Аудит денежных средств включает проверку кассовых операций на счетах в банках, денежных документов и переводов в пути.

ПРОВЕРКА УСЛОВИЙ ХРАНЕНИЯ И УЧЁТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В КАССЕ. ПРОВЕРКА ЗАКОННОСТИ ОПЕРАЦИЙ С НАЛИЧНЫМИ ДЕНЕЖНЫМИ  СРЕДСТВАМИ. 

     Аудит денежных средств включает проверку кассовых операций на счетах в банках, денежных документов и переводов  в пути.

     Проверка  кассовых операций

Проверка (ревизия) кассы означает выполнение следующих операций (рис. 1).

 

 

 

 

     Рис. 1. Особенности аудита кассовых операций

     Источники информации для проверки

     Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются: кассовая книга, отчеты кассира, приходные и расходные кассовые ордера, журнал (книга) регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, журнал (книга) регистрации выданных доверенностей, журнал (книга) регистрации депонентов, журнал (книга) регистрации расчетно-платежных ведомостей, оправдательные документы к кассовым отчетам, авансовые отчеты. Многочисленные и разнообразные операции движения денежных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

• главная книга;
• журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 (для журнально-ордерной формы);
• баланс предприятия (форма № 1);
• отчет о прибылях и убытках (форма № 2);
• отчет о движении денежных средств (форма № 4);
• другие регистры учета кассовых операций.

Законодательные и нормативные документы, регулирующие объект проверки:

1. Порядок ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета Директоров 22 сентября 1993 г. № 40).
2. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ (Положение Банка России от 05.01.98 г. № 14-П).
3. Закон № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г. «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Прежде  чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку.

Признаками  отсутствия или недостаточности  внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе организации для аудитора являются:

• отсутствие в организации налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе;
• отсутствие на предприятии приказа руководителя о периодичности проверок;
• наличие признаков формального проведения ревизий кассы;
• предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам, кроме главного бухгалтера и руководителя организации, не отраженное в распоряжениях руководителя;
• формальное проведение ревизии при смене кассира;
• отсутствие в штате организации должности кассира и возложение этих функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия;
• отсутствие договоров с кассиром о полной материальной ответственности;
• отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура является для него обычной.

   Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организации, главного бухгалтера и кассира, поэтому аудитор должен опросить каждое ответственное лицо.

В результате опроса ответственных лиц могут  не совпадать ответы. Например, кассир может не знать, имеется ли на предприятии приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель предприятия — о необходимости заключения договора о полной материальной ответственности с кассиром. Несовпадения в ответах, незнание положений по организации кассовой работы свидетельствуют, как правило, о слабых сторонах внутреннего контроля на предприятии.

     Инвентаризация  кассы

     Инвентаризация  кассы проводится немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия недостачи денег в одних кассах за счет денежной наличности других касс. Одновременно кассир составляет отчет о кассовых операциях за последний день, выводит остаток денег по кассовой книге и дает расписку, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту ревизии кассы неоприходованных и несписанных денег не имеется.

     Отчет визирует главный (старший) бухгалтер  предприятия (фирмы). Начинается подсчет денег и других ценностей, находящихся в кассе. Сначала это делает кассир, потом аудитор. В период инвентаризации в кассе могут находиться частично оплаченные платежные ведомости на выплату заработной платы, пособий и другие выплаты, а также различного рода временные надлежащим образом не оформленные расписки о получении взаимообразно работниками предприятия денег из кассы.

     Выплаты по частично оплаченным платежным ведомостям аудитор принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. Расписки к зачету в наличный остаток приниматься не должны. Фактическое наличие денежных средств и других ценностей в кассе сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете. После этого аудитор оформляет результаты инвентаризации актом, который, кроме него, подписывают еще кассир и главный (старший) бухгалтер.

     При ревизии кассы аудитору необходимо также выяснить:

• имеется ли обязательство кассира о материальной ответственности установленной формы, предусмотренной порядком ведения кассовых операций;
• соответствует ли помещение кассы нормальным условиям работы кассира, обеспечена ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка;
• не находится ли в кассе на отдельные даты денежная наличность, значительно превышающая установленные лимиты;
• проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты таких проверок.

   При обнаружении недостач на значительные суммы или злоупотреблений следует  потребовать отстранения кассира  от должности и рекомендовать  руководству предприятия передать дело следственным органам.

Проверяющий устанавливает соблюдение сроков обычных  инвентаризаций, которые предусматривает  руководитель предприятия, но не реже одного раза в квартал. Такая операция должна проводиться внезапно с участием представителя администрации.

Направление проверки

1. Наличие обязательств кассира о материальной ответственности установленной формы.
2. Соответствие помещения кассы нормативным условиям работы кассира, надежность охраны кассы и сохранности денег.
3. Наличие в кассе на отдельные даты денежных сумм, значительно превышающих установленные лимиты.
4. Проведение периодических внезапных проверок кассы и наличие актов таких проверок.

     Проверка  полноты и своевременности  оприходования денежных средств

     Кассы предприятия и фирм принимают  наличные деньги по приходным кассовым ордерам. Эти деньги могут поступать  из банков, от работников в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов и др. Особое внимание следует  обратить на полноту и своевременность  денег, полученных по каждому чеку из банка. Некоторые допускают ошибку, когда просматривают только корешки  чеков. Необходимо проверять также  выписки банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Если на выписках есть следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, аудитор должен получить выписку  в банке из текущего счета или  расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии ревизуемой организации  с данными выписки. В процессе проверки иногда выяснялось, что для  сокрытия фактов присвоения наличных денег работники бухгалтерии  исправляли шифры в выписках банка (шифр, соответствующий получению  наличных денег, исправлялся на шифр, обозначающий безналичные расчеты), уничтожали корешки чеков, по которым  были получены деньги, а на соответствующие  суммы прилагали фиктивные платежные  поручения. Необходимо тщательно проверять  не только полноту оприходования  сумм, полученных из банка, но и другие поступления: от родителей за содержание детей в детских учреждениях, квартирную плату и др.

     Проверяя  полноту и своевременность оприходования  денег, полученных с расчетного счета  в банке, аудитору следует применить  метод взаимного контроля. При  этом сравнивают суммы, отраженные в  ведомости № 1 по дебету сч. 50 и суммы  по журналу-ордеру № 2 по кредиту сч. 51. Эти суммы должны совпадать.

     Действенным методом контроля является проверка книг регистрации приходных и  расходных кассовых ордеров, которые  не должны вести кассиры предприятия. В  результате этой проверки могут  быть выявлены неоприходованные суммы. Неоприходование денег по кассе  связано со списанием полученных сумм непосредственно на расходы  или сокрытием приходных операций.

     Правильность  списания денег в  расход

     Кассовые  операции по списанию денег в расход проверяются по документам, приложенным  к кассовым отчетам.

     Прежде  всего нужно знать, что наличные деньги выдаются из кассы фирмы только по расходным кассовым ордерам или  другим надлежаще оформленным документам (платежные ведомости, заявления  на выдачу денег, счета и др.).

     Документы на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем предприятия и  главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Кассовые  операции по списанию денег в расход изучают по документам, приложенным  к кассовым отчетам за весь период, подлежащий проверке.

     При аудите используют следующие формы  учетной документации по кассовым операциям:

КО-1 —  приходный кассовый ордер;

КО-2 —  расходный кассовый ордер;

КО-3 —  журнал регистрации приходных и  расходных документов;

КО-4 —  кассовая книга;

КО-5 —  книга учета принятых и выданных кассиром денег;

Главная книга, балансы на соответствующие  даты и др.

     Необходимо  обращать внимание на оформление кассовых документов:

• имеется ли подпись руководителя, разрешающая выдачу денег из кассы;
• имеется ли на каждом документе расписка получателя;
• погашаются ли кассовые документы (приходные — штампом «получено» и расходные — штампом «оплачено» с указанием даты);
• имеется ли доверенность на получение денег от других организаций.

   В процессе проверки необходимо убедиться  в документальной обоснованности записей  в книге, которые должны подтверждаться правильно оформленными приходными и расходными ордерами или заменяющими  их документами. Последние бухгалтерия  обязана записывать в журнале  регистрации ордеров, что делается не всегда. Отсутствие такого журнала  создает возможность для злоупотреблений  путем уничтожения кассовых ордеров. Таким образом, возникают неучтенные деньги.

   Наиболее  распространенной и опасной формой злоупотреблений является повторное  списание сумм по кассе по одним  и тем же документам. С целью  выявления этого необходимо внимательно  проверить полноту приложений к  кассовым отчетам, а сами приложенные  документы (ведомости, ордера) — на наличие подчисток, исправлений  и т.д. Выборочным путем можно  проверить, получал ли отдельный  работник фактически указанную в  ведомости сумму.

   Аудитор должен тщательным образом проверить  соблюдение в организации порядка  ведения кассовых операций в соответствии с нормативными документами.