Поняття про класифікацію документів

 У них  розрізняють текстові і нетекстові  документи. У текстовому документі  знаком служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, бюлетень і т. п.). Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує письмово - слова (мова) закріплені на матеріальному носії умовними знаками листа. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найточніша передача значення. Саме вербальна інформація і створення мови принципово відрізняє соціальну комунікацію від біологічної.

 Поняття  «текстовий документ» може застосовуватися  не тільки до письмових, але і до фонодокументів, що містить мову, інакше кажучи, до всіх текстових документів.

 Одним  з основних видів текстового  документа, в якому інформація  втілена будь-яким способом листи,  є письмовий документ - це частіше  всього літературний документ, зміст якого виражений словесно в письмово зафіксованій формі. Т. є. синонімами терміну «текстовий документ» можуть виступати «письмовий» або літературний документ».

 До письмових  документів можуть бути віднесені  рукописний, машинописний і друкарський документи, оскільки в них мовна інформація зафіксована за допомогою письмових знаків. А спосіб нанесення цих знаків на носії - це їх видова відмінність.

Нетекстовий документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних і інших немовних знаків. Сюди можна віднести: іконічний, ідеографічний, звучний і матричний документи. їх часто називають невербальними (немовними).

 Іконічний документ - той, в якому знак подібний відбиваному об'єкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск і т. п.) Різновидом цього класу документів є документ ізографії, в якому зображення передано системою образотворчих засобів живопису, графіки, фотографії.

 Ідеографічний документ - той,  в якому знаком служить умовне  позначення, що не відображає  реальних предметів або явищ (карта,  ноти, креслення). До цього класу  документів відносяться картографічний  і нотний документи: картографічний  містить зображення особливих об'єктів -поверхні Землі або інших небесних тіл - виконані в особливій знаковій системі; а нотний документ - це запис музичного твору графічними (накреслювальними) знаками, що є особливою системою - нотним записом.

 Звучний документ фіксує  і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).

 Матричний документ виконаний  засобами «матричної мови», тобто  складається з кодових осередків-матриць,  за допомогою яких проводиться  кодування інформації у формі, доступній для «прочитання» машиною (перфокарти, перфострічки, магнітні і оптичні диски, дискети для ЕОМ). Звучні і матричні документи відносяться до класу технічно-кодованих, містили запис, доступний для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворюючої, проекційної апаратури або комп'ютера.

 Комплексний документ поє'днує два або більше знакових засобів фіксації інформації (журнал «Кругозір» з музичним додатком у вигляді грамплатівки; фонетико-розмовний курс іноземної мови, що складається з підручника, компакт-диск-касети із звуковим записом тексту; комплект діапозитивів з текстом; книга з електронною нотною клавіатурою і ін.).

Класифікація документів за призначенням для сприйняття дінформації

 Інформація, зафіксована в документі за допомогою певних знакових засобів, може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано.

 По суб'єкту сприйняття семантичного  змісту всі документи ділять  на читаючих людиною - вони  можуть - бути «прочитані» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів - і читаючих машиною - призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходяться в документі, за допомогою магнітофона, телевізора, принтера, дисплея і т.п.

 До читаючих людиною документів  відносяться всі види видань (книга, журнал, газета і т. д.). Читаючі машиною документи - це мікрофільм, діафільм, магнітна стрічка, грамплатівка, перфокарта, перфострічка, диск, дискета, компакт-диски т.д. на читаючих машиною носіях, запис на яких здійснюється шляхом зміни структури носія. По їх зовнішньому вигляду людина нічого не може сказати про характер запису в таких документах, тому що вона виконана яким-небудь технічним способом (наприклад, зміною глибини звукової доріжки в грамплатівці).

-Класифікація документів по каналу сприйняття інформації

 Інформація, що міститься в  документі, може сприйматися за  допомогою різних органів чуття  (зір, слух, дотик).

По каналу сприйняття знаків, що використовуються для запису змісту, розрізняють візуальний, тактильний, аудіальний і аудіовізуальний документи.

 Візуальний - це документ, зміст  якого людина (реципієнт) сприймає  зором (письмові тексти, графіки,  малюнки, креслення, фотографії, репродукції і т.д. на будь-якому  носії, включаючи екран діапроектора, телевізора або ЕОМ). Зміст тактильного документа сприймається через дотик (книга, журнал для сліпих). Аудіальний - це звуковий або чутний документ, зміст якого може бути сприйнятий тільки слухом (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск). Аудіовізуальний документ - той, зміст якого сприймається одночасно зором і слухом (звуковий кінофільм, озвучений діафільм, відеофільм, відеодиск, комп'ютерна технологія «мультимедіа» і т. д.).

 За підрахунками фахівців, до 75% всієї інформації людина одержує  через органи зору. Аудіальна інформація, складає 13% від всієї поступаючої інформації через органи чуття людини.

-Класифікація документів за  ступенем їх поширеності

 За ступенем поширеності  розрізняють опублікований, неопублікований  і непублікований документи.

 Документ, призначений для широкого і багатократного використовування, має тираж (незалежно від способу тиражування), а також вихідні дані, називають опублікованим. Неопублікований документ містить інформацію, не призначену для широкого розповсюдження, тому він, як правило, не тиражується і існує в обмеженому числі машинописних екземплярів. Представниками цього класу документів є звіт про НДР і ДКР, дисертація, інформаційна карта, депонуючий рукопис, репринт і ін. До непублікованого відносять документ однократного використовування, необхідний для ухвалення конкретних управлінських рішень.

 Завдяки словесному способу  кодування інформеції забезпечується  найточніша передача значення. Великою  особливістю документа є те, що  інформація передається за допомогою  органів чуття і знаків.

2.4. Класифікація  документів за матеріалом носія

 інформації

 За матеріалом носія інформації  виділяють класи документів на  штучній і природній матеріальній  основі.

 Основними різновидами сучасних  документів на штучному носії  є паперові і полімерні (полімерно-плівкові і полімерно-пластинкові) документи.

 Паперовий документ виконаний  на папері або на інших матеріалах, по своїх властивостях схожих  з папером (папірус, пергамент  або сучасні синтетичні замінники  паперу). До класу паперових документів  відносять книги, журнали, газети, ноти, карти, патенти, нормативні документи і ін. види видань, а також перфокарти, паперові перфострічки, фотографії і т.п.

 Плівковий документ створений  на плівковій основі (кіно-, діафільм, діапозитив, магнітна фонограма,  документ із записом інформації для ЕОМ).

 Пластинкові документи створені  на пластмасовій основі (грамплатівки, диски). В окремих випадках вони  створюються на металевій або  скляній основі.

 До винаходу штучних носіїв  інформації її записували на  природних матеріалах: глині, деревній корі, траві (папірус), шкірі (пергамент), камені і ін. Проте зараз природні матеріали як носій інформації використовуються вельми рідко.

 Кожний документ має певну  зовнішню форму свого матеріального  носія. Саме за формою (конструкції) документа на буденному рівні відрізняють книгу від газети, грамплатівку від дискети і т. п., маючи при цьому на увазі, що документ виготовлений у формі книги, диска, магнітної стрічки і ін.

 По матеріальній конструкції  носія інформації виділяють: документ листовий, кодований, картковий, стрічковий, дисковий, комбінований.

 Листовий - це документ у вигляді  одного або декількох листів  будь-якого формату без їх скріплення (листівка, газета, плакат, географічна  карта, афіша, етикетка). Листи,  встановлені один на інший, утворюють стопу

 колода карт, картотека, каталог). Сполучена по довжині стопа  стає кодексом. Кодексовий або  блоковий документ створений  у формі блоку - кодексу, тобто  скріпляючи між собою по одному  краю листів - сторінок (книжковий  блок, альбом, атлас, журнал).

 Картковий - це документ, що  складається з сукупності карток  або перфокарт встановленого  формату (каталожна, поштова, гральна,  перфорована карти, календарик, листівка)

 Стрічковий - це документ, що  є безперервною смугою матеріалу  із записом інформації.

Стрічку можна скрутити у вигляді  рулону або скласти частинами, у  формі гармошки. Вона поширена як книга-ширма, шпаргалка, стрічка принтера. До стрічкових документів відносять також перфострічку, магнітофонну, кіно, відеострічку і  т.п.

 Документи, що мають форму стрічки або нитки, бережуться в барабані, котушці або касеті.

 Котушка - змішаний пристрій  з бічними обмежувачами, призначений  для намотування носія запису  або сигналограми. Касета - змінний  прилад у вигляді коробки, що  містить одну або дві котушки, серцевину, носій запису, що має форму диска. Барабан - що запам'ятовує пристрій, в якому носієм інформації є магнітний шар на поверхні циліндра - барабана, що обертається. Бобина - котушка для намотування магнітної стрічки або кіноплівки.

 Через велику довжину (до  сотні метрів або навіть кілометрів) берегти стрічку в розгорненому  вигляді непрактично, її скручують  або на площині (котушка, касета, бобина), або спіральний по грані  у вигляді диска.

 Дисковий документ - носій запису  інформації у формі диска, тобто скручений в спіраль послідовний ряд знаків (пластинка, диск, дискета, компакт-диск, СБ-КОМ, відеодиск). Місцем розміщення інформації є концентричні доріжки (магнітні, магнітооптичні і оптичні диски, грамплатівки). Дискета - малоформатний магнітний диск, вживаний в ПЕВМ і термінальному устаткуванні, звично на гнучкій підкладці. Диски поміщають в касету або дискасету - вид касети, носій запису або сигналограму, що містить, у формі диска.

 Комбінований документ сполучає  в собі дві або більше форм носіїв інформації (комплект, що складається з книги і касети, набору слайдів і грамплатівки і т. п.).

 Загальною ознакою класифікації, що не відноситься ні до  змісту, ні до форми документа,  є ознака розподілу сукупності  документів за обставинами їх  перебування в зовнішньому середовищі, тобто в часі і просторі. Сюди відносять: регулярність виходу у світ, місце і час появи документа в зовнішньому середовищі і ін.

 Типографські документи, які  розділені на класи, являються  матеріалом носія інформації.

2.5. Класифікація документів по регулярності виходу у світ.

 По регулярності виходу у  світ виділяють періодичні документи,  що виходять через певні проміжки  часу нумерованими або датованими, однотипно оформленими випусками,  і неперіодичні документи, що  виходять в світ однократно і не мають продовження. По регулярності виходу у світ розрізняють щорічник, щомісячник, тижневик, і т.п. До періодичних документів відносяться: газета, журнал, бюлетень, календар, експрес-інформація, серійне і продовжуєче видання. Неперіодичні документи складають книги, брошури, альбоми, карти, афіші, плакати, перфострічки, перфокарти, оптичні диски, дискети, грамплатівки і т.п.

 За часом появи документа  в зовнішньому середовищі розрізняють  оригінал і копію.

 Оригінал - це справжній документ. У видавничій справі - видання, що пройшло редакційно-видавничу обробку, підписане в набір або друк відповідальними особами видавництва і підготовлене до здачі на поліграфічне підприємство для виготовлення друкарської форми. В процесі копіювання оригінал - справжній документ, що піддається відтворенню або розмноженню. Копія документа - документ, відтворюючий інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх. Під зовнішніми ознаками розуміються ознаки, що характеризують спосіб фіксації інформації, носій, фізичне полягання, розмір документа, елементи його правового, видавничого, діловодного, художнього оформлення. Всі раніше видані екземпляри одного тиражу книги - оригінали, їх перевидання (передрук, ксерокопії) - копії.

- Класифікація документів по місцю походження

 По місцю походження і  домінуючої території розповсюдження  розрізняють місцевий документ (в  межах однієї області, міста,  одного або декількох районів,  підприємства, установи, господарства  або учбового закладу); регіональний документ - що вийшов і поширюваний в межах декількох областей або автономної республіки (Крим); національний або загальнодержавний( в масштабах України- Всеукраїнський) і зарубіжний або іноземний(що вийшов або надрукований за кордоном).

Регулярний вихід у світ періодичних і неперіодичних дало нам своєчасне одержання інформації.

 2.6. Типологічна класифікація документів

 Як відомо, типологія документа  - це віднесення його до певного  типу по сукупності ознак. Типологічний  критерій також може бути встановлений в основу організації класифікаційних рядів документів.

 Найбільш суттєві ознаки  для класифікації документів - це  цільове призначення документа,  читацька адреса, характер інформації  або стиль викладу (жанр) твору  і ін.