Понятие и сущность электронного документооборота

    Содержание

    Введение

1. Понятие "электронный  документ".

    2. Развитие электронного документа.

Заключение

Список  источников и использованной литературы

    Введение

    Увеличение  объемов информации во всем мире и  бурное развитие новых информационных технологий обусловило появление новых возможностей для ее использования в жизни общества. Более того, изменилась и сама роль информации, которая становится первостепенным и наиболее ценным ресурсом. Появилось понятие "информационное общество", которое активно используется в трудах ученых различных стран, в том числе и Российской Федерации.

    В Российском законодательстве понятие "информатизация" было определено как "...организационный социально-экономический  и научно-технический процесс  создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов".

    Очевидно, что такое определение информатизации открывает новые перспективы в различных отраслях деятельности общества: в научной, культурной, политической и, конечно же, экономической.

    Влияние информатизации на состояние экономики  трудно переоценить, так как она  создала небывалые возможности для развития рыночных отношений, рационализации механизмов управления бизнесом и в государственном, и в частном секторе экономики. Кроме того, изменился сам процесс совершения коммерческих сделок за счет появления новых возможностей для передачи и обработки экономической информации.

    Внедрение новых информационных технологий в  экономику начиналось с внутрикорпоративного уровня (в пределах одной организации) и, пройдя несколько ступеней развития, вышло на иной - региональный

    Уровень, когда произошло становление рынков электронной коммерции по географическому признаку (США и Канада, Западная Европа, Азиатский регион), что привело в дальнейшем к выходу на глобальный уровень, когда информационные технологии превратились в один из неотъемлемых инструментов международной торговли и финансов.¹

    Безусловно, информатизация общества и необходимость  ее правового регулирования постепенно привела и к появлению новой  отрасли права — информационное право - "...формирующийся межотраслевой  комплекс правовых норм, регулирующих общественные отношения в области создания, использования, перемещения и защиты информации (информационных ресурсов)" ²и компьютерного права, как более узкой отрасли, касающейся только информации в электронном виде.

    Внедрение компьютерных технологий для обработки, передачи, хранения и использования информации обусловило создание документов на принципиально новых носителях, что, в свою очередь, вызвало появление таких понятий как "электронный документ" или "документ в электронной форме".

    Полноценное использование таких документов в различных областях деятельности общества оказалось невозможным  без придания им юридической и  доказательственной силы путем соответствующего удостоверения, что, в конечном итоге, привело к появлению понятия "электронная подпись" или "цифровая подпись" в зависимости от технологии, выбранной для создания такой подписи.

    Порядок применения электронных документов и состава их удостоверения требовали  законодательного оформления, и с  середины 1990-х годов многие страны мира приступили к разработке законов, цель которых придать юридическую силу электронным документам и сделать возможным их использование наравне с документами на бумажном носителе.

    1. Понятие "электронный документ"

    Приведем  предварительно фактографическую базу определений нормативных материалов федерального и государственного уровня. Вначале рассмотрим понятия применительно к аналоговому документу, а затем перейдем к электронному документу, определениям законодательства в сфере электронного взаимодействия и предписаниям законопроектов и государственных законов России и ряда стран ближнего зарубежья. Эти законы должны регулировать практическое использование ЭД в ближайшей перспективе, их соблюдение обязательно для всех субъектов права, а их нарушение должно караться. Так что важность адекватного описания объекта правового регулирования не нуждается в доказательствах. Слова в тексте определений выделены нами.

    Федеральный закон "Об обязательном экземпляре документов"³ - "Документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования".

    Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации"⁴, ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело": - "Документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

    ГОСТ "Делопроизводство и архивное дело"⁵: - "реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа";

    "Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения".

    "Документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации ЭВМ";

    "Текст официального документа - информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа";

    "Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления".

    Новая редакция Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации"⁶ (вариант от 2000 года) предназначена для учета новых технологических изменений, прошедших за пять лет с момента принятия закона. В проекте утверждается: "Электронный документ - сведения, представленные в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа".

    Статья 2 проекта федерального закона "Об электронной цифровой подписи": ⁷- "Электронное сообщение - информация, представленная в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники (ЭВТ), иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, могущей быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющей атрибуты для идентификации документа". "Электронный документ - электронное сообщение, имеющее реквизиты для идентификации его как документа".

    Статья 4 проекта федерального закона "Об электронном документе": ⁸- "Электронный документ представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписи или изображения, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств ВТ и электросвязи в целях хранения и общественного использования". Статья 5 проекта: - "ЭД должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком".

    Некоторый разнобой в определениях традиционного документа, конечно, нежелателен, но не критичен. Их применимость и адекватность проверена многолетней практикой и обеспечивается возможностями человека. Иное дело - электронный документ, который воспринимается, преобразуется и обрабатывается компьютером, а не человеком. Отчетливо просматривается тенденция на отождествление терминологии аналогового и электронного документооборота. Даже из общих соображений симметрии (и, соответственно, асимметрии) это настораживает, механистическое распространение понятий в общем случае должно вести к неудовлетворительным результатам.

    Ведь  не требуется, чтобы аналоговый документ, например, денежная купюра, мог бы быть преобразован в форму, пригодную  для однозначного восприятия компьютером. А вот для ЭД требование однозначного восприятия человеком поставлено. С другой стороны, насколько обосновано требование обязательной фиксации ЭД на материальном носителе только потому, что АД непременно зафиксирован. Попробуем разобраться в возникших вопросах.

    В одних определениях прямо заявлено о фиксации объекта, в других - только о его состоянии. Это одно и  то же, так как состояние по умолчанию  предполагает неизменность в течение  конечного промежутка времени. Само слово "состояние" основано на понятии "стоять". В зависимости от функции "элемента ЭВТ" его состояние может меняться с частотой от нуля (домен дисковой памяти) до герц (изображение на мониторе меняется 24-32 раза в секунду) и далее до гигагерц (чип процессора). В какой момент времени фиксировать электронный документ, тем более - "набор состояний элементов ЭВТ", в определениях не говорится, равно как и не конкретизируются сами элементы, состояния которых есть форма представления сведения.

    С позиций перспектив развития электронного взаимодействия все представленные определения ЭД, по меньшей мере, неконструктивны для их применения в практике. Они основаны на неверной в данном случае ассоциации с традиционным документом. Можно говорить о фиксации АД, под которой понимается состояние определенных точек пространства (листа бумаги) в данный момент времени, так как АД неотделим от носителя. Электронный документ отделим от носителя, существует в двух формах: пассивной - хранение; и активной - передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости восприятия человеком. Нельзя говорить об обязательной фиксации или о состоянии электронного документа, если рассматривается активная форма его существования - тот промежуток времени, в течение которого он воспринимается, обрабатывается или передается.

    Законодатели не понимают и даже не осознают динамический характер активного существования ЭД. Грубо говоря, ЭД индицируется во времени, а не в пространстве: чтобы переместить на малое расстояние ЭД очень большого объема, достаточно ничтожного сечения провода, но значительное время, пропорциональное объему документа. Для аналогового документа ситуация обратная: АД индицируется в пространстве, а не во времени. Для того, чтобы переместить на малое расстояние АД очень большого объема достаточно ничтожного времени, но значительный объем пространства, пропорциональный объему документа.

    С определенными натяжками требование закона можно применить к статическим  реализациям ЭД в режиме хранения на магнитном носителе: но и здесь  координаты хранения неопределимы - где-то на диске. Если полагать, что "ЭД зафиксирован на машинном носителе", то становится недопустимой стандартная операция "дефрагментация диска". А как понимать дублирование файла на двух дискетах, его перезапись? Или передачу документа, файл был зафиксирован на одной машине, а теперь - на другой? Приходим к абсурду: фиксация (неизменность!) подразумевает изменение и в пространстве и во времени.

    Мы  опять приходим к отличию макромира  предметов, ньютоновской механики, от микромира атома, квантовой механики. Предмет можно зафиксировать, электрон - невозможно, электрон существует, пока он движется. Предмет есть нечто сплошное, атом почти весь состоит из "пустоты". Образное, аналоговое отображение базируется на параллельной обработке информации: воспринимается весь предмет сразу, все множество сигналов, исходящих от отдельных точек предмета. В электронной среде информация обрабатывается принципиально последовательно. Когда в технике говорят о параллельной обработке, это всегда означает небольшое число каналов, несопоставимое с восприятием образа человеком.

    Если  определения законов положить в  основу работы с ЭД, то придется забыть об активизации документа, об его  обработке, передаче, да и хранении - запись есть преобразование динамической реализации в статическую. Строго говоря, предписания законов фактически исключают электронное взаимодействие.

    Рассмотрим  теперь требование, что ": ЭД должен быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком". Если следовать данному предписанию, то надо запретить использование ЭД, по крайней мере, в коммерческой деятельности - наиболее привлекательной и экономически эффективной области применения электронных документов. Так, почти все документы, связанные с документальным оформлением финансовых потоков, технологически реализуются в форме, недоступной для восприятия человеком, даже при их визуализации. Электронное платежное поручение есть некоторая строго упорядоченная совокупность двоичных чисел: номер (шифр) типа финансового документа, числовой адрес банка, клиента, номер счета, сумма, валюта, одна или несколько электронных цифровых подписей (ЭЦП), и др. банковские реквизиты.⁹ ЭЦП при визуализации представляется (в зависимости от стандарта) числом, включающим до 1000 двоичных разрядов, к тому же номера корреспондентского и банковского счета требуют еще по 80 разрядов, и т.д.