Справка: ее характеристика

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

План.

1.   Введение……………………………………………………………………………………….. 3
2.   Справка: ее характеристика, виды, формуляр………………………………4
3.   Практическое задание: «Составить номенклатуру дел своей       организации или структурного подразделения». ………………………….7
4.   Список литературы………………………………………………………………………….                                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

  Документационное  обеспечение управления (делопроизводство)- направление деятельности, которое заключается в составление, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно оформлен и составлен документ, организована работа с ним зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается  и учитывается деятельность предприятия, организации. Поэтому ведение многих документов предписано законами.

  Документы разделяют на отдельные  виды: организационные, распорядительные  и информационно-справочные. Информационно-справочные документы - это письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

  В данной контрольной работе мы рассмотрим документ, называемый справка, охарактеризуем, опишем виды, составим формуляр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Справка: характеристика, виды, формуляр.

   Справка-документ,  который содержит описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

   Справки бывают личного и служебного характера. В справках личного характера описываются или подтверждаются факты или события, касающиеся конкретного лица. Такие справки, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Основная часть такой справки напечатана заранее, так как имеет типовой состав информации, переменные данные вносятся от руки. Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что........... действительно работает....» и т.д.

    Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.

В справках служебного характера приводится информация по тем или иным направлениям деятельности организации.

Такие справки представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Составляются справки и внутри отдельных организаций по запросу руководителя. Справка оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки.

  Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации могут быть внешними и внутренними. Если справка выходит за пределы учреждения, то оформляется на общем бланке, с указанием конкретного вида документа.

    Внешние справки составляются для предоставления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для предоставления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние справки оформляются на общем бланке организации (или бланке справке) аналогично внешним докладным запискам, внутренние – на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке с теми же реквизитами. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения.

    Например:

    Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем. Справка, содержащая сведения о заинтересованном лице, должна иметь следующие данные: фамилия, имя, отчество лица, которому она выдана, для каких целей или в какую организацию выдана, подпись и указание должности лица, выдающего справку, дату составления, оттиск печати.

Формуляр-образец – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей , требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец- это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

    Формуляр  справки состоит  из реквизитов:

наименование министерства или ведомства;

название организации;

наименование структурного подразделения (если есть);

наименование вида документа;

дата, номер;

место издания;

адресат;

заголовок;

текст;

подпись;

печать.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическое задание.

 

Номенклатура дел коммерческой организации.

 

 

Закрытое акционерное общество «Альфа-Трэк»							УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ							О.С. Казнин
на 2013 год							24.12.2012
24.12.2012   № 1
г. Красноярск
Индекс   дела	Заголовок дела   (тома, частей)			Кол-во      дел (томов,   частей)		Срок хранения       дела (тома, части)    и номера статей      по перечню		Примечание
1	2			3		4		5
	01. Канцелярия
01-01	Учредительные документы и устав общества					Постоянно ст. 50 а, 51-53		Перечень типовых управленческих архивных документов… (М., 2012)
01-02	Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении)					Постоянно ст. 57 а		Переходящее с 2012 г.
01-03	Штатные расписания и изменения к ним					Постоянно ст. 71 а		Переходящее с 2012 г.
01-04	Положения о структурных подразделениях					Постоянно ст. 55 а		Переходящее с 2012 г.
01-05	Приказы генерального директора по основной деятельности					Постоянно ст. 19 а
01-06	Приказы генерального директора по административно-хозяйственным вопросам					5 лет ст. 19 в
01-07	Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним					Постоянно ст. 18 и		Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК
01-08	Инструкция по делопроизводству					Постоянно ст. 27 а		Переходящее с 2012 г.
01-09	Номенклатура дел					Постоянно ст. 200 а
1	2			3		4		5
01-10	Переписка по вопросам основной деятельности					5 лет ЭПК ст. 35, 256
01-11	Резервный номер
01-12	База данных регистрации входящих документов					5 лет ст. 258 г		В электронной форме
01-13	База данных регистрации исходящих документов					5 лет ст. 258 г		В электронной форме
…	…					…
	02. Отдел кадров
02-01	Должностные инструкции сотрудников					75 лет ст. 77 а
02-02	Штатные расписания и изменения к ним. Копии					3 года ст. 71 б		Подлинники в деле 01-03
02-03	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии					До минования надобности ст. 19 а		Подлинники в канцелярии в деле 01-05
02-04	Приказы генерального директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)					75 лет ЭПК ст. 19 б
02-05	Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков					5 лет ст. 19 б
…	…					…

 

Начальник канцелярии		К.Е. Лубенец
Ответственный за архив		А.О. Петрова
24.12.2012
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
от 22.12.2012 № 3

 

 

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2013 году

в ЗАО «Альфа-Трэк»

 

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного	30	8	–
Временного (свыше 10 лет)	36	7	4
Временного (до 10 лет включительно)	92	12	27
ИТОГО:	158	27	31

 

Начальник канцелярии		К.Е. Лубенец
24.01.2012
Итоговые сведения переданы в архив
Секретарь		Д.Б. Забожинская

24.01.2012

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             Список литературы.

Нормативно-правовой материал.

1. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. М.: Государственная архивная служба России, 1994,№552.
2. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19 января 1995 г. №2.
3. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации: Требования к построению формуляра-образца. –М.: 1998.
4. ГОСТ Р.51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: изд-во стандартов, 1998.
5. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. – М.: Главархив СССР, 1991.
6. Основные правила работы архивов организаций. –М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.
7. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения. М.: Росархив, 2000.

                       Основная литература.

8. Румынина А.А. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие для студентов средних профессиональных учебных заведений, обучающихся по юридическим специальностям. – М.:Мастерство, 2002
9. Кузнецова А.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 1999
10. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. 5-е издание, исправленное и дополненное. – М.: Инфра-М, Новосибирск, Сибирское соглашение,2002.