Отчет по практике в ДОУ

- сокращение документооборота, унификация  форм документов;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

- координация работы всех лиц,  ответственных за делопроизводство  в компании;

- обеспечение повышения квалификации  и профессиональных навыков сотрудников  службы делопроизводства.

Службу ДОУ возглавляет начальник, в его подчинение находятся 3 сотрудника.

Отдел в своей деятельности руководствуется  законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «Ключ-Авто» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения о службе ДОУ отсутствует.

Юридический отдел, ведет активную деятельность  со службой ДОУ,  занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки  и консультации работникам компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера;  подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Ответственным за составление документа  является начальник службы ДОУ,  а содержание документа является начальник юридического отдела.

 

 

3 Анализ корпоративных документов, определяющих организацию документооборота

 

 

Основным нормативным  документом по документообороту в  
ООО «Ключ-Авто» является регламент взаимодействия подразделений компании при доставке документов из автосалонов в подразделения офиса[26], который определяет сроки, порядок взаимодействия и ответственность подразделений компании при доставке документации из филиалов в подразделения офиса. Регламент обязателен для применения всеми сотрудниками.

В нем говорится, что  владельцами всей документации, доставляемой из автосалонов в офис компании, являются подразделения офиса. Документация, отправляемая из автосалонов, подразделяется на периодическую и непериодическую. Периодическая документация доставляется с соблюдением требований  доставке, предъявляемых подразделениями компании. Требования по доставке периодической документации оформляются подразделением один раз в виде заявки на организацию доставки. Требования подлежат исполнению до момента  их отмены или изменения подразделением, оформившим заявку. Подразделения, оформившие заявки, контролируют поступление документации в соответствии с установленными требованиями (своевременность поступления, комплектность).

Для организации нового процесса доставки периодической документации из автосалонов в подразделения офиса или изменения существующего процесса доставки руководитель подразделения оформляет заявку организацию доставки и передает ее начальнику службы ДОУ.

Начальник службы ДОУ  в течения 2-х рабочих дней с  момента получения заявки организует:

- внесение изменений  в перечень документов из автосалона;

- подготовку информационного  письма в автосалоны об отправке в офис документов, указанных в заявке, и согласование его с директором Департамента розничных продаж, начальником службы розничных продаж;

- информирование начальника  отдела бизнес процессов о  внесение изменений в перечень;

- информирование руководителя  подразделения, оформившего заявку, о дате начала  отправок необходимых документов торговой точкой в офис;

- рассылку по торговым  точкам информационного письма  об отправке документов в офис  и изменения перечня[26].

Документопоток с торговых точек в подразделения офиса  делится на пять этапов и представлены на рисунке 2.1.

Такое детальное описания каждого этапа документопотока ООО «Ключ-Авто» обусловлено большим количеством торговых точек и большим документопотоком и ежегодным его увеличением.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2.1 – Этапы  документопотока в ООО «Ключ-Авто»

 

Динамика документопотока  в целом и по категориям документам (входящие, исходящие, внутренние) за последние 5 лет представлена на рисунке 2.2.

Политика компании ориентирована на то, чтоб в каждом населенном пункте, где проживает более 100 тысяч человек, находилась хотя бы одна торговая точка.

Наряду с Основным регламентом существует требования к оформлению отдела доставки реестра переписи опломбированных пакетов, полученных с торговых точек[27]. Основной  акцент сделан в нем на корректное заполнение всех приложений сотрудниками отдела доставки, разборчиво и полностью.

 

Рисунок 2.2 – Динамика документопотока в целом 

Также существует регламент  передачи документов потребительского кредитования с торговых точек в подразделения офиса (далее Регламент потребительского кредитования)[28]. Его основное отличие от Основного регламента заключается в ответственности сотрудников компании на каждом этапе документооборота.

Особая ситуация с  документооборотом состоит в  отделе потребительского кредитования. Её особенность заключается в  том, что мотивация сотрудников  заключается в своевременности (в  течение 3-х дней с момента заключения договора о предоставление потребительского кредита) передачи  документов в банк.

В целях оперативной  обработки документации по потребительскому кредитованию был издан приказ, согласно которому документы, предназначенные для потребительского кредитования, собираются в отдельный пакет. Порядок действий выглядит следующим образом:

- продавец оформляет 3 экземпляра Реестра кредитных договоров (в реестре дописывает список повторно отработанных документов, если таковые имеются);

- подготовленные к  отправке документы потребительского  кредитования с первым экземпляром Реестра кредитных договоров складываются в отдельный розовый пакет;

- на опломбированный  пакет оформляется препроводительная  ведомость в 3-х экземплярах.  На упаковочном пакете указывается  подразделение-получатель «Отдел  потребительского кредитования». Один экземпляр препроводительной ведомости крепится на опломбированный пакет вместе со вторым экземпляром Реестра кредитных договоров;

- опломбированный пакет  с кредитными договорами (вместе  с пакетами на ДОУ и активацию)  передаются под роспись в препроводительной ведомости водителю-экспедитору. Второй экземпляр препроводительной ведомости передается сотруднику Отдела доставки;

- третий экземпляр  препроводительной ведомости с  подписью сотрудника Отдела доставки  вместе с третьим экземпляром Реестра кредитных договоров хранится на торговой точке.

Надо признать, что  идея создания документооборота по средствам  цветных пакетов  весьма оригинальна  и это позволило существенно  сократить время доставки кредитных  документов с торговых точек в отдел потребительского кредитования.

Следующим документом, определяющим документооборот организации, является настольная книга сотрудника документооборота. Идея создания книги принадлежит  сотрудникам службы ДОУ. Большая  часть текста взята из Основного  регламента. Данный документ является вспомогательным материалом сотрудника документооборота.

Сводная таблица по  документам определяющие документооборот ООО «Ключ-Авто» представлена в таблице 2.1.

Анализируя документооборот компании за последние 5 лет, была выявлена тенденция к его росту.

 

 

Таблица 2.1 – Документы, определяющие документооборот организации

№	Документ	Назначения документа
1	Регламент взаимодействия подразделений компаний при доставке документов с торговых точек в  подразделения офиса.	Регламент определяет сроки, порядок взаимодействия и ответственность подразделений компании при доставке документации с торговых точек в подразделения  офиса.
2	Требования к оформлению сотрудниками отдела доставки реестра  переписи опломбированных пакетов, полученных с торговых точек.	Требования определяют правила оформления реестра переписи опломбированных пакетов, полученных с торговых точек, при доставке документации с торговых точек в офис.
3	Регламент передачи документов потребительского кредитования с торговых точек в подразделения офиса.	Регламент определяет сроки, порядок взаимодействия и ответственность  подразделений компаний при доставке документации потребительского кредитования с торговых точек в подразделения  офиса.
4	Приказ от 28 октября 2008 г	В целях оперативной обработки документации по потребительскому кредитованию.
5	Настольная книга по документообороту.	Настольная книга является вспомогательным материалом сотрудника документооборота

 

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, открытия новых торговых точек, филиалов и субфилиалов, постоянным возрастанием количеством работников.

 

 

 

 

4 Основные проблемы  работы службы ДОУ организации

 

 

В ходе анализа системы документационного обеспечения управления ООО «Ключ-Авто» были выявлены недостатки, которые определили основные направления совершенствования управления документооборота.

Это главным образом  – это отсутствие необходимых нормативно-методических документов, в основе которых отращены принципы построения документооборота в организации.

Так в компании отсутствует  инструкция по делопроизводству, которая является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Также в компании отсутствует положение о службе ДОУ. Которое является обязательным документом по организации работы в данной структуре. Начальнику отдела ДОУ ООО «Ключ-Авто» необходимо разработать данное положение.

Формирование дел в  компании проводит любой сотрудник, которому это необходимо, что приводит к значительным затруднениям при  оперативной работе с документами.

При анализе работы сотрудников компании при формировании дел, были выявлены следующие недостатки:

- папки с делами  никак не оформлены, что является  грубым нарушением «Основных  правил работы ведомственных  архивов»;

- для приложений к  документам сформирована отдельная  папка;

- документы, относящиеся  к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

- в дела помещаются  лишние экземпляры;

- в дело со сроком  хранения один год были подшиты  документы с 5-ти летним сроком  хранения.

Таблица 2.2 – Положительные и отрицательные стороны документооборота

№	Положительные стороны	Отрицательные стороны
1	Централизация операций по приему и отправке документов.	Отсутствует  инструкция по делопроизводству.
2	Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении  документа.	Отсутствует  положение  о службе документационного обеспечения управления.
3	Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию.	Отсутствует положение  об экспертной комиссии.
4	Однократность регистрации  документов, поступивших в организацию  и отправляемых из организации.	Отсутствует номенклатура дел.
5	Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.	Отсутствует перечень нерегистрируемой документации.
6	Делегирование руководителем  права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений	Процесс документационное обеспечения управления не автоматизирован.
7	Существование документов регулирующую деятельность сотрудников  компании в области документооборота, которые служат опорой для создания эффективного управления документацией.