Порядок ведения, формирования, оформления и хранения личных дел

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию 
 

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ» 
 

Факультет вечернего и заочного обучения 

Кафедра государственного и муниципального управления 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Документирования в управлении  персоналом» 

Порядок ведения, формирования, оформления и  хранения личных дел. 

                                                                            

                                                Руководитель работы

                                             _______________Ахмадулина  А. Т

                                             "_____"________________20__ г.

                                             Исполнитель

                                             Студент гр. ___________________

                                               _____________________________  Адакаева З. Р.

                                             "_____"________________20__ г. 
 
 
 

Оренбург 2010

Содержание 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Понятие личного дела

 Личное  дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения  о работнике и его трудовой  деятельности. Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу

     Ведение личных дел работников не является обязательным в отношении всех категорий  работодателей.

     Законодательство  РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной  службы. Порядок ведения личных дел  государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

     Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным  актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. №300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами), а также постановление от 21 августа 2004 г. №429 «О Федеральной таможенной службе», которым утверждено Положение о ФТС. На основе этого документа разработано и введено в действие Положение о главном управлении кадров (ГУК) ФТС. Согласно п. 15 Положения на ГУК ФТС возложено ведение личных дел сотрудников службы.

     Наконец, ведение личных дел работников может  быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных  организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости  ведения личных дел работников, а  также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

     Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:

- на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

- работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

     Однако  во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой  работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно  удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции. 

       2. Формирование личных дел работников 

     Формирование  личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

     Формирование  личного дела производится непосредственно  после приема (перевода) работника  на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников. В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ (2002) в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:

- личный листок по учету кадров или анкета;

- дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

- автобиография;

- копии документа об образовании;

- трудовой договор (второй экземпляр);

- договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

- характеристики (рекомендательные письма);

- заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

- выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

- выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

     Наряду  с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

- список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

- выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

     В дальнейшем в личное дело включаются документы:

- подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

- характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

     Все поступающие в личное дело документы  должны располагаться в хронологическом  порядке.

     Основу  личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

- документы об имеющихся изобретениях.

     На  все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

     Сведения  обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

     Дополнение  к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет  табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

     Наряду  с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической  последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

     В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

     С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

     Помимо  перечисленных, в личное дело могут  помещаться и некоторые другие документы  (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

     При формировании личного дела, кроме  того, производится его первичное  оформление. С этой целью:

- личному делу присваивается учетный номер;

- производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;