Передача документов на архивное хранение

     Особенности документа. Это могут быть языковые или художественные особенности, придающие  документу уникальность. Такие документы  отбирают на хранение независимо от его  содержания, происхождения или принадлежности.

2. Оформление документов, сдаваемых в архив.

       Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел производится работниками службы делопроизводства

      Основные правила формирования дел.

    1. В дела следует помещать исполненные  документы (факт исполнения должен  быть документально подтвержден  в отметке об исполнении или  иным аналогичным образом), относящиеся  к одному календарному году, за  исключением переходящих дел. Документы внутри дела, как правило, располагаются либо в обратной хронологической, либо в вопросно-логической, либо в комбинированной последовательности вместе с приложениями к ним.

    2. Формирование документов в дела  следует производить в зависимости  от сроков хранения (временных  - до или свыше 10 лет или постоянных), при этом общий объем дела (тома, части) не должен превышать  250 листов.

    3. Документы коллегиальных органов  управления целесообразно помещать  в два дела - материалы по подготовке  протокольных мероприятий и материалы  проведения протокольных мероприятий  (в том числе протоколы и  решения). Приказы и распоряжения  по кадрам (персоналу) помещаются  в дела раздельно друг от  друга и от приказов (распоряжений) по основной деятельности предприятия.

    4. Копии поступающих на предприятие  законодательных и нормативно-правовых  актов, организационно-распорядительных  и нормативно-методических документов  помещаются в отдельное дело, а изданные в виде брошюр  хранятся отдельно от указанного  дела. Прилагаемые к помещенным  в дело документам материалы,  как правило, хранятся вместе  с ними.

    5. Документы протокольных мероприятий  помещаются в дело в соответствии с прямой нумерацией (по возрастанию номеров). Материалы к соответствующим протоколам помещаются в дела непосредственно после них.

    6. Утвержденные документы помещаются  в дело отдельно от проектов, при условии, что последние  подлежат хранению в составе  дел. Документы переписки - телеграммы, телефаксограммы, телексограммы, электронные письма - помещаются в дела в виде бумажных копий (распечаток или ксерокопий), при этом ответные (исходящие) документы обычно следуют за входящими.

    Не  допускается помещать в дела документы, подлежащие возврату, а также их дублетные экземпляры и черновики. Личные дела работников формируются по мере приобщения к ним документов с соблюдением установленных правил.

    В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.  Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

    Дела  временного (до 10 лет включительно)  хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации  документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

   Полное  оформление дела предусматривает:

• перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течении года);
• нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;
• составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;
• составление заверительной надписи дела;
• подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

      Устав предприятия и другие учредительные  документы формируются в самостоятельное  дело.

  Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись (Приложение № 1). В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа

3. Составление описи дел.

         Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

        Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

         В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

        Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

         Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).

      Для дел, содержащих ценные документы, составляется внутренняя опись (Приложение №2). В нее вносится каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела с указанием индекса документа, его даты, содержания и номера листа.

         В опись дел по основной деятельности организации включаются:

• устав (учредительный договор); свидетельство о государственной регистрации;
• документы о правах на имущество, находящегося на балансе; положение о филиалах;
• финансовая отчетность;
• протоколы общих собраний правления;
• акты ревизий и проверок;
• внутренние документы организации;
• приказы по основной деятельности;
• годовые планы и другие документы (по усмотрению правления).

         В описи по личному составу указываются:

• книга учета сотрудников (при ее ведении);
• приказы по личному составу;
• личные дела или личные карточки;
• лицевые счета по заработной плате;
• трудовые книжки (невостребованные).

         На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. В акте указываются наименование отдельных документов или дел и их количество. Например: Приложение №3.

4. Передача дел в архив.

      Законодательством Российской Федерации установлено  создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена  между организацией и государственным  архивом.

      На  хранение в ведомственный архив поступают:

• законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;
• фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);
• документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);
• личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;
• служебные и ведомственные издания;
• страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;
• научно-справочный аппарат к документам архива.

      Передача  дел из структурного подразделения  в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

      Прием-передача дел в архив производится работниками  службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

      После приема дел на всех трех экземплярах  описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце  каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

      Дела  временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с  описью дела подбираются и увязываются  в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.

5. Хранение документов в электронной форме.

      С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме.

      Прежде  всего, на жестком диске создаются  папки (директории), в которые будут помещаться документы. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь могут иметь свои вложенные папки. Каждой папке присваивается «имя». Оно должно начинаться с вида документов (приказы, акты, отчеты и т.д.), затем содержание документов уточняется сведениями об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы (файлы).

      Хранение  файлов текущего делопроизводства осуществляется на жестком диске компьютера. При  работе в сети пользователю могут  быть доступны диски или директории на других компьютерах. В этом случае они   будут иметь порядковые буквенные номера и с ними можно работать как с устройствами, размещенными на собственном компьютере.

      В организациях с большим объемом  совместно используемых документов применяются выделенные высоконадежные компьютеры – файл – серверы  – рассчитанные на непрерывную работу и обеспечивающие одновременный  доступ к данным от единиц до десятков, сотен и даже тысяч пользователей.

Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны хранится в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование  компьютерных технологий в офисе – это надежность хранения документов в электронной форме. Сохранность документов складывается из: