Номенклатура дел организаций

       Количество  дел (томов, частей).

       Эту графу номенклатуры заполняют по окончании календарного год Она  предназначена для фиксации факта  заведения дел. Ее данные используются при составлении итоговой записи к номенклатуре о категориях и  количеств дел, заведенных в определенном году в организации (рис. 2). В состав годовой записи входят сведения о категориях и количестве дел, образовавшихся в организации в течение года, в том числе по срокам хранения – постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно, «переходящих» и с отметкой «ЭПК»). Службы делопроизводства и архивы используй эти данные для определения состава и объемов образующихся ежегодно дел что позволяет планировать мероприятия по совершенствованию работы с документами, определять объемы дел разных категорий, а следовательно, перспективы использования и расширения архивных площадей и т.п.

       Периодически  эти сведения вносят в "Паспорт  архива учреждения, организации, предприятия" по состоянию на 1 января следующего года. Паспортизация архивов проводится под методическим руководством местных  архивных учреждений России.

       Федеральная Архивная Служба Российской Федерации  обобщает и анализирует данные, представляемые архивными учреждениями России, для  совершенствования работы по развитию архивного дела в стране. 

       Срок  хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню.

       В этой графе указывают срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

       В настоящее время основным нормативным  пособием при определении сроков хранения документов в процессе составления  номенклатур и отборе документов на государственное хранение и к  уничтожению является "Типовой  перечень". Его полное название - "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций  и предприятий, с указанием сроков хранения"

       Перечень  содержит сведения по срокам хранения типовых документов, образующихся при  документировании управленческой, научно-технической  и производственной деятельности, в  большинстве организаций. 

       Примечание.

       В графу 5 вносят сведения о «переходящих»  делах, об утрате, об уничтожении дел, о передаче дел в другие структурные  подразделения или организации. В данной графе при необходимости  можно указывать фамилии, ответственных  за формирование и ведение какой-либо группы или отдельно взятого дела, проставлять отметки о заведении  дел, о включении новых дел, о  переносе информации по документам, содержащимися  в деле, на машинные носители и т.д.

       В этой графе также дают ссылки на решения ЭК.

 

       

3. Процедура формирования и удостоверения номенклатуры дел.

 

       Процедура формирования и удостоверения номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

• определение круга документов для включения в номенклатуру;
• составление заголовков (наименований) дел;
• разработка классификационной схемы номенклатуры, т.е. порядка расположения дел;
• определение сроков хранения дел;
• определение системы индексации и установления индексов дел;
• оформление и удостоверение номенклатуры дел.

       Основное  требование к номенклатуре – охват  всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как  создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций  и лиц, включая регистрационные  карточки, журналы учета, различные  картотеки.²

       В номенклатуру должны быть внесены и  документы временно действующих  комиссий, групп, созданных для решения  какой – либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

       Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так  как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентов, датах, а также  указание подлинности, копийности и  т.д. В заголовках дел не употребляются  формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

       Степень конкретизации, детализация наименований дел должна определяться в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой информации.

       После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок  расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учёте организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых  ими функций.

       В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а  также в номенклатуре дел структурного деления крупной организации  дела систематизируют по степени  их важности с учётом взаимосвязи  документов.

       Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительную документацию директивных и вышестоящих  органов, затем – дела, содержащие организационную документацию, относящиеся  к деятельности организации в  целом (Устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее  располагаются дела с распорядительной документацией самого учреждения или  организации (приказы, распоряжения). Затем  следуют дела с плановыми и  отчётными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и др. документами.

       Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам  – индексы дел.

       Если  организация небольшая и не имеет  структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в  номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

       В сводной номенклатуре в индекс каждого  дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер  дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02).

       Индексация  структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним  и тем же индексом.

       Номенклатура  дел составляется по унифицированной  форме, которая разработана архивными  органами и закреплена в Государственной  системе документационного обеспечения  управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

       Форма номенклатуры представляет собой таблицу  из пяти граф: индексы дел, заголовки  дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

 

       

       Заключение. 

       От  того, насколько правильно сформирована номенклатура дела, организована работа с ним, во многом зависит своевременность  и правильность принятия управленческих решений. В номенклатуре отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение  номенклатур дел предписано законами. При проверке работы организации, проведения ревизий проверяют номенклатуры, в которых деятельность организации  или фирмы зафиксирована. Номенклатура дел используется с целью создания методической основы для рациональной организации документов в делопроизводстве, упорядочения учета, поиска и обеспечения  сохранности документов.

       Номенклатура  дел – это многофункциональный  документ, используемый для разных целей:

• номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;
• каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него. Таким образом с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;
• номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы;
• номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
• номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

       Самое главное в процессе формирования и удостоверения номенклатуры дел  — выбрать ее оптимальный состав, при котором документы можно  будет достаточно легко распределить по делам, а затем, исходя из названий дел, также легко эти документы  отыскать.

 

       

       Список  использованных источников. 

       

1. Андреева  В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами  документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.
2. Андреянова В. В. Как организовать делопроизводство на предприятии. – М.: Инфра-М, 2001
3. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.
4. Кузнецова Т.В. Делопроиводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, изд. 3-е перераб . и доп. – 2002.
5. Оськина Р.Д. Оформление номенклатуры дел. – М., 1999. – Изд-во «Альфа».
6. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. – 5-е изд.,перераб. и доп. – М.:СПб.: Герда, 2001 – 299 с.
7. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 – 348 с.