Составление графика документооборота и порядка формирования архива

Если Вы планируете создать новую компанию, то перед  началом ее деятельности Вам необходимо провести постановку бухгалтерского и налогового учета, чтобы разработать оптимальную схему налогообложения и выстроить четкую систему бухгалтерского учета. Эта услуга востребована также в тех случаях, когда компания расширяется, реорганизуется, или если Вы хотите создать ее обособленные подразделения, а так же тогда, когда Вы видите, что работа бухгалтерии организована неэффективно, налоговое планирование отсутствует и Ваша организация несет вследствие этого убытки.

Правильная  постановка бухгалтерского и налогового учета является основой грамотного налогового планирования в Вашей  компании, позволит Вам избежать непоправимых ошибок в будущем, и разработать  систему эффективного ведения бухгалтерского и налогового учёта, с которой будет удобно работать.

Услуги  компании по постановке бухгалтерского и налогового учета включают в себя:

• Составление графика документооборота и порядка формирования архива;
• Рекомендации по выбору программного продукта;<
• Разработку учетной политики, включая рабочий план счетов бухгалтерского учета, формы первичных учетных документов, порядок проведения инвентаризаций, методы оценки объектов учета;
• Подготовку должностных инструкций, штатного расписания;
• Разработку и составление трудовых договоров;
• Альбом форм первичной учетной документации, по которым не предусмотрены типовые формы;
• Положения о проведении инвентаризации;
• Договоры о материальной ответственности;

1.Составление  графика документооборота и порядка формирования архива

Основные этапы  документооборота:

     Составление и оформление документов;

 

    Чтобы документы могли служить достоверным основанием для  бухгалтерских

записей  и  иметь  юридическую  силу,   к   их   составлению   предъявляются

определенные  требования.  Прежде  всего,  необходимо,  чтобы  документ  был

составлен на бланке. Лишь при  отсутствии  бланков  допускается  составление

документа на чистом листе бумаги.

    Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на  бумаге  светлых

тонов формата  А4 (210х297мм) и  А5  (148х210мм).  Допускается  использование

бланков формата  А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

    Размер полей бланка не менее мм:

    20 – левое;

    10 – правое;

    20 – верхнее;

    10 – нижнее.

     Написание документа производится чернилами, химическим карандашом,  на

пишущей машинке  или средствами механизации.  Некоторые  документы,  например

чеки, кассовые ордера  и  т.п.,  должны  заполняться  только  чернилами.  Не

разрешается  заполнять  документы  простым  карандашом,  так  как  в   таких

документах  легко  стереть  написанное  и  заменить  его  другим.   Документ

составляется  по определенной форме,  установленной  для  документов  данного

вида операций,  с  обязательным  заполнением  всех  необходимых  реквизитов.

Содержание документа  следует излагать точно и ясно, чтобы давать  правильное

отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и  цифры

документа требуется  писать четко  и  разборчиво,  так,  чтобы  не  допускать

возможности различного их понимания и толкования.  В  документе  не  следует

допускать подчисток, помарок и других дефектов, вызывающих  сомнения  в  его

подлинности и  правильности. Свободные строки и  графы  на  бланке  документа

необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть  что-либо

вписано или  дописано впоследствии. В денежных  документах  (чеках,  кассовых

ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но  и  прописью,

т.е. словами. Документ должен быть  снабжен  всеми  подписями,  необходимыми

для оформления регистрируемой  операции  и  придания  документу  юридической

силы. Подписывать  документ следует разборчиво,  чтобы  можно  было  прочесть

фамилию подписавшего. Перед каждой подписью  указывается  должность  дающего

подпись.

    Отсюда вытекает общее правило составления документов.

    Для правильного составления документа необходимо:

    1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии  бланка  на  чистом

листе бумаги) чернилами  или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

    2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

    3. Точно и ясно излагать содержание документа;

    4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

    5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

    6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

    7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво  сделанными  подписями с

указанием должности  подписавшего.

    Документы  необходимо  составлять  своевременно,  т.е.  одновременно  с

совершением  операции  либо  непосредственно  вслед   за   ее   совершением.

Своевременность   составления   документов   является   важнейшим   условием

правильности  отражения операций в документах и своевременности записей их  в

учетных регистрах.

    Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с  копиями).

Это выполняется  обычно автоматически одновременно с  составлением  документа

путем оттиска  через подложенную под него копировальную  бумагу.

    Копии документов используются для различных целей. Так,  при  акцептной

форме расчетов  за  отгруженную  продукцию  поставщик  выписывает  несколько

экземпляров счетов — платежных требований для  направления  их  в  различные

адреса (банку, покупателю).

    При составлении документов могут быть допущены ошибки.

    Ошибки  в  документах  исправляются   следующим   образом.   Подлежащие

исправлению ошибочные  слова и числа (суммы) зачеркиваются  аккуратно  тонкой

чертой так, чтобы  можно было зачеркнутое прочесть. Над зачеркнутым  делается

правильная запись. При этом если в числе  (сумме)  неправильна  только  одна

цифра,  то  нельзя  ограничиться  исправлением  одной  этой  цифры,  а  надо

исправить все  число. Например, вместо 127  написано  ошибочно  124.  В  этом

случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и  надписать  над  ней  цифру  7,  а

необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над  ним 127.

    О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или  на

полях) делается оговорка,  например  "исправлено  127",  которая  заверяется

лицами, подписавшими документ.

    В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление  ошибок

не  допускается  вовсе.  Если  в  таком  документе   допущена   ошибка,   он

выписывается  заново на другом бланке.

    Так как документы имеют большое значение не только в  учете,  но  и  во

всей  хозяйственной  деятельности,  то  в  отношении  качества   документов,

особенно  своевременности  и  правильности  их  составления  и   оформления,

существует строгий  порядок.

    За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего,  те

лица, которые  их  составляют  и  оформляют  своими  подписями.  Еще  большая

ответственность ложится на аппарат бухгалтерии,  получающий  эти  документы,

всесторонне проверяющий  их  и  делающий  на  их  основании  учетные  записи.

Особая ответственность возлагается на главного или старшего  бухгалтера  как

руководителя  учета. Старший  бухгалтер  несет  материальную,  дисциплинарную

или уголовную  ответственность за неправильное либо небрежное  составление  и

оформление документов, утерю или  порчу  их,  за  оформление  документов  на

отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.[1]

    В целях сокращения количества применяемых  в  деятельности  учреждений,

организаций  и  предприятий  документов,  типизации   их  формы,   снижения

трудовых, временных  и материальных затрат  на  их  подготовку  и  обработку,

достижения информационной  совместимости  автоматизированных  Баз  данных  в

народном хозяйстве  проводятся работы по  унификации  документов  и  созданию

унифицированных систем документации  (УСД)  -  совокупности  взаимоувязанных

унифицированных   форм    документов,    обеспечивающих    документированное

представление  данных  в  определенных  видах  хозяйственной   деятельности,

средств их ведения, нормативных и методических материалов по  их  разработке

и применению. В  основе создания УСД лежит метод  унификации  -  установление

единообразия  состава  и  форм  управленческих  документов,  создаваемых  при

решении   однотипных   управленческих   функций   и   задач.    Одновременно

разрабатываются   классификаторы    технико-экономической    и    социальной

информации,  обеспечивающие  интегрированную  автоматизированную   обработку

данных, содержащихся в УСД.

    Каждый  документ  состоит  из  отдельных  составляющих  его  элементов,

которые  называются  реквизитами  (подпись,  печать,  текст,  название  вида

документа  и  т.д.).  Совокупность  реквизитов,  расположенных  в  документе

определенным  образом, составляет его формуляр.

    Формуляр-образец разрабатывается при создании системы  документирования

и представляет собой графическую модель или  схему построения  документа.  Он

устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных  и  переменных

реквизитов.

    Государственный    стандарт    Российской    Федерации    Р     6.30-97

«Унифицированные    системы    документации,     Система     организационно-

распорядительной  документации»,  Система  ОРД  «Требования   к   оформлению

документов» устанавливает  почти максимальный набор реквизитов для любого  из

управленческих  документов  и  их  месторасположение  на  бумажном  носителе

информации. Всего  установлено 29 реквизитов. Но так  как  некоторые  из  них

взаимоисключающие и часть  реквизитов  зависит  от  вида  документа,  то  на

конкретном документе их будет гораздо меньше.  Установлен  следующий состав

реквизитов: