Организация архива предприятия

     Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

     Дело  должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.

     Методическое  руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.

3.3. Хранение дел

     Дела  считаются заведенными с момента  включения в них первого исполненного документа. Они формируются в  структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём.

     Дела  должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность  и защиту от пыли и света.

     Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

     Последовательность  расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

     При поиске документа сначала находят  нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела нужную папку  с документами.

     Последнее время получила распространение  подвесная система хранения документов. Однако она требует специального устройства (или специальных шкафов) и папок с вырезами по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

     К сожалению, еще очень часто дела хранятся в столах у исполнителей, которые не только не знают правил формирования дел, но и недооценивают эту работу, вследствие чего дела часто ведутся небрежно, на поиски нужного документа тратится много времени, документы теряются.

     Для дел, содержащих особо ценные документы или сформированных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно дополняется внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

     ВНУТРЕННЯЯ  ОПИСЬ 

     документов  дела № _________ 

     Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

     Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, росписи в получении и приеме после возвращения документов.

     Карта-заместитель  помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они  находятся.

     После завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных  документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

     Выдача  дел в другие организации разрешается  лишь руководителем организации.

     Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например: прокуратуры: суда и  т.д.) может производится только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение

     Архив предприятия может функционировать на правах:

• Самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива предприятия возлагается на руководителя предприятия, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения.
• Структурного подразделения в составе службы ДОУ предприятия. Руководство возлагается на руководителя службы ДОУ и руководителя структурного подразделения.

     Организационная структура архива предприятия определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дела, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей предприятия. Таким образом, архив может состоять из следующих подразделений:

• отдел хранения управленческой документации на бумажных носителях;
• отдел хранения научно-технической документации;
• отдел хранения документации на электронных носителях;
• отдел комплектования;
• отдел учета;
• отдел организационно-методического обеспечения;
• администрация архива.

     К числу основных задач независимо от организационных особенностей предприятия, относятся:

• комплектование делами, образующимися в деятельности предприятия и подлежащими временному хранению, в соответствии с установленным порядком;
• учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;
• создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к делам, состоящим на временном хранении;
• подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

     При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив  предприятия проводит соответствующие  мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности (с гр. подлинный, исходящий из первоисточника) является обязательным. 
 
 
 
 

Список  литературы 

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации»
2. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года
3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
4. Государственная система документального обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33
5. Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях. М., 1991 г.
6. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. - 2003. - №11