Понятие «документооборот». Основы организации документооборота.

     При ведении карточной системы регистрации  документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные  бланки-шахматки для отметок об использовании  очередного порядкового номера при  регистрации документов.

     Установлен  следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих документов);
• индекс поступления документа (для входящих документов);
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа — ответа);
• номер дела.

     В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

     • исполнители;

     • расписка исполнителя в получении документа;

     • ход исполнения;

     • приложения и др.

     Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

     Регистрация документов-ответов должна вестись  на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается  самостоятельный порядковый регистрационный  номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 

     Контроль  исполнения документов

     Контролю  подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

     • постановку документа на контроль;

     • проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

     • проверку и регулирование хода исполнения;

     • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

     Основная  цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

     Сроки исполнения исчисляются в календарных  днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления.

     Типовые сроки исполнения документов устанавливаются  актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

     Индивидуальные  сроки устанавливаются руководителем  предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа  или в резолюции руководителя.

     Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем  порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — руководителем, который их установил.

     Перенесение срока исполнения документа по просьбе  исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после  получения докладной записки  от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

       При организации контроля исполнения  используются экземпляры РКК,  заполняемые при регистрации  документов.

       Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются  по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

     Службой контроля осуществляются следующие  операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;
• направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
• снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• формирование картотеки исполненных документов.

     Проверка  хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем  порядке:

       • заданий последующих лет — не реже одного раза в год;

       • заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

       • заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

       Служба ДОУ должна вести не  только формально-сроковый, но и  предупредительный контроль, т.е.  не только напоминать исполнителям  о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного  срыва и принимать меры по  их устранению, информируя руководство  и помогая организовать исполнение  документа.

     Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого  документированного подтверждения  исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом  исполненном документе.

     Результаты  работы исполнителей с контролируемыми  документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться  службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях  повышения исполнительской дисциплины.  

     План  работ по совершенствованию  делопроизводства

     Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может  внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

     Именно  секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения  по его изменению.

     Совершенствование делопроизводства на предприятии можно  проводить по примерному плану:

     1. Документирование

     1.1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.

     1.2. Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).

     1.3. Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.

     1.4. Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).

     1.5. Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.

     1.6. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.

     2. Организация работы с документами

     2.1. Изучение и анализ технологии работы с документами.

     2.2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования.                

      2.3. Составление номенклатуры дел.

     2.4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

     2.5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.

     2.6. Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.

     2.7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

     2.8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

     2.9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

     2.10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.

     Секретарь-референт может внести посильный вклад  в решение какой-либо проблемы, стоящей  перед руководителем. Некоторые  секретари считают свою должность  слишком незначительной, чтобы оказывать  влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки  своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря, что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все". Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.

     Секретарю необходимо:

     - знать основные направления работы руководителя и фирмы;

     - знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;

     - предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;

     - выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.

 

     

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Подводя итог изложенному, можно сделать  следующие выводы:

1. Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
2. Различают три основных потока документации:

     • документы, поступающие из других организаций (входящие);

     • документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

     • документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

3. Документы, поступающие в организацию, проходят:

     • первичную обработку;

     • предварительное рассмотрение;

     • регистрацию;

     • рассмотрение руководством;

     • передачу на исполнение.

4. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
5. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

     • постановку документа на контроль;

     • проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

     • проверку и регулирование хода исполнения;

     • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

6. Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте.