Правила оформления деловой документации

     Протоколы с  точки  зрения  полноты  освещения  хода  совещания

(заседания)  делятся на краткие  и   полные.  Протокол  краткой   формы

составляется  при  наличии  стенограммы  или  когда тексты докладов и

выступлений прилагаются к  протоколу.  Кратко  протоколируются также

оперативные совещания.

     Текст протоколов делится на вводную и  основную  часть.

     В вводной   части   краткого   протокола   указываются  фамилии

председателя  и секретаря коллегиального или  совещательного органа, а

также   всех  присутствующих  на  заседании  (совещании).  В  списке

присутствующих  сначала перечисляются  члены  коллегиального  органа,

затем -  приглашённые с указанием должностей и организаций,  которые

они представляют.  Фамилии присутствующих располагаются  в алфавитном порядке.

       В протоколе    полной    формы    изложения    после    раздела

"присутствовали"  следует  повестка  дня  совещания  (заседания);  в

протоколе краткой формы повестка дня отсутствует. 

       Основная часть протокола краткой формы изложения строится по

схеме: "СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - без текста выступлений.

       Основная часть протокола полной  формы изложения строится по схеме:  "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - отдельно   по каждому рассматриваемому вопросу согласно повестке дня.

     Постановляющая  часть    протокола    заканчивается    указанием

должностного  лица,  ответственного  за  контроль исполнения решений

(постановлений)  или отдельных пунктов решений.

     Документ, утверждаемый  коллегиальным  органом,  прилагается  к

протоколу.

     Протокол  подписывается   председательствующим  на  заседании  и

секретарём.

        Акт -   документ,  составляемый  группой лиц,   подтверждающий

установленные  ими  факты (акты инвентаризации,  несчастных случаев,

приёма-передачи материальных ценностей и др.).  Акты могут содержать

выводы,   рекомендации,   предложения   составителей  (акты  ревизий

финансово-хозяйственной  деятельности  организаций,  акты  проверки,

акты  приёма объектов в эксплуатацию и  др.

     Акт содержит   следующие   реквизиты:  наименование  организации

(подразделения),  составившего акт,  название вида  документа,  место

составления,  дату  и  регистрационный  номер,  заголовок  к тексту,

подписи,  при необходимости - гриф  утверждения  и согласующие  визы.

Реквизиты располагаются в установленном порядке.

     Дата акта должна соответствовать   дате  актируемого  события   и

проставляться   должностным   лицом   (как   правило,  председателем

комиссии), подписавшим документ.

     Заголовком к   тексту   акта  является  содержание  актируемого события:  "О выделении к уничтожению документов и дел",  "О списании имущества" и др.

     Текст акта состоит из вводной  и констатирующей  частей.

     В вводной  части  указывается   основание для составления акта  и перечисляются лица,  составившие  акт  и присутствующие  при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией,  указываются  фамилии  председателя  и

членов  комиссии.

     В констатирующей части акта  даётся краткое описание проделанной работы (её сущность,  характер, методы, сроки)  и  фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

     Выводы  и предложения составителей акта могут  быть  изложены в

распорядительной  форме с указанием сроков исполнения предписываемых

действий.  При наличии  к  акту  приложений  отметка  о  приложениях

указывается после текста.

     Докладная записка  -    документ   информационного характера,

адресуемый  вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения  и

содержащий  обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и

предложениями составителя.

     Докладная записка  может   быть  составлена как по инициативе  ее

автора (внесение предложений,  изложение  просьбы,  фактов, явлений),

так  и по указанию соответствующего руководителя (отчётные докладные

записки о ходе,  состоянии,  завершении каких-либо работ, поручений,

планов  и др.).

     Внешние докладные  записки   (адресуемые     руководителям

вышестоящего  органа)  оформляются  на  бланках,  внутренние (на имя

руководителя  организации) -  на обычной бумаге формата А4 или А5.

     Реквизиты докладной     записки:    наименование    организации

(структурного  подразделения),  название  вида  документа,  дата   и

регистрационный  индекс,  адресат,  заголовок  к тексту (для формата

А4), текст, подпись.

     Инициативные  докладные записки, требующие исполнения (решения),

регистрируются;  при  необходимости,  их  исполнение  контролируется

согласно  резолюции соответствующего руководителя.

     Приказ - правовой акт,  издаваемый  руководителем организации,

действующим на основе единоначалия для  разрешения  основных  задач,

стоящих перед данной организацией.

     Отдельно  от  приказов  по  основной  деятельности   организации

издаются  приказы по личному составу:  о  приёме  на  работу, перемещениях  по  службе,  увольнении   с   работы,   предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.

     Составление вместо  приказов  записок  о  приёме   на   работу, увольнении, переводах не допускается.

     Служебное письмо. Письма следует  оформлять  на  бланках  формата  А4  или  А5  в зависимости от объёма текста.

     Реквизитами письма являются: наименование организации -  автора документа,  почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона

приёмной руководителя,  номер счета в банке,  дата и регистрационный

индекс,  адресат,  ссылка  на  индекс  и  дату  входящего документа.

заголовок к тексту,  текст, подпись, фамилия  составителя документа и

номер его служебного телефона.

     Текст (содержание) письма должен касаться,  как правило, одного

вопроса. Основное требование к тексту - его  краткость.

     В зависимости от содержания различают  следующие  разновидности

служебных     писем;     письма-запросы,    письма-ответы,    письма

сопроводительные,    рекламационные,    гарантийные,    напоминания,

извещения, приглашения и др.

     Указание. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

     В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

     Распорядительная  часть указания может начинаться словами «Обязываю» или «Предлагаю», которые пишутся прописными буквами с новой строки. В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.

     В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением указания. 
 
 
 
 
 
 

     Выводы

1.Технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

2.Досконально  рассмотрены правила оформления различных видов документов.

3.Проделанная работа поможет в дальнейшем применению знаний на практике. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы: 

1. Богатеев  Р.Х. «Основы делопроизводства». – 1999.
2. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь «Об утверждении инструкции о порядке взаимодействия Министерства юстиции Республики Беларусь, Национального центра правовой информации Республики Беларусь и управлений юстиции областных исполнительных комитетов по вопросам включения нормативных правовых актов в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, а также об особенностях оформления и представления текстов нормативных правовых актов в электронном виде».
3. Приказ «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь».
4. «Секретарское дело» спецвыпуск журнала. – Тула, 1996.
5. Стенюков М.В. «Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению предприятия». - Минск, 1996.
6. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.