Распорядительные документы – постановления, распоряжения, решения, приказы

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ", которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащей поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь).

 

2. Виды актов, особенности  их составления и оформления.

 

Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:

- о нарушении дисциплины труда  и несоблюдении правил внутреннего  трудового распорядка;

- об отказе от подписи, свидетельствующей  об ознакомлении с приказом;

- об отказе от дачи объяснений по факту нарушения дисциплины;

- сдачи-приемки (работ, материальных  ценностей, документов);

- приема-сдачи (материальных ценностей, документов);

- передачи-приема (дел, документов);

- обследования (состояния техники  безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности);

- испытаний (образцов, систем, технологий);

- ревизии, инвентаризации;

- расследования аварий, несчастных  случаев;

- ликвидации организаций и др.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях. Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки3.

Таким образом, акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, название вида документа (акт), дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на количество экземпляров и их местонахождение.

Порядок составления и оформления акта.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.  
Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.

Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

 

3. Составьте приказ.

 

Задание. Составьте приказ по ОАО «Новороссийский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.2003г. №118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя Р.Г. и с ГОСТ 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно – распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

 

 

ОАО «Новосибирский завод химконцентратов»

ПРИКАЗ

20.02.2011 № 16

г. Волгоград

 

Об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе

 

В соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.2003г. №118-р председателем Комитета по делам архивов при Правительстве РФ Пихоя Р.Г. и с ГОСТ 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно – распорядительную документацию

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству на заводе в установленные законом сроки.
2. Заведующей канцелярией Петровой Г.В. обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль над соблюдением требований инструкции
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Жмуркина И.И.

 

 

Генеральный директор        Д.В. Петров

 

С приказом ознакомлены:  

Заместитель директора        И.И. Жмуркин

Заведующая канцелярией       Г.В. Пертова

 

 

И.Л. Жуков 27 92 43

В дело № 66

 

4. Составьте телеграмму.

 

Задание. Составьте телеграмму с вымышленным адресом и текстом от лица, находящегося в служебной командировке. Текст содержащий просьбу о продлении командировки с указанием причины. В этой телеграмме вместо печати отправитель должен указать номер и дату командировочного удостоверения, наименование организации, выдавшей его, а также серию, номер, место и дату выдачи паспорта командировочного специалиста. Паспорт и командировочное удостоверение предъявляется сотруднику телеграфа в момент подачи телеграммы.

 

Телеграмма (телетайпограмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

 

 

    

     ТЕЛЕГРАММА

    

     ВОЛГОГРАД                                          ЗАВЕРЕННАЯ

     МЕТАЛЛУРГОВ 87

     ОАО КВЧ ОРИОН КВЧ

     КУЛИЧЕВУ

    

    

     УВАЖАЕМЫЙ ИВАН МИХАЙЛОВИЧ ЗПТ ПРОШУ ВАС О ПРОДЛЕНИИ КОМАНДИРОВКИ

     СРОКОМ НА 3 ДНЯ ЗПТ  ДО 10 МАРТА 2011 ГОДА ТЧК В СВЯЗИ СО

     СЛУЖЕБНОЙ НЕОБХОДИМОСТЬЮ  ТЧК НЕДОКОМПЛЕКТ ПОЛУЧАЕМОГО  ГРУЗА ТЧК

     ______________________________________________________________

    

     И.П. Сорокин.

     Командировочное удостоверение 24 от 02.03.2011

     Паспорт номер 1804 номер 268950 выдан Тракторозаводским РОВД

     города Волгограда 15.11.2008

    

     09.03.2011

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

2. Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и ведение: Учебно-практическое пособие для вузов Изд. 2-е, перераб., доп., 2008г. - М: КноРус.

3. Андреева В. И. Практика делопроизводства: организация и ведение. — М.: Кнорус, 2009.

4. Баскаков М.И. Документационное  обеспечение управления (Делопроизводство). Изд. Феникс, М.: 2009.

5. Кирсанова М.В. Современное Делопроизводство. Феникс, 2008.

 

 

1 ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".