Организационно-распорядительная документация: понятие и виды

       - время предоставления перерыва  для отдыха и питания и его  конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);

       - предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);

       - предоставление ежегодного дополнительного  оплачиваемого отпуска работникам  с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);

       - порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);

       - виды поощрений (ст. 191 ТК РФ). 
 
 
 
 

       2.2 Распорядительные документы 

       Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения  и содержащий обязательные для исполнения предписания.

       В зависимости от содержания различают  приказы по основной деятельности и  приказы по личному составу (о  кадрах). 

1). по  основной деятельности приказы  издаются:

       - при создании, реорганизации или  ликвидации структурных подразделений;

       - при утверждении положений о структурных подразделениях и должностных инструкций;

       - при введении новых стандартов;

       - при изменении графика работы  предприятия и т. д.  

2). по  личному составу (эти приказы  готовятся отделом кадров):

       - при назначении работников на  должность;

       - при  освобождении от должности;

       - при перемещении по службе, о  поощрениях или взысканиях;

       - при уходе сотрудников предприятия  в очередной отпуск и т. д.  

       Приказы оформляются на общем бланке,  а формуляр приказа включает с  себя следующие реквизиты:

       - название вида документа (ПРИКАЗ);

       - дата (датой приказа является  дата его подписания);

       - порядковый номер приказа;

       - место издания приказа;

       - индекс документа;

       - заголовок к тексту;

       - текст;

       - подпись руководителя;

       - отметка о согласовании;

       - фамилия и телефон исполнителя.

       Текст приказа излагается кратко в повелительной  форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной.

       В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В  распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

       Начинается  распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.

       Если  приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается, какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

       Приказы по личному составу хранятся в  отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии. 

       Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

       Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основой деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.

       Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. 

       Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

       В целом указания составляются и оформляются  аналогично приказам, но ключевыми  словами в тексте указания могут  быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания.

       Если  указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат".

       Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа. 

       Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

       Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и  принципиальным вопросам их деятельности.

       Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.

       Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный  номер документа, место составления  или издания, заголовок к тексту, подпись. 

       Должностная инструкция – документ, в котором определяются функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником.

       Должностная инструкция необходима для четкого  разграничения трудовых функций работников, а так же при возникновении споров, конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях.

       Должностная инструкция разрабатывается руководителем  структурного подразделения и визируется кадровой службой. Утверждается она  заместителем директора, курирующего это подразделение, или руководителем предприятия.

       Все существенные изменения в должностную  инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.  

       2.2.1 Стадии подготовки распорядительного документа 

       Процедура издания распорядительных документов включает следующие стадии:

       - инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа);

       - сбор и анализ информации по вопросу;

       - подготовка проекта распорядительного документа;

       - согласование проекта документа;

       - доработка проекта распорядительного документа по замечаниям;

       - принятие решения (подписание документа);

       - доведение распорядительного документа до исполнителей. 

       Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании  распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

       Проекты распорядительных документов готовятся  на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства  организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

       Проекты распорядительных документов готовятся  специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает  интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

       Сбор  и анализ информации для выработки  управленческого решения предусматривает  сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации – это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

       Подготовка  проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения  в виде проекта распорядительного  документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

       Согласование  проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

       Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.

       Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).

       Визы  проставляются на оборотной стороне  последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в  нижней его части.

       В процессе согласования могут быть высказаны  замечания и дополнения к проекту  документа. Они могут быть внесены  непосредственно в представленный проект документа или оформлены  на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются". Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

       Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

       Доработка проекта распорядительного документа  по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа  по результатам согласования, окончательное  оформление согласованного проекта  документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.