Традиционный способ регистрации документа

Приведем общие правила, которые помогут упростить решение ряда сложностей, возникающих при составлении характеристик.

Содержание характеристики условно можно разбить на две части - заголовочную и основную. В первой указываются: заголовок документа - «Характеристика», фамилия, имя и отчество сотрудника.

Дата составления может быть указана и в составе подписей должностных лиц, заверяющих характеристику, или в конце текста.

Основную часть характеристики можно разделить на следующие информационные блоки:

1. общие биографические сведения;
2. краткая справка о трудовой деятельности до последнего места работы;
3. характеристика трудовой деятельности по последнему месту работы;
4. характеристика общественной деятельности;
5. иные сведения.

 

Вопрос 40.  Оформление дел и передача их на архивное хранение

 

Сегодня архивное хранение документов можно представить как многофункциональный способ для сохранения наиболее важных и в то же время не востребованных документов предприятия.

Лучше всего такой ответственный шаг выполнять квалифицированным специалистам, только они смогут правильно подготовить документы для хранения, а именно провести экспертизу ценности документов, которая даст возможность определить, какие документы следует отправить на хранение, какие на уничтожение, а что останется на предприятии. После проведения сортировки документов обязательно проводится опись всех документов, идущих на хранение в архив или же составляется акт на уничтожение документов.

Так же специалисты определят все сроки хранения документов, а по закону у каждого документа существует свой срок хранения, это может быть и кратковременное хранение (до 10 лет) и долговременное хранение документов (свыше 10 лет) или же постоянное хранение документов. Но только специалисты смогут с точностью определить, сколько лет должен храниться тот или иной документ. Так же следует отметить, что за нарушение сроков и порядков хранения документов организация несет ответственность, установленную законодательством РФ - и это уже преступление.

Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись.

Наиболее ценные документы (например, рукописи и т.п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.

Обложки дел оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации. Если документы передаются в госархив, то описи по таким делам согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т.д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы.

 

Список использованной литературы

 

1. Андреева  В.И. Делопроизводство. - М., 2010.

2. Байкова  И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. - М., 2010.

3. Бобылева  М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М., 2012.

4. Ватолина  М.В. Делопроизводство в вопросах  и ответах. - Ростов н/Д: Феникс, 2010.

5. Дёмин  Ю.М. Делопроизводство. - СПб., 2010.

6. Кузнецов  И.Н. Документационное обеспечение  управления и делопроизводство. - М., 2012.

7. Рогожин  М.Ю. Справочник по делопроизводству. - СПб., 2011.