Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота

 

 

Содержание

Введение................................................................................................................2 стр.

1. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота...................................................................................3-5 стр.
2. Система доступа к конфиденциальным документам..........................6-9 стр.
3. Организация исполнения конфиденциальных документов............10-15 стр.
4. Отправление конфиденциальных документов.................................16-18 стр.

Заключение..........................................................................................................19 стр.

Список литературы.............................................................................................20 стр.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Термин «конфиденциальный документ» имеет латинское происхождение: confidential - доверие (доверительный, не подлежащий огласке, секретный), documentum - доказательство, свидетельство. То есть конфиденциальный документ - это документ, содержащий какую-то тайну и поэтому имеющий ограниченный доступ.

Ограничение доступа к информации устанавливается федеральными законами в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства. Любая форма завладения и пользования конфиденциальной информацией без прямо выраженного согласия ее собственника (за исключением случаев, указанных в законе) является нарушением его прав, т.е. неправомерной.

Конфиденциальными в соответствии с законом являются, в частности, такие виды информации, как личная тайна, непосредственно затрагивающая права и свободы гражданина, или его персональные данные, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений. Конфиденциальная информация может быть получена гражданами (физическими лицами) при исполнении ими профессиональных обязанностей или организациями при осуществлении ими определенных видов деятельности (профессиональная тайна).                                              

Конфиденциальная информация может составлять коммерческую тайну, служебную тайну или иную тайну.

 

1. Понятие и принципы организации конфиденциального документооборота

В открытом делопроизводстве документооборот предприятия определяется как движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В соответствии с этим определением движение поступивших документов начинается с момента их получения, однако до регистрации документы проходят стадии предварительного рассмотрения, распределения, определения состава документов, не подлежащих регистрации, доклада документов руководству, передачи части из них в структурные подразделения.

В конфиденциальном делопроизводстве предварительное рассмотрение, передача по назначению и другие работы с поступившими документами осуществляются тоже с момента их получения, но до начала движения они должны быть учтены. Следовательно, движение поступивших конфиденциальных документов начинается после того, как они учтены. Изданные на предприятии открытые документы включаются в документооборот с момента их создания. Документ считается созданным только тогда, когда он подписан (утвержден). После подписания производится регистрация и начинается движение документа. Поэтому фактически документ включается в документооборот с момента его регистрации.

В конфиденциальном делопроизводстве изданные документы включаются в документооборот тоже с момента их учета. Но учет документов осуществляется не после подписания, а на стадии подготовки их проектов. С момента учета до подписания документы находятся в движении (прием-передача между исполнителями и подразделением конфиденциального делопроизводства, визирование), то есть они уже включены в Документооборот. Поэтому применительно к конфиденциальным документам неправомерно говорить, что они включаются в документооборот с момента их создания.

Движение документов выделенного хранения также начинается после их учета. В приведенном определении открытого документооборота движение документов завершается окончанием исполнения или отправкой. В конфиденциальном делопроизводстве движение поступивших и изданных документов завершается их отправлением, подшивкой в дело или переводом на учет документов выделенного хранения. Движение документов выделенного хранения заканчивается их отправлением, уничтожением или передачей на архивное хранение.

С учетом всего сказанного, можно дать определение конфиденциального документооборота как движение конфиденциальных документов» момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хранения поступивших и изданных документов и до отправления, уничтожения или передачи на архивное хранение документов выделенного хранения.

Целью и открытого, и конфиденциального документооборота является обеспечение исполнения и использования документов. В процессе движения документов нужно создавать условия для сохранности документов, ибо их утрата исключает возможность исполнения и использования. Вместе с тем важной отличительной чертой и особенностью конфиденциального документооборота является необходимость защиты документов от несанкционированного доступа к ним с целью предотвращения утечки конфиденциальной информации. Поэтому организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

 

 

 

- разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;

- исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;

- целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;

- исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;

- фиксированной передачи конфиденциальных документов;

- обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;

- персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.

 

 

 

 

2. Система доступа к конфиденциальным документам

 

Конфиденциальные документы являются документами ограниченного доступа. Это означает, что знакомиться и работать с ними могут только лица получившие на то соответствующие разрешения. Порядок получения и оформления таких разрешений устанавливается на каждом предприятии системой доступа к конфиденциальным документам, которая представляет собой совокупность норм и правил, определяющих, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление, а также, каким образом оформляются такие разрешения в зависимости от вида учета документов.

При разработке системы доступа к конфиденциальным документам необходимо руководствоваться следующими подходами.

1. Доступ к конфиденциальным  документам может предоставляться  только лицам, имеющим оформленный  в установленном порядке (контрактом, приказом) допуск к соответствующему  виду тайны и давшим письменное  обязательство (в контракте или  специальной подписке) о неразглашении  ставших им известными конфиденциальных  сведений. Допуск к соответствующему  виду тайны является основанием  для доступа к конкретным документам  в пределах этого вида тайны.

2. Доступ к конфиденциальным  документам должен быть обоснованным  и правомерным, т.е. базироваться  на служебной необходимости ознакомления  с конкретным документом именно  данного лица.

3. Система доступа должна давать  возможность обеспечивать пользователей  всеми необходимыми им в силу  служебных обязанностей конфиденциальными  документами, но только теми, которые  действительно необходимы для  выполнения конкретных видов  работ. К сожалению, этот подход  не всегда четко соблюдается. С одной стороны, стремясь максимально  сократить количество лиц, допускаемых  к конфиденциальным документам, на некоторых предприятиях не  знакомят часть пользователей  с необходимой им для служебной  деятельности информацией и тем  самым снижают качество этой  деятельности, с другой стороны - знакомят пользователей с конфиденциальными  документами, не связанными напрямую  с их функциональными обязанностями, но, как выражаются, необходимыми  им «для общего развития» или  «расширения кругозора», что приводит  к разглашению информации, т.е. неправомерному  доведению информации до лиц, которые не должны ее знать.

4. Доступ к конфиденциальным  документам должен быть санкционированным, т.е. осуществляться только по  соответствующему разрешению.

5. Доступ к конфиденциальным  документам могут предоставлять  только уполномоченные на то  должностные лица, при этом соответствующее  должностное лицо может давать  разрешение на ознакомление с  входящими в сферу его деятельности  конфиденциальными документами  только установленному кругу  лиц и только по служебной  необходимости.

6. Доступ должен оформляться  письменно по каждому конкретному  конфиденциальному документу. При  необходимости ознакомления пользователя  только с частью документа  в разрешении на ознакомление  должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми  можно знакомить пользователя. Составители (исполнители) документов и лица, которые визировали, согласовывали, подписывали, утверждали документы, а также лица, указанные в тексте распорядительных документов, допускаются к таким документам без оформления дополнительных разрешений, если они продолжают выполнять те же функциональные обязанности. В первом случае это обусловлено тем, что перечисленные лица как бы автоматически в силу своего служебного положения уже получили доступ к документам на стадии их подготовки, во втором - тем, что с поручением, содержащимся в распорядительном документе, исполнитель должен быть ознакомлен обязательно, чтобы знать, что ему поручено, поэтому оформление дополнительного доступа теряет всякий смысл.

Поскольку система доступа к конфиденциальным документам содержит в себе значительное количество правовых положений, а нарушение ее требований, приводящее, как правило, к разглашению конфиденциальной информации, влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую и в некоторых случаях уголовную ответственность виновных лиц, то ее следует закреплять в специальном нормативном документе, который обычно называется «Положение о системе доступа к конфиденциальным документам».

Положение должно основываться на вышеизложенных подходах и может включать в себя следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Полномочия должностных лиц  по разрешению доступа к конфиденциальным  документам.

3. Порядок оформления разрешений  на доступ к конфиденциальным  документам.

Положение может разрабатываться подразделением конфиденциального делопроизводства или ПДЭК. Оно подписывается разработчиками, визируется всеми лицами, имеющими право давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, и утверждается приказом руководителя предприятия. В приказе определяются и мероприятия по введению Положения в действие (порядок изучения Положения пользователями, технология осуществления контроля за его выполнением и др.). С утвержденным Положением должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники предприятия, работающие с конфиденциальными документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация исполнения конфиденциальных документов

 

В соответствии с утвержденным Положением о системе доступа к конфиденциальным документам после учета документов осуществляется их рассмотрение и передача для исполнения.

При большом объеме поступающих документов целесообразно осуществлять их предварительное распределение по уровням принятия решений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без рассмотрения руководителем предприятия. В этом перечне полномочия по принятию решений по исполнению документов делегируются на соответствующий уровень управления. В перечень включаются конкретные наименования поступающих документов, имеющих, как правило, типовой и повторяющийся характер, которые адресуются заместителям руководителя предприятия, руководителям подразделений или непосредственным исполнителям без рассмотрения этих документов руководителем предприятия.

Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей, а следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководителей различного ранга от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований системы доступа к поступившим документам.

Не включенные в перечень поступившие документы, а также изданные документы и документы выделенного хранения, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем предприятия, передаются ему под подпись в «Журнале передачи конфиденциальных документов», если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за их учет.

При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы. Если после рассмотрения документов в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства у руководителя остается часть их, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.

В процессе рассмотрения документов на них пишутся резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (предписываемое действие), срок исполнения (при необходимости), подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей. Если ответственным исполнителем назначается лицо, указанное в резолюции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или через тире проставляется «отв.».