Правила оформления и ведения трудовых книжек, формирование личного дела

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела.

 

1. Составить акт ревизии  кассы

 

Акт ревизии кассы составляется при смене кассиров. На каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения. Форма акта ревизии приведена в приложении N 4.

Аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Настоящий Порядок ведения кассовых операций применяется всеми предприятиями на территории Российской Федерации.

Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.), находящихся в кассе предприятия (организации).

Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета всех денег, находящихся в кассе: лимитированные чековые книжки, ценные бумаги и т.д. Акт составляется в 2 экз. и подписывается ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия (организации), второй остается у материально ответственного лица.

До начала ревизии от материально ответственного лица берется расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы. Акт составляется в 3 экземплярах.

   Приложение № 4

                                      к Порядку ведения кассовых  операций

                                                  в Российской Федерации,

                                                      утвержденному ЦБ РФ

                                                          22.09.93 № 40

  

    ________ЗАО «ВЕНС»_______

     предприятие, организация

  

    цех ___Ремонтный_____

  

АКТ

ревизии наличных денежных средств

  

"08" февраля 2009 г.

 

находящихся _________________________________________________________

 

РАСПИСКА

 

К началу  проведения ревизии все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию  и  все  денежные  средства, поступившие на мою ответственность,  оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

  

(Материально ответственное  лицо) ______Испатова А.Н._______________

 

__Кассир___________________________________________ Испатова А.Н.

Должность                 Роспись                          Фамилия

  

    На основании  приказа (распоряжения) от "05"февраля 2009 г. №.15/2

    произведена ревизия  денежных средств по состоянию  на "08" февраля 2009 г.

 

  

         При ревизии установлено следующее:

    1) наличных денег _________67548_________________ руб. ___80____ коп.

    2) почтовых марок ___________654_________________ руб. ___60____ коп.

    3) ценных бумаг ____________2842_________________ руб. ___00____ коп.

    4) ______________________________________________ руб. _________ коп.

  

         Итого фактическое наличие 71045,40 (Семьдесят одна тысяча сорок пять рублей 40 копеек)______________________________________________________________________

                                 (прописью)

  

  По учетным данным _________71045______________ руб. ____40___ коп.

    Результаты ревизии: излишек ____нет________ недостача ______ нет ________

    Последние номера  кассовых ордеров:

    приходного № _____225_____, расходного № ____178________

  

    Председатель  комиссии

    _Гл.бухгалтер________________________Иванов Я.Ю.____________________________

      (должность)                  (подпись)               (Ф.И.О.)

  

   

   Члены комиссии

    Ст.бухгалтер__________________________Мордюкова Ю.Д._______________________

      (должность)                  (подпись)                (Ф.И.О.)

    ___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________________

    Подтверждаю, что  денежные средства,  перечисленные  в акте,  находятся

    на моем ответственном  хранении.

  

    Материально ответственное  лицо Испатова А.Н.

  

    "08" февраля 2009 г.

  

    Объяснение причин  излишков или недостач _____нет_____________________________

    ___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________________

    Материально ответственное  лицо Испатова А.Н.

  

    Решение руководителя  предприятия _Премировать в размере 25% оклада____________

    ___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________________

    ___________________________________________________________________________

     Иванов Я. Ю.                              (подпись)

  

    "13"февраля 2009 г.

  

  

  

 

 

2. Составить гарантийное письмо  на имя первого руководителя  банка "Заря" с просьбой о  предоставлении беспроцентного  кредита в 12,0 млн. руб. сроком на один год для приобретения трех автомобилей "ГАЗ-3110". Адресант ЗАО "ВЕНС".

Зарегистрировать письмо как входящее, наложить резолюцию, поставить на контроль, подшить в дело

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные формы гарантийных писем, которые следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации.

Гарантийное письмо должно быть напечатано на фирменном бланке с печатью и подписью руководителя, а также с обязательным указанием названия организации, банковских реквизитов.

 

ЗАО "ВЕНС"

ИНН  7722114117  КПП 772201001 ОГРН 1107746125093  ОКПО 82013654

р/с 40728100000000000001  в банке «ВТБ-24» ЗАО к/с 30101810000000000333 БИК 044525333    

 

 

Исх№  23/13   от  09 февраля 2009 г   На № _____от _____________________

Первому руководителю банка «Заря» Ф.И.О.

 

 

 

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

___________________ЗАО "ВЕНС"_______________________

(наименование организации-гаранта)

просит предоставить беспроцентный кредит в сумме 12,0 млн. руб. сроком на один год для приобретения трех автомобилей "ГАЗ-3110". Гарантирует погашение кредита, выданного Банком _______________"Заря"____________

(наименование банка)

_________ЗАО "ВЕНС"___________, на приобретения трех автомобилей

(наименование организации-ссудополучателя)

"ГАЗ-3110" в сумме 12 000 000 (Двенадцать миллионов_рублей) _00_коп__            (сумма прописью)

При неуплате указанной ссуды __________ЗАО "ВЕНС"__________

(наименование организации-гаранта)

по выданным им обязательствам предоставляется право __________"Заря"_________ банку без предварительного предупреждения

(наименование банка)

произвести погашение ссуды и неуплаченных процентов своим распоряжением с нашего расчетного счета N_34567890_ в банке ___"Заря"__

(наименование банка)

или любого другого счета, или путем обращения взыскания на другие ценности, нам принадлежащие. Действие гарантии прекращается после полного погашения ссуды.

 

 

Руководитель организации-гаранта (подпись)

Гл. бухгалтер (подпись)

печать организации

 

Зарегистрировать письмо как входящее, наложить резолюцию, поставить на контроль, подшить в дело – обязанности секретариата Банка «Заря»:

• Зарегистрировать письмо как входящее - № 23\13 от 09 февраля 2009 года;
• наложить резолюцию - Руководство Банка "Заря" накладывает резолюцию – выдать или отказать в предоставлении беспроцентного кредита ЗАО "ВЕНС";
• поставить на контроль - секретариат Банка «Заря» ставит на контроль до возврата кредита ЗАО "ВЕНС";
• подшить в дело – обязанности секретариата Банка «Заря», после возврата кредита ЗАО "ВЕНС" и снятия с контроля по исполнении.

 

Литература

 

1. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения: Главное Архивное Управление при Совете Министров, ВНИИДАД – М., 2005.
2. Кодекс законов о труде (с изм. и доп. на 01.12.02) – М.: изд-во Брандес, 2003.
3. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе Гостов РФ).- М.: Бизн.-шк. Интел Синтез, 2010.
4. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Прктич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2011.