Краткий курс

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть должен следующим:

Исполнители

Расписка  исполнителя в получении документа

Ход исполнения

Приложения  и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. Е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должна вестись  на регистрационных формах инициативных документов. Документу – ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива. 

1.2 Систематизация документов

 

 

   Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.

          Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, корме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

      Номенклатура  дел составляет по установленной  форме и включает в себя реквизиты:

• Наименование предприятия,
• наименование вида документа,
• дату,
• индекс,
• место составления,
• гриф утверждения,
• заголовок к тексту,
• текст,
• подпись,
• гриф согласования.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе  резервные номера дел (свободное  место), которые могут использоваться в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в течении календарного года на предприятии.

      По  окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о  количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения. 
 

1.3. Формирование дел 

     При формировании  документов в дела используются следующие признаки заведения дел.

     Основанием  для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д.

      При формировании документов в дела по предметно – вопросному  признаку за основу берется их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».

      Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия за один год».

      Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительным предприятием о взаимных расчетах».

      Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: “Переписка с предприятием Восточной Сибири по вопросам поставки  продукции».

      Группировка документов,  за какой либо определенный  период осуществляется  по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово – отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно – вопросному и хронологическому признакам.

      Дела  формируются в соответствии с  номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.

      При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
2. подлинники отделять от копий;
3. годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

    Каждый  документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

    В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например: личные дела, ведущиеся на всем протяжении периода времени работы сотрудника на предприятии).

    Дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.

    Приложение к документов, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они не относятся.

    Документы, помещенные в дело, должны иметь  подписи, дату, индекс, копии – заверительную  надпись, отметку «В дело».

    Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы,  возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

    Приняты определенные правила группировки  документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

    Приказы по основной деятельности  группируются отдельно от приказов по личному составу;  подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и  подшиваются в  дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы  к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся   у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

    Утвержденные  предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся  по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

    Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько  лет, формируются в деле первого  года, а отчеты по выполнению перспективных  планов – в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности.

    Лицевые счета сотрудников предприятия  по заработной плате группируются в  самостоятельные дела и располагаются  в них в порядке алфавита фамилий.

    Протоколы заседаний Совета трудового коллектива, совещаний у руководителя предприятия и др. группируются  по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

    Переписка группируется за календарный год  и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом.

    Обзоры, докладные записки, акты, справки  и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. 
 
 

    2. Оформление документации  об отпусках, командировках  и поощрениях, особенности  их хранения. Приведите  форму графика  отпусков, образцов  приказов о командировании  и поощрения. 
 

    2.1 Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (Статья 123 ГК РФ).

    Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного  профсоюзного органа данной организации  не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

    График  отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени  начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала.

    Отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы в данной организации. 

Продление или перенесение ежегодного оплачиваемого  отпуска (Статья 124 ГК РФ).

    Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен  в случаях:

временной нетрудоспособности работника;

    исполнения  работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;

    в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.

    Ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала.

    В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

    Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого  отпуска в течение двух лет  подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска  работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. 

 Разделение  ежегодного оплачиваемого отпуска  на части (Статья 125 ГК РФ).

Отзыв из отпуска

    По  соглашению между работником и работодателем  ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

    Отзыв работника из отпуска допускается  только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска  должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

    Не  допускается отзыв из отпуска  работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. 

 Замена  ежегодного оплачиваемого отпуска  денежной компенсацией (Статья 126 ГК РФ).