Способы, методы и формы защиты документов и их носителей от фальсификации

Государственное казенное образовательное

учреждение высшего образования

"РОССИЙСКАЯ ТАМОЖЕННАЯ АКАДЕМИЯ"

Ростовский филиал

 

 

 

Реферат

по дисциплине «Основы документооборота в таможенных органах»

на тему:

«Способы, методы и формы защиты документов и их носителей от фальсификации»

 

 

 

 

                                                              Выполнил:., студент 4-го

                                                              курса очной формы обучения  факультета

                                                              таможенного дела, группа 1

 

 

 

 

Ростов-на-Дону

2016

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………….3

ГЛАВА I. Технологии фальсификации на традиционных носителях и на электронных носителях.

1.1 Традиционный носитель (бумажный)…………………………………4

1.2 Электронный носитель………………………………………………....5

ГЛАВА II. Анализ способов распознавания фальсификации на традиционном (бумажном) носителе.

2.1 Способы распознавания фальсификации  документов на традиционном (бумажном) носителе……………………………………………9

2.2 Способы подделки документов  на электронном носителе………….14

Заключение…………………………………………………………………19

 

ВВЕДЕНИЕ

Неудовлетворительная организация защиты документов, например: кадровых бланков, бланков трудовых книжек, дипломов, приказов, может привести к служебному подлогу. В конечном счете, наказание понесет сотрудник, связанный с документационным обеспечением организации.

Изучение документа с целью установления его подлинности начинается с установления его предназначения, уяснения подлинности бланка, основного текста, других реквизитов: пометок, подписей, фотографий, оттисков печатей, штампов и т.д. При этом определяется соответствие содержания назначению документа. Также изучению подлежат состояние обложки, количества листов (если это документ многостраничный - паспорт, трудовая книжка и т.д.) лицевой и оборотной сторон, краев документа, формы бланка, оттисков печати, фотоснимков, защитной сетки аналогичным реквизитам в подлинном документе для установления признаков подделки. Если возникают сомнения в его подлинности, то следует ознакомиться с образцом аналогичного подлинного документа.

Актуальность темы очевидна, ведь любому сотруднику, имеющему дело с документами, необходимо знать правовую ответственность за подделку документов, которые обусловлены кардинальными изменениями последних лет в политической, экономической и социальной сферах нашего общества, причина этому - значительное обострение криминальной обстановки и, как следствие, увеличение количества преступлений, связанным с подделкой документов. Известно, что подделать печать сейчас не составляет проблем.

Целью работы является научиться различать подделанные документы на электронном носителе и традиционном (бумажном), носителе рассказать о способах подделки.

Поставлены две задачи:

1. Проанализировать способы распознавания  фальсификации на бумажном носителе.

2. Изучить способы подделки документов на электронном носителе.

 

ГЛАВА I. Технология фальсификации на традиционных носителях и на электронных носителях.

1.1 Традиционный носитель (бумажный).

Традиционные функции отечественного делопроизводства и документооборота известны. Они включают прием и отправку документов, их регистрацию, рассмотрение и оформление решений, доведение их до исполнителей, контроль движения и исполнения документов, их уничтожение или передачу в архив. Однако сегодня для создания современной системы документооборота недостаточно просто перенести отработанные стереотипы канцелярско-бумажного делопроизводства в систему электронного документооборота. На первый план выдвигаются не технические учетно-контрольные функции, а проблемы работы с электронными документами. По сравнению с традиционным бумажным делопроизводством система электронного документооборота должна обеспечивать реализацию целого ряда новых функций. К наиболее важным из них относятся следующие:

* поддержка работы с файлами  электронных документов, обеспечение  их создания и редактирования, сканирования и печати, приема  и отправки, хранения и поиска;

* распространение технологий документооборота, отработанных для проходящих  через канцелярию или секретариат  организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и т. п.), на  более широкий круг документов (в идеале - на все документы  организации). Для этого система  должна обладать возможностью  создания специфического набора  реквизитов для документов каждого  вида (например, договоры должны  содержать информацию о контрагентах, этапах и т. д.);

* разработка и реализация технологий  в масштабе организации, связанных  с коллективной работой по  созданию и реализации документов  в рамках компьютерных сетей. Традиционно регламентированные  технологии делопроизводства, как  правило, не распространялись на  процесс подготовки документа  и работу с его проектами;

* создание "единого офиса". Традиционный  документооборот локализован в  рамках отдельного офиса. Взаимодействие  между офисами одной или различных  организаций осуществляется на  уровне обмена входящей/исходящей  корреспонденцией. В результате  практически исключается возможность  создания единого документального  пространства и сквозного контроля  за прохождением и исполнением  документов как внутри одной  распределенной организации, так  и между различными организациями. Огромный управленческий эффект - в самой ближайшей перспективе - сулит переход от электронного документооборота в отдельных локальных офисных сетях к единой системе документооборота территориально распределенной системы организаций, которую с точки зрения документооборота можно рассматривать как один единый офис;

* взаимодействие персонала и  внешних пользователей с системой  документооборота предприятия или  организации, основанное на Web-технологиях. Речь идет о важном интерфейсном  компоненте современной системы  электронного документооборота - так  называемом документальном портале;

* обеспечение безопасности, гарантирующей  подлинность электронного документа  и его защиту от несанкционированного  доступа (например, средства электронно-цифровой  подписи и шифрования на основе  криптоалгоритмов).

Автоматизация традиционного бумажного делопроизводства имела целью повышение эффективности работы канцелярии или секретариата организации, в то время как система электронного документооборота предполагает управление документационной деятельностью в масштабе всего предприятия (системы предприятий). Система электронного документооборота позволяет перейти от контроля за прохождением организационно-распорядительных документов по подразделениям предприятия к организации работы всех специалистов и руководителей над всеми видами документов. Реализация системы электронного документооборота требует перехода от единичных заказных систем и технологий с длительными циклами разработки и внедрения к готовым промышленным решениям "под ключ".

1.2 Электронный носитель.

Альтернатива бумажному документу - электронный документ. Соответственно бумажному документообороту существует такая альтернатива, как электронный документооборот.

Электронный документ - это документ, существующий в электронной форме, который создается с помощью компьютера и может храниться в его памяти, это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки. Электронный документ содержит ту же информацию, что и бумажный документ. Его можно просмотреть на экране компьютера, распечатать в бумажном виде – то есть аналог электронного документа, размножить в огромном количестве экземпляров, мгновенно переслать на другой компьютер с помощью всемирной компьютерной сети. Собственноручную подпись подделать можно. Для выявления качественной подделки выполняется анализ таких признаков, как замедленность движений, изломы, подрисовки, остановки, тупые окончания штриховых мер защиты (ЭЦП). Это происходит по той причине, что не всегда эти подписи проверяются должным образом и не везде есть компетентные специалисты. Кроме того, полноценная графологическая экспертиза проводится только при возникновении подозрения в подделке. Здесь следует отметить, что в случае с ЭЦП полноценная проверка выполняется ПК всегда и на очень высоком уровне. Следует иметь в виду, что подлинность подписи и оттиска печати еще не дают 100%-й гарантии отсутствия фальсификаций. Злоумышленник может внести изменения только в текст документа. Выявление подобных подделок также может потребовать вмешательства графолога. Но, когда электронный документ удостоверяется цифровой подписью, в этом случае используется совершенно иная технология формирования и проверки подписи. ЭЦП представляет собой криптографически защищенную "контрольную сумму" электронного документа. Поэтому проверка ЭЦП означает проверку всего документа в целом, включая текст, реквизиты и графические элементы.

Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. Проверить подлинность подписи любого человека под любым электронным документом очень просто. Вызывается на экран компьютера подписанный электронный документ, нажимается соответствующая кнопка, и автоматически происходит проверка.

Чтобы подписать подготовленный электронный документ, владельцу ЭЦП достаточно установить в дисковод компьютера дискету, содержащую принадлежащий ему закрытый ключ, и щелкнуть мышкой по кнопке на экране компьютера.

Электронная цифровая подпись в электронном документе является равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе и это подтверждено действующим законодательством РФ и законом РФ "Об электронной цифровой подписи".

ЭЦП получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа. Сложность математического аппарата двухключевой криптографии, с помощью которой реализуется механизм ЭЦП велика, однако пользование ЭЦП для его владельца на удивление просто и доступно любому человеку, вне зависимости от уровня владения персональным компьютером. Использование ЭЦП позволяет клиенту:

1. исключить возможность подделки  подписи и подписанных документов;

2. заключать сделки в электронном  виде, значительно сократив время;

3. затрачиваемое на оформление и обмен документацией;

4. усовершенствовать процедуру  подготовки, доставки, учета и хранения  документов;

5. построить корпоративную систему  обмена документами.

ЭЦП обладает свойством неотказуемости. Это означает, что никто не может отказаться от своей электронной подписи, потому что ее принадлежность легко, однозначно и неоспоримо доказывается.

Если сотрудник, на которого была оформлена ЭЦП, уволился с предприятия, то руководитель предприятия или сам владелец ЭЦП должны немедленно сообщить в Удостоверяющий центр об аннулировании сертификата. Удостоверяющий центр по получении такого сообщения включает сертификат в специальный файл, который называется "лист отмены сертификатов". С этого момента подпись сотрудника будет считаться недействительной.

При правильном хранении закрытого ключа его владельцем нет никакой опасности подделки ЭП. Выполняйте рекомендации по хранению и использованию ключа, содержащиеся в документации к клиентскому комплекту - и все будет нормально - вы будете гарантированы от подделки вашей ЭЦП. Также нельзя и подделать текст электронного документа, подписанного ЭЦП, поскольку любое изменение, несанкционированно внесенное в текст документа, будет мгновенно обнаружено. Электронная цифровая подпись, как уже выше упоминалось, в электронном документе равнозначна собственноручно подписи в документе на бумажном носителе. Для этого необходимо, чтобы cертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, был действителен на момент подписания электронного документа.

Электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Хранить электронный документ, подписанный ЭЦП, намного более удобно. Архив, который в бумажном виде занял бы несколько стеллажей, а в электронном виде умещается на маленьком диске. Диск можно положить в сейф или в депозитарий банка и копию сохранить в другом месте, для надежности. Электронные документы уже широко используются в отношениях между организациями и банками, организациями и налоговыми органами. Это существенно упрощает взаимодействие, хотя в большинстве случаев электронные документы требуется подтверждать бумажными документами. В крупных организациях существует внутренний электронный документооборот. При этом внутренние материальные документы практически не приходится печатать в бумажной форме.

В современной организации бухгалтерские записи также ведутся в электронном виде - с использованием специальных бухгалтерских компьютерных программ. Естественно, если какие-либо документы создаются с помощью бухгалтерской программы, она автоматически формирует бухгалтерские записи по этим же документам.

Компьютеризация позволяет избавить бухгалтеров и других работников от двойной работы. При работе с документами любая информация вносится в память компьютера только один раз, а все, что можно сделать автоматически, выполняет компьютер.

Если документ был подготовлен с помощью компьютера, то в его памяти, скорее всего, этот электронный документ сохранился. Исправления проще внести в электронный документ, распечатать бумажный вариант документа и подписать его у всех лиц, которые ранее подписали неправильный документ.

Сейчас чаще всего так и поступают. Получается быстрее, если компьютер, с помощью которого был подготовлен документ, легко доступен. В противном случае будет проще воспользоваться устаревшим способом исправления документа.

Технология фальсификации на традиционных носителях и на электронных носителях:

1. Выбор способа подделки,

2. Выбор реквизитного состава  на подделку,

3. Изготовление подделки

 

ГЛАВА II. Анализ способов распознавания фальсификации на традиционном (бумажном) носителе.

2.1 Способы распознавания фальсификации  документов на традиционном (бумажном) носителе.

Для того чтобы распознать подделку в документах на бумажном носителе, необходимо знать основную документационную терминологию. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" выделяет термины подлинности документа.