Становление документационного обеспечения управления в России

 

Введение

 

         Необходимость создания документов  возникла одновременно с появлением письменности. С развитием  письменности документы стали способом общения и передачи информации. 
          В России толчком к развитию делопроизводства послужило создание министерств. «Создание министерств привело к возникновению огромного бумажного делопроизводства. Отчеты, доклады, циркуляры и распоряжения стали теперь одним из главных средств управления. В результате этого выросли штаты чиновников».

Актуальность этих слов из монографии «Русская история. От Екатерины Великой до Александра 2» (авторы И. Заичкин и И. Почкаев) свойственна истории делопроизводства 19 и 20 веков. Затем, конец 19-начало 20 вв., из-за границы в Россию стали поступать так называемые «технические средства»: пишущие машины, получила развитие стенография. 
  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Становление документационного  обеспечения управления  в России  
1.1. Возникновение делопроизводства в России  
 
     Название  «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда  говорили, и бумаг, работе с ними занимали главное место. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. Царская бюрократия была одной из опор самодержавия, а в учреждениях царила

«канцелярщина» и волокита.  
 Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства - приказах - несколько столетий назад (15-16 вв.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в 18-19 и начале 20 в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Совокупность дел также называли делопроизводством.  
     В 18 в. правила ведения делопроизводства были отражены в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720 г.). Но и Генеральный регламент и последующее законодательство 19-нач. 20 вв. под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку. Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.  Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении - большом, малом, центральном и местном. Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.  
Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных. Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.

 
1.2. Приказное делопроизводство

 
     В конце 15в. появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.  
Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром 1, их было более 50.  
 Таким образом, в этот период не были развиты делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

 
1.3. Система коллежского  делопроизводства

 
     Взамен  устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 гг. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В сущности, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.  
 Таким образом, 18 в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
     2. Делопроизводство  в России в 19 - 20 вв. 
2.1. Система министерского делопроизводства 19 - начала 20 вв.

 
     Начало 19 в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины 2 в последней четверти 18 в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.  
     Новая система управления получила название «министерская». В. Ключевский писал в «Курсе русской истории»: «Прежние коллегии подчинены министерствам как их департаменты; главным отличием новых органов центрального управления была их единоличная власть: каждое ведомство управлялось министром вместо прежнего коллегиального присутствия» (7;31с.). Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как исполнительное. Однако, окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» - законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. «Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку «сношений» (переписке) министерств с другими учреждениями.  
 Содержание «Общего учреждения министерств» свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в 19 в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел («порядок течения дел»), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или «производства дел» (процесс принятия управленческих решений).  
     Дела, направленные в министерство, могли  попасть в канцелярию министра или  непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали  указы и повеления верховной  власти, переписка министра с другими  министрами и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания, а также отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, секретные дела. В департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.  
 Все поступающие в министерство дела делились на 3 категории: текущие дела (донесения, ведомости, представления, переписка и др.); чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, «не терпящие времени», или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.  
     О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, в том числе и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Далее, с течением времени, (примерно к середине 19 в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс. Автор известного «Руководства к наглядному изучению административного течения бумаг в России» (1856 г.) М.Н. Катков называет 54 делопроизводственных операции при рассмотрении дела в Губернском правлении, 34 - в департаменте министерства, 36 - в Комитете министров (5;97с.). 
     Документы, создававшиеся в процессе «производства  дела», можно разделить на 2 группы: 1.документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, журналы заседаний, реестры и др.); 2.документы, отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе «исполнительные бумаги».  
     От  вышестоящих учреждений министерства получали: от императора -указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления.  
     Таким образом, система министерского  делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце 18в. систему документирования местных учреждений.  
     Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел» (1), включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). Данная система просуществовала до середины 19в., когда в России появились почтовые конверты и марки. Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным лицам, существовали отдельные журналы, предусматривающие запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов. 
     Ревизия дел - проверка ведения дел - по «Общему  учреждению министерств» также составляла самостоятельный участок делопроизводства (2). Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, глав департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения главе департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку (не-)исполненных документов по настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел.  
     Последняя стадия «производства дел» по «Общему  учреждению министерств» - отчеты (3). Законом устанавливалось три вида отчетов:  
1)отчеты в суммах; 2)отчеты в делах; 3)отчеты в «видах и предположениях».   
 Отчеты в суммах - финансовые отчеты, отчеты в делах - отчеты о деятельности, 3-ий вид представляет собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.  
     Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы  документирования деятельности новых  учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол), дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа (расположен практически аналогично современным документам), ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа», которая не имеет пока унифицированного вида: «Ответ на №...» или: «От такого-то») и т.п. Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в 18в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись. 
     Благодаря принятой системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство.  
 Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине 18в., а с конца 18-нач. 19 вв. начинают издаваться регулярно. Цель издания письмовников - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.  
На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В.Варадинова - «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг.(1;129с.). Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении - это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство - это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг».  
     К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные свойства» деловых  бумаг и их «внутренние» свойства.  
В разделе о наружных свойствах документов он дает: классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы: 1) сношения (или отношения); 2) реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги; 3) официальные письма; 4) записки; 5) выписки; 6) порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах; 7) части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные» надписи; и др. К внутренним свойствам он относит стиль («слог») документов и особенности написания (орфография). 
   В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности.  
 Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства к концу 19в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой, несмотря на то, что в последней трети 19в. начинают использоваться пишущие машинки, позволявшие ускорить письменные работы канцелярии. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.  
 В конце 19 - начале 20 вв. все большее внимание обращается на создание централизованной системы регистрации.  
Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства, сократившее количество служебных документов, устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Также регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.  
  Однако, работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот (Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции) привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.   
 
2.2. Рационализация управления и делопроизводства в 1917 - 1941 гг.

 
 
  Представления ученых об истории становления и развития делопроизводства до октября 1917 г. сложились в достаточно четкую систему знаний.  
   Советский же период нуждается в переосмыслении фактов, концепций, научной организации труда и делопроизводства в этот период.  Октябрьский переворот 1917г. кардинально изменил государственный аппарат. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. В период между его съездами избирался ВЦИК - исполнительная власть. Для непосредственного управления страной образовано первое советское правительство - Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).  
 По составу новый аппарат принципиально отличался от старого: для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Изменения в новом проекте касались лишь исключения устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов и т.п.). При оценке этого периода надо учитывать тяжелые условия Гражданской войны. Классовые битвы не способствовали упорядочению деятельности аппарата, а упорная борьба с бюрократизмом не могла привести к ощутимым положительным результатам. Тем не менее, период 20-х гг. можно считать наиболее благотворным с точки зрения:  
организации исследований в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства; вышедших наиболее важных нормативно-методических документов в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ); практики работы ведомств по документированию управленческой деятельности «общего делопроизводства» и специальных систем документации. Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресечение деятельности видных ученых, с другой - активная и успешная работа теоретиков и практиков управления (Гастев А.К., Керженцев П.М., Богданов A.A., Витке и др.), существование нескольких вполне самостоятельных школ управленческой мысли. Например, возьмем направление, возглавляемое Керженцевым П.М. (создателем в 1923 г. и руководителем самой массовой общественной организации в стране - Лиги «Время», в дальнейшем переименованной в Лигу «НОТ» - 1924 г.). Керженцев П.М. сделал в своих исследованиях важный вывод о перенесении универсальных организационных принципов деятельности объектов из одной сферы в другую. Он писал: «... опыт военный в какой-то мере использовать в промышленности или организационные методы индустрии использовать в деле культурной работы и т. д.» Исходной методологической посылкой их теоретических построений и практической рационализаторской деятельности явилось утверждение о наличии общих черт в производственных и управленческих процессах. Институт издавал рекомендации по улучшению делопроизводства в аппарате управления. Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В частности, в секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Наиболее интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись в ИТУ по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.  
    В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй - намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации. В проекте «новой системы делопроизводства» ИТУ излагались следующие общие принципы оптимизации деятельности обследуемых объектов: организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме; отказ, где возможно, от регистрации; количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени; контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер; наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.  
      После изложения общих принципов давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства для обследуемого объекта. ИТУ и Центрархивом РСФСР подготовлены «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», изданные в 1928 г. В них давались рекомендации по составлению перечней категорий и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).  
     Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать специальное структурное подразделение - Кабинет стандартизации, организованный в ИТУ. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др.  Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Также значительным этапом является подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений и окончательно утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932г.  
 В 30-е гг. формируется и укрепляется централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства. Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти. Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. В проекте программы, выдвинутой участниками совещания, нашли широкое отражение следующие вопросы документационного обеспечения управления: создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства; разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства; механизация труда «канцелярских» работников; проведение унификации и трафаретизации управленческой документации; установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства; создание всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.  
 Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая Отечественная Война.  

 
2.3. Управление  и делопроизводство в 1945 - 1990-х  гг.

 

 

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения Управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг.

Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий.

Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В 1963 г. Главным архивным управлением (ГАУ) изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР", которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР".

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг.

Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В 1993 г. был издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.

К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Истоки документооборота, как сферы деятельности можно найти еще в глубокой древности, как только люди научились фиксировать важные для них сведения на чем-то материальном. Однако говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. В дальнейшем структура делопроизводства постоянно развивалась: от примитивных способов хранения и передачи информации до разработки всевозможных стандартов в делопроизводстве. Настоящим рождением документооборота можно считать приказное делопроизводство. Позже, во времена Петра I, появились такие документы, как грамоты, отписки, доклады, наказы, памяти.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых управленческих документов: указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; переписка - памяти и отписки - заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями. Таким образом, можно сказать, что делопроизводство как система определенных норм и правил начинает складываться в период приказов, когда постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы управленческих документов и приемы их составления.

Далее Петр I создает систему коллегий, и уже можно говорить о качественно новом этапе делопроизводства - коллежском. Изменения коснулись не только устройства делопроизводства, но и названий документов (в связи с множественными заимствованиями слов из других языков), формы документов

С началом советского периода был произведен переворот в государственном документировании. Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Однако позднее сама система делопроизводства начала создаваться заново. Были созданы органы, контролирующие эту деятельность и стандарты документов. Была проведена стандартизация документов. И хотя СССР отставал от западных стран в развитии информационных технологий в 80-90-е гг. делопроизводство было хорошо организовано как сфера деятельности.