннее информирование персонала: 
 
- организация оповещения о новых документах 
- контроль исполнения поручений 
- выпуск внутрикорпоративных изданий (газеты, бюллетени, листки), подготовка и рассылка информационных сообщений 
- организация и поддержание в актуальном состоянии досок объявлений 
- организация внутрифирменных музеев и выставок

 

Часть административно-хозяйственных функций носит постоянный характер, а часть – это разовые задачи, которые могут выполняться всего несколько и даже один раз. Тем не менее, про них нужно помнить и обсуждать с сотрудниками при постановке им целей работы. Чтобы в случае необходимости решить какую-либо разовую, но глобальную задачу (например, организовать переезд) не возникал вопрос «А кто это должен делать?». 
 
Более того, административно-хозяйственные работники должны твердо знать, что их основное предназначение – это обеспечение бесперебойной и комфортной работы всех служб компании. Их основная задача – помогать всем остальным подразделениям компании выполнять производственные планы, что бы для этого не приходилось делать. Таким образом, список функций может быть как сокращен, так и расширен, в зависимости от конкретной ситуации. 
 
На то, какие именно функции и в каком объеме нужны конкретной организации, влияют следующие факторы: 
 
- размер компании 
- цели компании 
- находится ли здание в собственности 
- специфика деятельности компании (например, насколько часто требуется работа курьера, или насколько необходимы служебные машины) 
 
То есть каждая компания может самостоятельно сформировать список необходимых ей функций, проведя соответствующий анализ.

 

Пример:

Компания ООО «Лагран» арендовало несколько помещений в офисном здании. Ремонт помещения, электрообеспечение, сантехнические работы, питание (столовая) обеспечивали арендодатели. Ранее все необходимые административные функции выполняла секретарь. По мере необходимости ей помогали и другие сотрудники. Но постепенно компания разрослась, и задач стало так много, что было принято решение ввести специальную должность для этой работы. Было решено выделить должность офис-менеджера со следующими функциями:

 
- текущее обеспечение деятельности в полном объеме 
- курирование работы секретаря, уборщицы, курьера, водителя 
- взаимодействие (оформление договоров, учет первичных бухгалтерских документов, контроль проплат) со сторонними организациями (поставщики, арендодатели) 
- организация работы переговорной 
- обеспечения внутреннего информирования в компании (подготовка текстов информационных рассылок, выпуск Новостного листка, оформление Доски объявлений)

 

 

 

Таким образом, мы видим, что для определения функций и задач административно-хозяйственного блока в компании необходимо: 
 
- провести анализ текущего состояния компании, определить недостающие

функции 
- определить цели направления, исходя из целей компании 
- обозначить специфику компании и ее влияние на цели направления 
- выявить «узкие» места; моменты, которые могут помешать реализовать цели 
- просчитать целесообразность выполнять какие-то работы своими силами или с привлечением сторонних подрядчиков 
- определить лучший формат реализации данной функции (один сотрудник, отдел, целая служба) 
- решить вопрос подчиненности данной должности

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основные этапы договорной работы

Зачастую термином “договорная работа” обозначают собственно заключение договора. Более правильно комплексное понимание договорной работы как процесса, который начинается с момента принятия решения о целесообразности заключения договора и заканчивается передачей исполненного договора на хранение в архив 

Состав и последовательность выполнения этапов договорной работы одинаковы для организаций малого бизнеса, работающих с десятками договоров в год, и крупных предприятий с тысячами и десятками тысяч договоров в год. Отличие состоит в различной сложности самих этапов.

С увеличением числа договоров до тысячи в год и более организации сталкиваются с настоятельной необходимостью:

- контролировать целесообразность заключения договоров и обоснованность выбора контрагентов;

- оптимизировать списки лиц, согласующих  договоры, с целью, с одной стороны, минимизации рисков ошибок при  их заключении и, с другой, - сокращения  времени на согласования;

- создавать процедуры, обеспечивающие максимально быстрое согласование договоров;

- формировать досье договоров (или  контрагентов) с использованием  разнообразных источников с целью  минимизации рисков;

- организовать оперативный доступ  к досье договора (или контрагента) для всех заинтересованных лиц, в том числе в территориально распределенной компании;

- контролировать исполнение договоров, включая выполнение финансовых  обязательств.

Для решения этих задач компании стремятся формализовать договорной процесс и разрабатывают для него специальные регламенты. Реальный регламент одной известной вертикально-интегрированной компании топливно-энергетического комплекса содержит разделы, определяющие: лимиты материальной ответственности, в рамках которых ответственные лица могут заключать договоры; процедуры выбора контрагента при проведении конкурсов и аукционов; особенности заключения сделок с помощью электронной торговой площадки; требования к оформлению и согласованию договоров; порядок контроля исполнения, учета и хранения договоров и связанных с ними документов. Кроме того, он содержит требования по подготовке более 20 видов отчетов, помогающих управлять процессом и контролировать его.

Разработка и сопровождение регламента (в рассмотренном примере - объемом более 100 страниц) сами по себе являются непростыми задачами для подразделения, ответственного за договорную деятельность в организации. Однако с еще большими трудностями сталкиваются исполнители такого регламента.

Сотрудника, который отвечает за оформление и сопровождение договора, обычно называют ответственным исполнителем. Это либо должностное лицо, заинтересованное по сути своей работы в заключении договора, либо специалист в предметной области, связанной с заключением договора. При работе с бумажным регламентом все участники договорного процесса, прежде всего ответственные исполнители, обязаны досконально знать регламент, неукоснительно соблюдать его и следить за всеми его изменениями. В противном случае пользы от регламента будет не много. Другими словами, создание регламента вносит ясность в процесс договорной работы, однако в случае “бумажного” регламента от участников этого процесса требуются значительные организационные усилия и временные затраты, направленные на его соблюдение.

Иная ситуация складывается, если задачи по обеспечению соответствия процесса его регламенту перекладываются на специализированную информационную систему. Эта система - своего рода электронный регламент - будет поддерживать и его изменения. Последние неизбежны в любой развивающейся компании. При таком подходе договорная работа заметно упрощается для всех ее участников.

Этапы:

1. Подготовка к заключению  договоров.

• преддоговорные контакты с возможными контрагентами;
• разработка основных условий (подписание предварительных договоров — соглашений о намерениях);
• подготовка бланков договорной документации;
• составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов).

2. Оценка оснований  заключения договоров

Базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится предприятие и каждый из потенциальных контрагентов. Решение об отказе заключить договор при наличии предварительного соглашения необходимо аргументировать, причем до того, как контрагент совершит действия, связанные с материальными затратами.

3. Оформление договоров.

• разработка проектов;
• урегулирование разногласий;
• конкретизация содержания заключенных договоров;
• их изменение или расторжение.

Проекты разрабатываются, как правило, службой (должностным лицом), ответственными за ведение договорной работы, и визируются (согласовываются) причастными.

4. Доведение содержания  договоров до исполнителей.

• передача заинтересованным лицам договорной документации, что обычно удостоверяется их подписью;
• передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;
• издание систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.).

 

5. Контроль исполнения.

Имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям контрактов, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим, постоянным.

 

6. Оценка результатов  исполнения договоров.

• выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями сделок;
• анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения или санкции;
• разработки мероприятий, способных улучшить исполнение договоров.