Альбом согласовывается и утверждается
аналогично Табелю. Подписывает его также
руководитель службы ДОУ. Как правило,
Альбом создается в виде подлинника, на
бумаге, а также в электронном виде.
Примерный перечень нормативных документов,
регламентирующих организацию документационного
обеспечения управления предприятия:
- Конституция Российской Федерации.
- Гражданский кодекс Российской Федерации
(части I и II).
- Федеральный закон от 28.08.1995 г. № 154-ФЗ
«Об общих принципах местного самоуправления
в Российской Федерации» (с последующими
изменениями).
- Федеральный закон РФ от 25.01.1995 г. «Об
информации, информатизации и защите информации».
- Федеральный конституционный закон РФ
от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном
гербе Российской Федерации».
- Федеральный закон РФ от 10.01.2002 г. «Об
электронной цифровой подписи».
- Федеральный закон РФ от 27.12.2002 г. № 184-ФЗ
«О техническом регулировании».
- Закон Российской Федерации от 25.10.1991
г. № 1807-1 «О языках народов Российской
Федерации» (в ред. Федерального закона
от 24.07.1998 г. № 126-ФЗ).
- Основные требования к концепции и разработке
проектов федеральных законов (утверждены
Постановлением Правительства РФ от 02.08.2001
г. № 576).
- Указ Президента Российской Федерации
от 02.05.1996 г. № 638 «О порядке подготовки
проектов указов, распоряжений Президента
Российской Федерации, предусматривающих
принятие постановлений, распоряжений
Правительства Российской Федерации».
- Правила подготовки нормативных правовых
актов федеральных органов исполнительной
власти и их государственной регистрации
(утверждены Постановлением Правительства
Российской Федерации от 13.08.1997 г. № 1009
(с последующими изменениями)).
- Распоряжение Правительства Российской
Федерации от 31.10.2000 г. № 1547-р «О совершенствовании
делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти и усилении исполнительской
дисциплины».
- ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» (утвержден
Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998
г. № 28).
- ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документации»
(утвержден Постановлением Госстандарта
РФ от 03.03.2003 г. 65-ст).
- Государственная система документационного
обеспечения управления. Основные положения
(одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988
г. Введена в действие Приказом Главархива
СССР от 25.05.1988 г. №33).
- Типовая инструкция по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти (утверждена Приказом Росархива
от 27.11.2000 г. № 68).
- Квалификационный справочник должностей
руководителей, специалистов служащих
(утвержден Постановлением Минтруда РФ
от 21.08.1998 г. № 37).
- Общероссийский классификатор управленческой
документации ОК 011 -93 (утвержден Постановлением
Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299).
- Перечень типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций,
с указанием сроков хранения (утвержден
Росархивом 06.10.2000г.).
- Нормы времени на работы по документационному
обеспечению управленческих структур
федеральных органов исполнительной власти
(утверждены Постановлением Минтруда
и социального развития РФ от 26.03.2002 г.
№ 23).
Проверьте перечень нормативных
документов на их актуальность, т.к. некоторые
уже устарели и утратили силу.
1.4 Структура служб ДОУ. Основные функции
служб ДОУ
На сегодняшний день различают четыре
основных организационных структуры службы
ДОУ:
1. Управление делами.
2. Канцелярия.
3. Общий отдел.
4. Секретарь.
Управление делами создаётся в министерствах
и ведомствах как структура, в которой
выполняется работа с документами, и как
орган контроля и координации делопроизводства
в центральном аппарате отрасли. Являясь,
по сути, структурным подразделением организации,
управление делами, в свою очередь, подразделяется
на следующие структурные типовые подразделения:
1. Секретариат – это структурное
подразделение, создаваемое для
обслуживания руководства организации.
В его состав входят:
- приемная;
- секретариат руководителя и секретариаты
заместителей руководителя;
- секретариат коллегии;
- протокольное бюро;
В функции секретариата входит:
- предварительное рассмотрение и подготовка
к докладу руководителю поступающих на
его имя документов;
- подготовка по указанию руководителя
проектов отдельных документов и их согласование
с функциональными структурными подразделениями
организации;
- организация и документационное обслуживание
совещаний, проводимых руководителем,
документирование деятельности коллегиальных
органов управления.
2. Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический
центр.
К его функциям относятся:
разработка и внедрение мероприятий
по совершенствованию технологии делопроизводства;
разработка нормативно-методического
обеспечения делопроизводства (положений,
инструкций, правил, регламентов, табеля
унифицированных форм и др.);
разработка классификационных справочников
(номенклатура дел, классификаторы, перечни
документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в свою очередь,
подразделяется на:
- экспедицию;
- бюро переписки;
- бюро учета и регистрации документов;
- компьютерный центр обработки и размножения
текстов документов.
4. Отдел писем
5. Центральный архив
6. Инспекция
Канцелярия, как и другая организационная
структура службы ДОУ, создается на предприятиях,
в научно-исследовательских, проектно-конструкторских
организациях, высших учебных заведениях.
В структуре канцелярии обычно работают
следующие подразделения (отделы, секторы,
группы):
1. Экспедиция – специализированный
участок, осуществляющий прием и
отправку по почте и курьерской
связи документации и корреспонденции.
2. Подразделение по учету и
регистрации документов, в задачи
которого входит регистрация
входящих, исходящих и внутренних
документов, контроль соответствия
принятым правилам оформления
документов, формирование и ведение
справочно-информационного массива.
3. Группа контроля (бюро, инспекция,
отдел) осуществляет контроль за
сроками исполнения устных распоряжений
руководителя, анализ исполнительской
дисциплины, информирование руководства
о ходе выполнения документов и поручений.
4. Группа писем (обращений граждан)
занимается приемом и учетом
предложений, заявлений и жалоб
граждан. Ее функции следующие:
- подготовка обращений к рассмотрению
руководством;
- контроль за сроками подготовки ответных
документов в структурных подразделениях
организации;
- извещение заявителей о результатах
рассмотрения их обращений;
- организация приема граждан по личным
вопросам руководством организации.
5. Группа подготовки документов
осуществляет перепечатку документов
с черновиков, считку и правку
текстов документов, учет выполняемой
работы.
6. Копировально-множительное бюро,
как правило, имеет место в
тех организациях, деятельность
которых связана с рассылкой
большого количества нормативной
или распорядительной документации.
Задачи бюро сводятся к копированию
документов, тиражированию текстов
документов, подготовке рекламной
продукции, буклетов, брошюр.
7. Архив организации – осуществляет
прием от структурных подразделений
отработанных и подготовленных
к хранению дел, оказание им
методической помощи, ведет учет
и хранение документов, контроль
за соблюдением правил формирования,
хранения и использования дел
в структурных подразделениях, готовит
дела к передаче на государственное
хранение.
Общий отдел является службой по работе
с документами в исполнительных органах
власти и исполнительных структурах (мэрия,
префектура, муниципалитет) местного самоуправления.
В общих отделах обычно создаются те
же участки, которые характерны для канцелярии,
однако сюда подключаются такие подразделения,
как протокольный отдел, группа писем,
приемная. Наличие этих структур объясняется
спецификой деятельности, характером
управленческих процедур, порядком принятия
решений и особенностями документирования
в этих учреждениях.
Протокольная группа создается в составе
учреждений, имеющих в своей структуре
постоянно действующий коллегиальный
орган. Выполняет функции:
- подготовка проектов нормативно-распорядительных
документов (редактирование, оформление
и выпуск), писем, справок, их согласование
со структурными подразделениями;
- анализ документов, подготовленных структурными
подразделениями;
- подготовка заключений по документам,
подготовленным структурными подразделениями;
- организация и проведение заседаний
коллегиального органа, документирование
их деятельности.
Секретарь учреждения выполняет всю
работу с документами в небольших учреждениях
и организациях, не имеющих внутренней
организационной структуры.
Таким образом, действующие нормативно-методические
документы регламентируют наименование
и примерную структуру службы ДОУ государственных
предприятий, учреждений, организаций.
Что касается негосударственных структур,
то решение о создании службы, ее названии
и внутренней структуре принимает руководство
организации. В совместных предприятиях
этот вопрос решает правление, в акционерных
обществах – учредительная конференция,
в кооперативных структурах – общее собрание
членов кооператива.
Установление оптимального численного
состава службы ДОУ производится исходя
из объема возложенных на данное подразделение
задач на основе сведений о нормах времени,
установленных для выполнения тех или
иных видов работ по документационному
обеспечению управления и с учетом квалификационных
требований к работникам, которым поручено
выполнение соответствующих видов работ.
Так, в соответствии с «Нормами времени
на работы по документационному обеспечению
управленческих структур федеральных
органов исполнительной власти» от 26 марта 2002 г. N 23
установлены нормы времени на выполнение
следующих работ:
- по документационному обеспечению структурных
подразделений федеральных органов исполнительной
власти;
- по составлению и ведению номенклатуры
дел указанных подразделений;
- по документированию деятельности коллегиальных
органов;
- по автоматизации архивного хранения
документов;
- отдельных видов работ по документационному
обеспечению (в том числе по оформлению,
обработке, регистрации, учету, хранению
и поиску документов);
- справочно-аналитической работы по документам.
1.5 Формирование службы ДОУ
Рассмотрим далее общий порядок формирования
службы ДОУ предприятия (организации,
учреждения). Этот порядок предусматривает:
- изучение нормативно-правовых актов
и организационно-распорядительных документов
по вопросам документационного обеспечения
управления;
- подготовку служебной записки с обоснованием
необходимости формирования службы ДОУ;
- разработку проекта организационной
структуры службы ДОУ;
- разработку проекта численного состава
службы ДОУ;
- разработку проекта штатного расписания
службы ДОУ;
- разработку проекта положения о службе
ДОУ;
- разработку проекта инструкции по документационному
обеспечению управления;
- разработку проектов инструкций по отдельным
видам (направлениям) деятельности;
- разработку проектов должностных инструкций
работников службы ДОУ из руководящего
состава;
- разработку норм выполнения работ по
документационному обеспечений управления;
- разработку схемы взаимодействия службы
ДОУ с другими структурными подразделениями
предприятия, а также с другими предприятиями
(организациями, учреждениями);
- разработку проекта приказа о формировании
службы ДОУ (о внесении изменений в штатное
расписание предприятия) и о назначении
руководящего состава службы ДОУ: руководителя
службы и, если это предусмотрено штатным
расписанием службы, его заместителя (заместителей).