Современные способы и техника создания документов

 

Электронный архив необходим для того, чтобы хранить большой объем информации и быстро находить в нем нужные документы (электронный документ будет найден за несколько секунд, даже если слово, по которому ведется поиск, встречается в тексте в разных формах).

 

Работа электронного архива строится следующим образом. Сначала проводится автоматическая регистрация электронных документов предприятия - система создает базу данных, куда записывается информация о том, какие слова содержатся в файлах. В дальнейшем, если пользователь задаст поиск документа по какому-то слову или словосочетанию, весь массив документов не просматривается заново, а лишь сверяется с информацией в базе данных, и затем выводятся соответствующие документы. Эта схема используется практически всеми системами управления документооборотом.

 

Таким образом, в системе хранятся не документы, а ссылки на них. Документы  при этом могут находиться на жестком  диске, на CD-ROM, на другом носителе и  даже в Интернете. Такой распределенный способ хранения электронных документов весьма удобен, так как при накоплении различных документов возникает проблема, связанная с нехваткой места на дисках. Ее можно решить двумя способами: во-первых, заархивировать документы (размер документов существенно уменьшается, а все возможности поиска сохраняются, так как при необходимости программа автоматически извлечет нужный документ из архива); во-вторых, поместить документы на CD-ROM или любой другой внешний носитель, при этом скорость поиска в системе не уменьшается.

 

Устранение ручной обработки документов в процессе делопроизводства имеет ряд преимуществ. В частности, можно автоматизировать процесс создания и заполнения документов, присвоения значений реквизитов документам, их пересылки по магистралям Интернета, контроля за исполнением документов.

 

Автоматизация последней функции необходима в первую очередь для поиска документов, которые должны быть определенным образом обработаны к заданному сроку, и своевременного напоминания об этом. По истечении определенного времени автоматически производится запрос по заранее заданным правилам, при этом может учитываться имя пользователя, исполнителя. Последняя услуга позволяет защитить информационный ресурс от несанкционированного доступа. Автоматическое создание документов, таких как бланки, анкеты, квитанции, декларации и т.д., возможно с помощью стандартных форм, зарезервированных в системе для этой цели.

 

Пересылка документов может проводиться  как по локальным (внутри организации), так и глобальным сетям. Для этого  должна быть предусмотрена возможность  сетевой работы системы, например по принципу "клиент-сервер", когда информация обо всех документах хранится в единой базе на сервере. В современных условиях система управления документооборотом должна иметь поддержку работы в Интернете и интегрировать с традиционными почтовыми программами.

 

Одним из основных требований, предъявляемых  к современной автоматизированной системе управления документооборотом, является обеспечение логично организованного  информационного пространства, то есть пространства хранимых и обрабатываемых документов, желательно единого для всего предприятия. Такая среда должна обеспечивать простой и быстрый доступ к документам независимо от места их хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

 

 

 

1.    Пшенко А.В. «Документационное обеспечение управления»: Учеб. пособие. – М.: Издательский центр «Академия», 2004

 

2.    Соколов В.С. «Документационное  обеспечение управления»: Учебник.  – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2005.

 

3.    Спивак В.А. «Делопроизводство»: Учеб. пособие. – СПб.: Питер, 2003.

 

4.    Климова М.А. "Документооборот  в бухгалтерском учете": Справочная  система «Консультант-Плюс»: Налоговый  вестник, 2002.