Понятие делопроизводство и исторические аспекты его становления

Основы делопроизводства

Понятие делопроизводство и исторические аспекты его становления (ЛЕКЦИЯ 1).

1.История становления  кадровых служб.

2.Делопроизводство и его  функции.

3.Нормативные акты по  документированию управленческой  деятельности.

4.Классификация документов.

5.История становления  делопроизводства.

 

1. До начала 20 века решением кадровых вопросов занимались хозяева предприятий.

В 1960 г. американец Б. Гудрен организовал бюро по найму и увольнению (по кадровым целям).

1910 г. компания «Плимптен - Пресс» организовала отдел кадров, который осуществлял учёт фактического использования работающих и выполнения ими конкретных задач.

1912 г. в Америке появились  специальные подразделения, на которые  возлагались функции посредничества  между персоналом и администрацией (прообраз кадровых служб).

С 1920 г. отделы кадров распространяются по Европе.

С 1930 г. отделом кадров были предоставлены полномочия по разработке единой политики по отношению к персоналу, по заключению трудовых соглашений и контролю их выполнения. Вплоть до 1960 годов деятельность этих структур считалась вспомогательной. Кадровая работа делалась на периферии руководства и считалась второстепенной.

Постепенно  система управления персоналом трансформировалась в интегрированную систему управления человеческими ресурсами.

В нашей стране в советский период почти на всех предприятиях существовали кадровые отделы. Они занимались следующими вопросами:

• Наём/увольнение
• Обучение/переобучение и повышение квалификации
• Ведение кадровой документации
• Распределяли льготы
• Составляли распорядок дня и занимались его учётом
• Организация сельскохозяйственной работы

Сегодня в силу возросшей важности и многопрофильной работы прежние кадровые службы преобразовываются в службы персонала или в службы человеческих ресурсов.

2.Делопроизводство – это документирование деятельности организации. Это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.

От делопроизводства отходят и взамен приходят ДОУ (документационное обеспечение управления). Объект делопроизводства – документ – это материальный объект с информацией, закреплённый созданным человеком способом, для её передачи в пространстве и во времени.

Документ, оформленный в установленном порядке, называется официальным или управленческим.

Вид документа – это понятие, употребляемое для группы документов одного названия (постановление, приказ, рапорт).

Разновидность документов – детализирует понятие, вид, уточняет характер деятельности документированный данным видом.

Документ обеспечивает закрепление, сбор, обработку, передачу, использование и хранение информации.

Функции документов:

1. Информационная
2. Управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы)
3. Коммуникативная
4. Правовая (может оказаться средством доказательства)
5. Организационная
6. Научно – историческая

Для того, чтобы разобраться в многообразии документов разработаны определённые правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.

 

3.

Нормативные материалы по документированию управленческой деятельности и по организации с документами.

1. Трудовой кодекс
2. ГСДОУ «Государственная система документационного обеспечения управления» - это наиболее полный нормативный акт регулирующий работу с документами, в котором изложены единые требования к документированию управленческой деятельности.
3. ГОСТ Р6.30 – 2003 года – в нём сформулированы требования к оформлению организационно – распорядительной документации.
4. ГОСТ Р51141 – 98 – делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
5. «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» - устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.

4. Это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания формы  составления и тому подобное с целью  организации и повышение эффективности работы с ней.

1. По видам деятельности (по назначению)

• Научно – технические
• Конструкторские
• Технологические
• Проектно – сметные
• Нормативные
• Организационно – распорядительные
• Расчётные

2. По наименованию:

• Научные отчёты
• Чертежи
• Схемы
• Технологические и другие карты
• Распоряжения

3. По способу фиксации:

• Письменные (рукописные/машинописные/типография/подготовленные на множительных аппаратах)
• Графические
• Кино/фоно/фото документы

4. По месту составления:

• Используемые для решения внешних и внутренних вопросов.

Внешние: входящая и исходящая.

5. По степени сложности:

• Простой (рассматривает 1 вопрос)
• Сложный (более 2)

6. По степени гласности:

• Несекретные (открытые)
• Документы с ограниченным доступом
• КТ – коммерческая тайна
• ДСП – документы для служебного пользования

7. По срокам хранения:

• Постоянные (пока существует организация; до отмены или замены новыми документами)
• Временные (до 10 лет и свыше 10 лет)

8. По стадиям создания:

• Черновики
• Подлинники (единственный экземпляр документа)

могут быть оформлены:

• Копии – идентичное воспроизведение подлинника
• Отпуска – копия документа, изготовленная под копирку при оформлении подлинника
• Выписка – завершённая часть
• Дубликат – копия, второй или следующий экземпляр документа

9. По происхождению:

• Личные
• Служебные

10. По степени обязательности:

• Информационные – содержат факты о производственной деятельности организации
• Директивные – носят обязательный характер для исполнения. Носят юридическую или техническую ноту.

11. По степени унификации:

• Индивидуальные – по содержанию, специфические
• Трафаретные – имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые оформлены при окончательном оформлении.
• Типовые – рассчитаны на однородных процессах
• Примерные – носят ориентированный характер, по аналогии
• Унифицированные – входят в систему

12. По характеру содержания:

• Первичные – исходящая информация
• Вторичные – оформленные во вторичных информациях

5.

Исторические аспекты становления делопроизводство.

Письмо в современном виде появилось на свет с рождением цивилизации. Сначала ограничивались хроникой и перечислением событий. Затем по мере развития государственности с дифференциацией общества возникла потребность в регламентации норм поведения, создании законов и документирование событий.

Первые упоминания о правилах составления документов дотируется 10 веком. В этих документах содержались рекомендации о том, как составлять письменные завещания и подорожные грамоты для купеческих кораблей.

Историки делят документ о ведение на 2 этапа: приказное и коллежское. Приказное получило название от приказов. Первые учредительные места возглавляли приказные судья. В подчинении были дьяки и подъячии. Они занимались оформлением деловой переписки. В письме использовалась столбцовая форма документа, т.е. текст наносился на склеенные в виде столбца бумаги.

Серьёзные изменения произошли при Петре 1. Он отменил столбцовую форму и издал указ о всеобщем переходе книжной или листовой форме, а также указом от 28 марта 1708 года ввёл гражданский шрифт вместо церковно-славянского.

В 1720 году Петр 1 издаёт «Генеральный регламент», который в законодательном порядке закрепил новые правила документирования и ввёл строгую систему организации делопроизводства и оно становится коллежским. Оно становится самостоятельной, получив название «Канцелярия». Возглавлял – Секретарь.

Дальнейшее развитие делопроизводство получило при Екатерине 2. В 1775 году был принят документ «Учреждение для управления губернией». Он впервые определил правила делопроизводства на местах.

Ленин издал указ «О форме бланков государственных  учреждений».

Лишь в 60 годы 20 века появились государственные стандарты.

Российской федеральной архивной службы.