Автор работы: Пользователь скрыл имя, 26 Июня 2012 в 21:11, отчет по практике
Дума - это представитель¬ный орган муниципального образования - выборный ор¬ган местного самоуправления, обладающий правом представ¬лять интересы населения и при¬нимать от его имени решения, действующие на территории муниципального образования.
Ведущая роль представи¬тельного органа обусловлена тем, что он выражает волю всего населения муниципаль¬ного образования и придает ей обязательный характер посредством принятия муни¬ципальных правовых актов, обладающих высшей юриди¬ческой силой по сравнению с актами других органов мест¬ного самоуправления.
Общее описание организации 3
Характеристика Выборного органа 3
Организационно-функциональная структура Выборного органа 4
Программное обеспечение информационной системы в Выборном органе 15
«Гран-Док» - сетевая версия 17
СЭД «Дело» 18
Анализ программных средств 31
Заключение 32
Общее описание организации
Характеристика Выборного органа
Организационно-функциональная структура Выборного органа
Программное обеспечение информационной системы в Выборном органе
«Гран-Док» - сетевая версия
СЭД «Дело»
Анализ программных средств
Заключение
Дума - это представительный орган муниципального образования - выборный орган местного самоуправления, обладающий правом представлять интересы населения и принимать от его имени решения, действующие на территории муниципального образования.
Ведущая роль представительного органа обусловлена тем, что он выражает волю всего населения муниципального образования и придает ей обязательный характер посредством принятия муниципальных правовых актов, обладающих высшей юридической силой по сравнению с актами других органов местного самоуправления. Им подотчетна и подконтрольна деятельность всех других органов и должностных лиц местного самоуправления, включая главу муниципального образования - мэра района.
В полномочиях Думы:
-принятие планов и программ развития Эхирит-Булагатского муниципального района и утверждение отчетов об их исполнении;
-контроль за исполнением органами местного самоуправления и должностными лицами местного самоуправления полномочий по решению вопросов местного значения;
-принятие решения об удалении мэра района в отставку;
-установление порядка назначения на должность и освобождения от должности руководителей муниципальных предприятий и учреждений;
-установление порядка проведения конкурса на замещение должности муниципальных служащих.
Основная форма работы Думы - заседания, на которых рассматриваются вопросы местного значения и отдельные организационные вопросы.
Организационная структура Думы МО «Эхирит-Булагатский район» представлена линейно-функциональной структурой управления. Председателю думы непосредственно подчиняются депутаты, должностные лица являющиеся руководители комитетов, рабочие органы:
1. Председатель Думы МО «Эхирит-Булагатский район» и его заместители возглавляют работу Думы МО «Эхирит-Булагатский район». Председатель Думы МО «Эхирит-Булагатский район» избирается из числа депутатов Думы МО «Эхирит-Булагатский район» тайным голосованием. Для избрания Председателя Думы МО «Эхирит-Булагатский район» требуется, чтобы за него проголосовало более половины от общего числа депутатов Думы МО «Эхирит-Булагатский район».
2. Аппарат Думы МО «Эхирит-Булагатский район» осуществляет деятельность в сфере правового, организационного, информационного, материально-технического и финансового обеспечения деятельности Председателя Думы МО «Эхирит-Булагатский район», Думы МО «Эхирит-Булагатский район», ее должностных лиц, рабочих органов и депутатов. В структуру аппарата Екатеринбургской городской Думы входят управление по юридической работе, управление по организационной работе, пресс-служба, отдел кадров, отдел по внешним связям, взаимодействию с органами государственной власти и местного самоуправления, договорно-хозяйственный отдел, информационно-аналитический отдел, отдел бухгалтерского учета.
3. Комитет по бюджету, ценообразованию, финансово-экономическим вопросам и налоговому законодательству в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет законодательную деятельность по следующим направлениям:
финансово-бюджетная политика и финансовый контроль;
формирование и исполнение доходов и расходов бюджета МО «Эхирит-Булагатский район», районных государственных внебюджетных фондов;
налоговая политика;
программа социально-экономического развития МО «Эхирит-Булагатский район»;
фонды;
ценные бумаги;
вопросы страхования;
иные направления деятельности, отнесённые к его ведению Думой МО «Эхирит-Булагатский район».
4. Комитет по мандатам, Регламенту, депутатской этике, связям с общественными объединениями и СМИ:
обладает правом правотворческой инициативы по вопросам, связанным с реализацией Регламента Думы и депутатской деятельностью;
рассматривает вопросы, связанные с присвоением Думой МО «Эхирит-Булагатский район» наград и почётных званий МО «Эхирит-Булагатский район».
рассматривает вопросы, связанные с реализацией Регламента Думы;
Рассматривает вопросы, связанные с депутатской деятельностью;
Рассматривает вопросы, связанные с соблюдением депутатами Думы МО «Эхирит-Булагатский район» депутатской этики;
В соответствии с решением Думы МО «Эхирит-Булагатский район» занимается подготовкой запросов и обращений в Конституционный Суд Российской Федерации, Иркутское областное государственное научно-исследовательского учреждение «Институт законодательства и правовой информации» по вопросам, отнесённым к её ведению;
Решает вопросы организации своей деятельности;
Осуществляет контроль за исполнением собственных решений;
Осуществляет взаимодействие с органами государственной власти Иркутской области и органами местного самоуправления МО «Эхирит-Булагатский район» по вопросам, отнесённым к её ведению;
Осуществляет иные полномочия в соответствии с законами автономного округа, постановлениями Думы МО «Эхирит-Булагатский район» и Регламентом Думы.
5. Комитет по вопросам муниципальной собственности в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет законодательную деятельность по следующим направлениям:
определение порядка управления и распоряжения имуществом, находящимся в муниципальной собственности. Принятие планов и программ развития муниципального образования по вопросам, относящимся к компетенции Комитета, утверждение отчетов об их исполнении.
определение порядка учета объектов муниципальной собственности.
определение порядка принятия решений о создании, реорганизации и ликвидации муниципальных предприятий и учреждений.
определение порядка и условий приватизации объектов муниципальной собственности.
определение порядка приема и передачи имущества в связи с разграничением полномочий между федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, утверждение перечня передаваемого имущества.
принятие инвестиционных программ по развитию муниципального имущественного комплекса.
определение порядка использования рекламного пространства на территории МО «Эхирит-Булагатский район».
иные вопросы местного значения, отнесенные к компетенции Комитета.
6. Комитет по социально-культурному развитию, молодежной политике и спорту в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет законодательную деятельность по следующим направлениям:
взаимодействие с органами государственной власти, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями по вопросам:
организации предоставления общедоступного и бесплатного начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования по основным общеобразовательным программам за исключением полномочий по финансовому обеспечению образовательного процесса, отнесенных к полномочиям органов государственной власти субъектов Российской Федерации;
организации предоставления дополнительного образования детям (за исключением предоставления дополнительного образования детям в учреждениях регионального значения) и общедоступного бесплатного дошкольного образования;
создания, реорганизации и ликвидации муниципальных образовательных учреждений, муниципальных организаций физической культуры и спорта;
обеспечения содержания зданий и сооружений муниципальных образовательных учреждений, обустройства прилегающих к ним территорий;
участия в осуществлении деятельности по опеке и попечительству (совместно с комиссией по социальной защите и здравоохранению), учета детей, подлежащих обязательному обучению в образовательных учреждениях, реализующих образовательные программы основного общего образования;
организации отдыха детей в каникулярное время (совместно с комиссией по социальной защите и здравоохранению);
обеспечения условий для развития на территории МО «Эхирит-Булагатский район» физической культуры и массового спорта, организации проведения официальных физкультурно-оздоровительных и спортивных мероприятий муниципального района;
создания условий для массового отдыха жителей МО «Эхирит-Булагатский район» и организации обустройства мест массового отдыха населения.;
участие в организации разработки, рассмотрении и реализации целевых программ и планов в сфере образования, науки, физической культуры, спорта и молодежной политики, контроль за ходом их реализации, рассмотрение отчетов об их исполнении;
контроль за соблюдением законодательства в деятельности муниципальных образовательных учреждений, муниципальных организаций физической культуры и спорта;
содействие созданию условий для деятельности детских и молодежных объединений на территории МО «Эхирит-Булагатский район»;
анализ развития физической культуры и спорта и их влияния на состояние здоровья населения МО «Эхирит-Булагатский район», содействие развитию физической культуры и спорта в муниципальных образовательных учреждениях;
содействие развитию спортивного и спортивно-оздоровительного туризма в МО «Эхирит-Булагатский район»;
участие в создании условий для сохранения и развития научного потенциала МО «Эхирит-Булагатский район»;
взаимодействие с органами государственной власти, структурными подразделениями Администрации МО «Эхирит-Булагатский район», молодежными общественными организациями по вопросам реализации государственной молодежной политики, создания условий, обеспечивающих решение проблем молодежи;
рассмотрение проекта бюджета района в части финансирования образования, науки, физической культуры, спорта и молодежной политики;
подготовка в установленном порядке законодательных инициатив по вопросам образования, науки, физической культуры, спорта и молодежной политики;
анализ законодательства Российской Федерации и законодательства Иркутской области по вопросам образования, науки, физической культуры, спорта и молодежной политики и приведение в соответствие с ними нормативных правовых актов Думы;
иные вопросы в сфере образования, науки, физической культуры, спорта и молодежной политики, относящиеся к вопросам местного значения
7. Комитет по сельскому хозяйству, земельным отношениям, природопользованию, экономике и ЖКХ в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет законодательную деятельность по следующим направлениям:
Организация транспортных услуг:
вопросы развития дорожно-транспортной инфраструктуры;
вопросы создания условий для предоставления транспортных услуг населению и организации транспортного обслуживания населения в границах муниципального района;
установление порядка организации стоянок и парковок автомобильного транспорта;
вопросы содержания и строительства автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных инженерных сооружений в границах муниципального района, за исключением автомобильных дорог общего пользования, мостов и иных транспортных сооружений федерального и регионального значения.
Вопросы, связанные с жилищно-коммунальным хозяйством:
порядок предоставления отдельным категориям граждан жилых помещений муниципального жилищного фонда, в том числе специализированного жилищного фонда;
организация строительства и содержания муниципального жилищного фонда;
вопросы создания условий для жилищного строительства, в том числе ипотечное жилищное кредитование;
осуществление контроля за использованием и сохранностью муниципального жилищного фонда, соответствием жилых помещений данного фонда установленным санитарным и техническим нормам, иным требованиям действующего законодательства;
вопросы создания и развития новых форм управления жилищным фондом муниципального района;
вопросы организации в границах муниципального района электро-, тепло- газо- и водоснабжения населения, водоотведения, снабжения населения топливом;
вопросы организации благоустройства и озеленения территории муниципального района, использования и охраны муниципальных лесов, расположенных в границах муниципального района;
установление порядка организации, сбора, вывоза, утилизации и переработки бытовых и промышленных отходов на территории муниципального района;
установление порядка организации ритуальных услуг и содержания мест захоронения;
вопросы сохранения и охраны объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) местного (муниципального) значения, расположенных в границах муниципального района.
Вопросы нормативно-правового регулирования земельных отношений на территории МО «Эхирит-Булагатский район» в пределах, установленных действующим законодательством, включая вопросы, связанные с:
изъятием, в том числе путем выкупа, земельных участков для муниципальных нужд;
организацией инвентаризации земель;
нормированием земельных участков;
обеспечением потребности населения в земельных участках из земель, находящихся в муниципальной собственности или переданных в ведение органов местного самоуправления, для осуществления строительной деятельности;
разработкой и реализацией программ использования и охраны земель;
иными вопросами местного значения в области использования и охраны земель;
установлением общего порядка управления земельными участками, находящимися в муниципальной собственности;
особенностями приватизации (продажи) земель, находящихся в муниципальной собственности и иных, не находящихся в муниципальной собственности, приватизацию которых в соответствии с действующим законодательством осуществляют органы местного самоуправления;
особенностями предоставления земель, находящихся в муниципальной собственности, в аренду, постоянное (бессрочное) пользование, безвозмездное срочное пользование.
Вопросы в области охраны окружающей среды и рационального использования природных ресурсов; развития экологической культуры.
Обеспечение роста объемов производства, повышение качества и конкурентоспособности продукции, произведенной местными товаропроизводителями агропромышленного комплекса.
Создание благоприятного инвестиционного климата и повышение объема инвестиций в экономику предприятий агропромышленного комплекса.
Сохранение плодородия земель сельскохозяйственного назначения.
Устойчивое развитие сельских территорий.
Развитие продовольственного рынка.
Иные вопросы, входящие в компетенцию Комитета.
8. Комитет по нормотворчеству и местному самоуправлению в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет законодательную деятельность в сферах:
подготовка проектов нормативных правовых актов для рассмотрения Думой МО «Эхирит-Булагатский район»;
осуществление от имени и в пределах компетенции Думы МО «Эхирит-Булагатский район» постоянного контроля за исполнением решений Думы МО «Эхирит-Булагатский район»;
деятельности органов местного самоуправления и их должностных лиц, а также взаимодействие с органами государственной власти и органами местного самоуправления по вопросам соблюдения законодательства.
2
На рис.1 и рис.2 представлены структуры Думы МО «Эхирит-Булагатский район» и Аппарата Думы МО «Эхирит-Булагатский район»
Рис. 1 Организационная структура Думы МО «Эхирит-Булагатский район»
Рис. 2 Организационная структура Аппарата Думы МО «Эхирит-Булагатский район»
2
Представлен перечень программных продуктов используемых в работе Думы МО «Эхирит-Булагатский район» (табл.1)
Таблица 1
№ | Наименование | Сфера применения | Кем используется |
1 | 1С: Зарплата и Кадры
| Бухгалтерский учет | Отдел бухгалтерского учета |
2 | СЭД Федеральное Казначейство | Бухгалтерский учет | Отдел бухгалтерского учета |
3 | Клиент-Сбербанк | Бухгалтерский учет | Отдел бухгалтерского учета |
4 | Гран-Док
| Документооборот и делопроизводство | Все подразделения |
5 | Гранд-Смета | Контроль расходования средств бюджета в строительстве, при реконструкции и ремонте. | Отдел бухгалтерского учета |
6 | ГАРАНТ – Платформа F1 ЭКСПЕРТ (файл-серверная версия) | Нормативно – правовое обеспечение деятельности МО «Эхирит-Булагатский район» | Все подразделения |
7 | ГАРАНТ – Платформа F1 ЭКСПЕРТ (клиент-серверная версия) | Нормативно – правовое обеспечение деятельности МО «Эхирит-Булагатский район» | Все подразделения |
Сетевая версия системы «Гран-Док» предназначена для государственных и муниципальных структур управления с объемом документооборота от 5000 до 30000 документов в год. Необходимо наличие локальной вычислительной сети и большое количество рабочих мест. Количество пользователей системы в каждой организации колеблется от 20 до 150. Сетевая версия системы предоставляет распределенную среду для ввода, хранения и обеспечения доступа к информации. Эта версия системы успешно эксплуатируется с 1997 года.
Функциональные возможности:
Регистрация входящих, исходящих, внутренних документов, устных обращений граждан и представителей организаций.
Распределенная среда для ввода документов.
Ведение жизненного цикла документа от регистрации до списания в дело.
Хранение документов в электронном виде (текст, аудио, видеоматериал) Интеграция с Microsoft Office.
Печать регистрационно-контрольной формы (РКФ), сопроводительных материалов, напоминаний.
Поиск: по любым реквизитам документа, контекстный поиск по РКФ.
Отбор и хранение документов в папках (поисковые, статические, динамические).
Контроль и анализ исполнения всех этапов работы с документом.
Формирование типовых отчетов.
Интерфейс с системой хранения и обработки полнотекстовых массивов информации «Кодекс».
Обмен сообщениями между пользователями системы.
Разграничение доступа к информации (вид документа, документ, зона документа, зона РКФ, поле документа).
Резервное копирование.
Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.
При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.
Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов.
Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.
Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:
задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);
заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;
перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;
установление ссылок на другие документы;
отнесение документа к тематическим рубрикам и др.
К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ДЕЛО», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирова
Перевод документов из бумажной в электронную форму
Система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).
Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция «Поточное сканирование»).
Технология поточного сканирования состоит в следующем. При регистрации на документе (на первом или на отдельном чистом листе) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. Он содержит уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.
В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. Полученные в заданном формате результаты сканирования автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:
расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;
поддержка работы с двусторонним сканером;
способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);
форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF);
Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений:
резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.
Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.
Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.
Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.
Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.
Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.
Папки кабинета:
«Поступившие»
«На исполнении»
«На контроле»
«У руководства»
«На рассмотрении»
«В дело»
«Управление проектами документов»
«На визировании»
«На подписи».
В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.
Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.
Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.
Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату – например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).
Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.
Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.
Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).
Должностные лица, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.
В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.
Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.
Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:
прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;
автоматизированная регистрация поступивших документов;
подписание отправляемого сообщения ЭЦП;
шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации-адресате).
Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.
Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.
Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.
Сотрудник экспедиции или секретарь может в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.
Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.
Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.
Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе. Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК.
При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.
На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.
Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов).
Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:
поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
механизм списания документа в дело;
просмотр перечня документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
автоматический пересчет страниц в деле;
возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.
Для облегчения работы исполнителей и сотрудников служб ДОУ по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «АРХИВНОЕ ДЕЛО». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.
Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам.
Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как «с нуля», так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.
Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня.
Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы.
Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.
В системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму).
Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора.
Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:
Сведения о документообороте.
Сводка об исполнении.
Справка-напоминание об исполнении поручений.
Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.
Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.
Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины.
Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.
В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО -WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения.
«ДЕЛО-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:
регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК );
регистрация связанных документов;
прикрепление файлов к РК;
заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
ввод отчетов об исполнении поручений;
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;
полнотекстовый поиск документов;
использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
разграничение прав доступа к данным и функциям.
Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «ДЕЛО» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Опция «ДЕЛО-WEB» – необходимое решение для предприятий с территориально распределенной структурой. Благодаря новым возможностям, сотрудники удаленного филиала, не имеющие возможности подключиться к локальной сети «основной компании», становятся равноправными участниками документооборота в рамках всего предприятия.
Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне офиса (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.
Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу
Проведя анализ двух программных продуктов, а именно, Системы электронного документооборота «Дело» и «Гран-Док» можно сделать следующий вывод, что в нашей организации, по вопросам документооборота и делопроизводства, следует использовать СЭД «Дело».
Конечно, «Гран-Док» прост в установке и использовании, но программа СЭД «Дело» обширней и охватывает наибольший объем, по ней легко получить консультацию по волнуемому вопросу, так как продукт является наиболее популярной системой в рамках проекта «Электронное правительство». Так же программа постоянно совершенствуется, в нее вносятся изменения, что позволяет идти в «ногу со временем» и она предназначена для легкой автоматизации деятельности.
В данном отчете по практике была рассмотрена работа Думы МО «Эхирит-Булагатский район».
В рамках производственного отчета по практике были решены следующие задачи:
- проведен анализ организационно-функциональной структуры МО «Эхирит-Булагатский район» и её информационной системы;
- было выяснено, удовлетворяет ли она существующим потребностям, и сформулированы предложения для ее совершенствования;
-проведен анализ программных продуктов в сравнении и выявлен наиболее оптимальный.
ВЫВОД:
Автоматизация документооборота — на довольно высоком уровне. Но несмотря на это, оригиналы документов и межведомственный документооборот до сих пор — практически повсеместно бумажный.
ПРЕДЛОЖЕНИЕ:
Электронное правительство в регионах развивается по двум направлениям. Первый – это создание многофункциональных центров оказания услуг (МФЦ), о которых в ряде крупных городов уже многим известно. Второй путь – внедрение межведомственного электронного документооборота, объединяющего базы региональных органов власти. В рамках программы «Электронное правительство» рабочие места операторов организуют на базе системы электронного документооборота «ДЕЛО». А это означает что переход на данную систему неизбежен.
1. Братищенко В.В. Проектирование информационных систем: учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004.
2. Инструкция по делопроизводству в Думе МО «Эхирит-Булагатский район» от 22 ноября 2010 г.
3. Устав Иркутской области, принят постановлением Законодательного Собрания Иркутской области от 15.04.2009 № 9/5-ЗС
4. Для построения диаграмм использован on-line ресурс http://www.gliffy.com/
2