с помощью технических средств.
Структурные подразделения
некоторых организаций могут находиться
в разных зданиях или районах города. В
таких случаях рекомендуется организация
доставки документов курьерами.
В пределах структурного подразделения
наиболее рационально привлечь секретаря,
который может забирать корреспонденцию
из службы ДОУ, возвращать исходящие документы,
подготовленные для отправки, и передавать
документы на исполнение сотрудникам
структурного подразделения.
Внедрение технических средств
и компьютерных технологий позволило
изменить процесс обработки документов.
Ускорился процесс составления документа,
так как внесение правок не требует перепечатки.
Значительно сокращается и упрощается
согласование (визирование) документа.
Коренные изменения произошли в процессе
получения и отправки документов с появлением
факсов и электронной почты. Но следует
помнить, что названные средства передачи
в основном передают не документ, а информацию,
изображенную на носителе. В настоящее
время документ, переданный с помощью
информационных и телекоммуникационных
систем, может быть удостоверен электронной
цифровой подписью. Только в этом случае
он будет иметь юридическую силу.
Все документы должны передаваться
с отметками о факте передачи в соответствующих
регистрационных формах. Если документ
передается из одного структурного подразделения
в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник,
передававший документ, должен сообщить
этой службе о факте передачи. [3, ст. 130]
- Бланки документов:
виды, характеристика. Состав реквизитов
документа
- Бланки документов:
виды, характеристика
Бланк документа – это
стандартный лист бумаги с нанесенными
на нем постоянными реквизитами, содержащими
необходимую информацию об организации
– авторе документа.
Бланки документов следует
изготавливать на белой бумаге или на
бумаге светлых тонов достаточной плотности.
Бланки ОРД проектируют
в соответствии с расположением и границами
зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ
Р 6.30-2003, на основе как углового, так и продольного
их размещения.
Бланки обычно изготавливают
типографским способом, с помощью средств
оперативной полиграфии или воспроизводят
с помощью средств вычислительной техники
непосредственно при изготовлении конкретного
документа. Исключение составляют бланки
организаций с изображением Государственного
герба Российской Федерации или гербов
субъектов Российской Федерации.
На бланках кроме постоянных
реквизитов при изготовлении их типографским
способом могут наноситься ограничительные
отметки («уголки», отрезки прямой линии,
«крестики») для обозначения мест расположения
отдельных реквизитов.
На бланках изготавливается только первая
страница документа, для изготовления
последующих страниц используются стандартные
чистые листы бумаги.
Устанавливается два вида бланков, разрабатываемых
в соответствии с Госстандартом РБ СТБ
6.38-2004 «Унифицированные системы документации
РБ. Система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»: бланк для письма и общий
бланк других видов организационно-распорядительных
документов. При изготовлении конкретного
документа наименование его вида (кроме
письма) наносится на общий бланк с помощью
технических средств. [2, ст. 95]
На основании общего бланка могут изготавливаться
бланки для конкретных видов документов
(приказов, распоряжений и др.). При разработке
бланков документов используются стандартные
листы бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5
(148 x 210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении
документа зависит от характера и объема
текста. Бланк формата А5 используется
для документов, имеющих не более пяти
- семи строк текста.
Бланки документов предназначены
для сокращения трудозатрат при составлении
документов, а также для быстрого установления
предприятия-автора при работе с документами.
Виды бланков подразделяются на основные
и дополнительные: к основным бланкам
относятся общий бланк и бланк письма.
К дополнительным бланкам можно отнести
бланк конкретного вида документа, должностной
бланк, бланк структурного подразделения,
бланк для работы с зарубежными партнерами.
Бланки конструируются на основе
как углового, так и продольного расположения
реквизитов. Бланки с угловым расположением
реквизитов выгоднее, поскольку позволяют
экономить до 20% площади листа бумаги.
Управленческие документы,
как это предусмотрено ГОСТ Р6.30-2003, должны
оформляться на бланках. Бланк представляет
собой материальный информационный носитель
(бумажный, электронный) с определенным
составом реквизитов и отметками для расположения
на нем реквизитов документов и соответствующей
им информации.
Общий бланк можно использовать
при оформлении различных видов документов,
кроме письма. На предприятиях, кроме того,
в целях документационного обеспечения
деятельности структурных подразделений
(должностных лиц) могут применяться общие
бланки соответствующих структурных подразделений
(должностных лиц). [2, ст. 95]
Бланк письма применяется только
при оформлении писем предприятия (структурного
подразделения, должностного лица).
Бланк конкретного вида документа
применяется только при оформлении соответствующих
видов документов, например, приказов,
распоряжений и т.п.
Бланки, применяемые предприятием,
должны соответствовать определенным
требованиям. Основные требования к бланкам
предприятия:
Размер полей бланка не менее,
мм:
20 – левое;
10 – правое;
20 – верхнее;
20 – нижнее.
Должностные лица могут иметь
свои бланки – бланк должностного лица.
Бланки структурного подразделения или
должностного лица создаются в том случае,
если руководитель данного подразделения
имеет право подписи документов.
Бланки каждого вида документа
могут изготовляться на основе как углового,
так и продольного расположения реквизитов.
В случаях, когда реквизиты размещаются
в пределах площади, отводимой для углового
варианта, целесообразно изготовлять
бланки с угловым расположением реквизитов.
Для бланков должна применяться бумага
форматов:
- А4 (210 х 297мм) – для приказов,
распоряжений, служебных писем и
других текстовых материалов
объемом больше 15 строк машинописного
текста;
- А5 (148 х 210мм) – для выписок
из приказов, сопроводительных писем
и других документов объемом
до 15 строк машинописного текста,
вместе с подписью.
Допускается также изготовлять
бланки на бумаге форматов:
- А3 (297 х 420мм) – для оформления
документов, содержащих таблицы
с большим количеством граф (формуляры,
расписания, графики и т.д.),
- А6 (105 х 148мм) – для оформления
некоторых видов должностных
бланков, для оформления резолюции,
для карточек и почтовых открыток.
Бумага, применяемая для изготовления
бланков, должна быть белого цвета, в исключительных
случаях, слабо окрашена в кремовые или
желтые тона. [4, ст. 117]
Бланки документов должны изготавливаться
преимущественно типографским способом.
Для документов временного срока хранения
допускается использовать копии бланков,
полученные с помощью средств оперативной
полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить
все необходимые реквизиты бланка непосредственно
при создании конкретного вида документа
на персональном компьютере.
Для служебных писем используются
бланки организации, изготавливаемые
только типографским способом, по заказу
общего отдела, которые имеют в качестве
реквизита герб и являются бланками строгой
отчетности. Использование ксерокопий
данных бланков при создании документов
не допускается. Употребление бланков
произвольной формы не разрешается.
Можно также выделить следующие
функциональные характеристики документа.
Важнейшей характеристикой
документа является информативность.
В документе фиксируются факты, события,
явления практической и мыслительной
деятельности человека.
Документ обладает организационной
функцией. С помощью документа обеспечивается
воздействие на коллективы людей для организации
и координации их деятельности. Внешние
связи предприятий и организаций обеспечивает
коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую
функцию, поскольку его содержание используется
в качестве доказательства при рассмотрении
спорных вопросов сторонами отношений,
не говоря уже об органах следствия, суда
и прокуратуры. Ряд документов изначально
наделен юридической функцией (договорная
документация, нотариально заверенные
документы, правовые акты органов государственного
управления и т. д.).
Наконец, документ выполняет
воспитательную функцию. Он дисциплинирует
исполнителя, требует повышенного уровня
образовательной подготовки, а хорошо
оформленный документ воспитывает эстетический
вкус управленческих кадров, повышает
престиж организации. [4, ст. 134]
- Состав реквизитов
документа
Формуляр имеет обязательный
набор составных частей документа (реквизитов),
расположенных в определенной последовательности.
Изображение Государственного
герба Российской Федерации помещают
на бланках документов в соответствии
с Положением о Государственном гербе
Российской Федерации.
Изображение герба субъекта
Российской Федерации помещают на бланках
документов в соответствии с правовыми
актами субъектов РФ.
Эмблему организации или товарный
знак (знак обслуживания) помещают на бланках
организаций в соответствии с уставом
(положением об организации). Эмблему не
воспроизводят на бланке, если на нем помещен
Государственный герб РФ или герб субъекта
РФ.
Код организации по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций
(ОКПО) проставляют в верхней части документа.
Код формы документа по Общероссийскому
классификатору управленческой документации
(ОКУД) проставляют тоже в верхней части
документа. [1, ст. 35]
Наименование организации,
являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному
в ее учредительных документах. Его также
помещают в верхней части документа. Над
наименованием организации указывают
сокращенное, а при его отсутствии — полное
наименование вышестоящей организации.
Наименования организаций субъектов Российской
Федерации, где в качестве государственных
языков используются и русский, и национальный,
печатают на двух языках — русском и национальном.
Сокращенное наименование организации
приводят в тех случаях, когда оно закреплено
в учредительных документах организации.
Сокращенное наименование (в скобках)
помещают ниже полного. Наименование на
иностранном языке воспроизводят в тех
случаях, когда оно закреплено в уставе
(положении об организации). Наименование
на иностранном языке располагают ниже
наименования на русском языке. Наименование
филиала, территориального отделения,
представительства, структурного подразделения
организации указывают в том случае, если
эта структура является автором документа,
и располагают ниже наименования организации.
Автором документа может быть должностное
лицо, представляющее организацию. [1, ст.
110]
Справочные данные об организации
включают почтовый адрес, номера телефонов
и другие сведения по усмотрению организации
(номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа,
составленного или изданного организацией,
регламентируется уставом (положением
об организации) и должно соответствовать
видам документов, предусмотренным Унифицированной
системой организационно-распорядительных
документов ОКУД (класс 0200000).
В письме наименование вида
документа не указывают.
Датой документа считается
дата его подписания или утверждения,
для протокола — дата заседания (принятия
решения), для акта — дата события. Если
авторами документа являются несколько
организаций, то датой документа будет
наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими
цифрами в такой последовательности: день
месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляются двумя парами арабских цифр,
разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими
цифрами. Например: 06.06.2012. Допускается
оформление даты и в иной последовательности:
год, месяц, день месяца. Например: 2016.06.06.
При подготовке нормативных
и финансовых документов допускается
словесно-цифровой способ оформления
даты (без кавычек). Например: 1 марта 2016
г. [4, ст. 76]
Регистрационный номер документа
состоит из его порядкового номера, который
можно дополнять по усмотрению организации
индексом дела по номенклатуре дел, информацией
о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный
номер документа, составленного совместно
двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров, присваиваемых
документу каждой из этих организаций.
Эти номера проставляются через косую
черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный
номер и дату документа включает регистрационный
номер и дату документа, на который дается
ответ.
Место составления или издания
документа указывают в том случае, если
затруднено их определение по реквизитам
«наименование организации» и «справочные
данные об организации». Место составления
или издания указывают с учетом принятого
административно-территориального отделения,
и оно включает только общепринятые сокращения.
Гриф ограничения доступа к
документу (секретно, конфиденциально
и др.) проставляют без кавычек на первом
листе документа. Его можно дополнять
данными, предусмотренными законодательством
об информации, отнесенной к государственной
тайне и конфиденциальной информации.
В качестве адресата могут выступать
организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. При
адресации документа должностному или
физическому лицу инициалы указываются
перед фамилией. Наименование организации
и ее структурного подразделения указывают
в именительном падеже. [4, ст. 56]