Понятие, определение служебного письма

Письмо-благодарность  – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину  с выражением благодарности за совершенные действия. 

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных  со значительными событиями в  положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. 

Письма-приглашения, как правило, составляются в свободной  форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В  последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

7

               Порядок движения документов  в офисе. 

Составной часть  документационного обеспечения  управления является документооборот. Документооборотом принято называть движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Движение документов зависит от того, к какой категории они относятся: входящие, исходящие либо внутренние. 

Если это входящие документы, то их порядок движения в  организации следующий:  

- прием, первоначальная  обработка корреспонденции;  

- распределение  документов;  

- регистрация,  рассмотрение руководством;  

- доставка документов;  

- исполнение  документов;  

- распределение  по делам. 

Прием и первоначальную обработку принято проводить  непосредственно в канцелярии, для того чтобы организовать правильно последующую работу с документами.

На этом этапе  движения документов проверяется правильность доставки, целостность упаковки, осуществляется сортировка документов на вскрываемые  и нескрываемые. После этих операций в движении документов корреспонденция вскрывается и проверяется правильность вложений. 

Фиксация факта  и времени поступления документа  осуществляется путем проставления регистрационного штампа, в котором  указывается дата поступления и  порядковый номер документа. 

Заканчивается первоначальная обработка документов их сортировкой и направлением документа  непосредственно по адресу.  

8

Следующий этап движения документов в организации  – это рассмотрение. Его принято  проводить в день их получения. Принятие решений во время движения документов отражается в резолюции, в которой указывается что и кто должен сделать. После принятия решений в соответствии с резолюцией документ, если он не находится в ожидании, направляется в дело.  

Порядок движения исходящих документов в организации включает в себя следующие этапы:  

- составление  проекта;  

- изготовление; 

- согласование; 

- заполнение  документа; 

- подписание; 

- утверждение  (в необходимых случаях); 

- регистрация; 

- отправка; 

- подшивка экземпляра  письма с приложениями в дело.  

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в  справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы). 

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятия, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. 

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования – аналогично движению поступающих документов.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

10