Контрольная работа по "Делопроизводству"

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

 

2. Хранение документов

Для четкой организации  документационного обеспечения  управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены.

Систематизация  и система хранения должны обеспечивать быстрый и точный доступ к необходимым  документам. Система хранения информации стала формироваться одновременно с системой делового письма. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение. Потому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд. Графически процесс документационного управления можно изобразить так:

Документальный  фонд объединяет в своем составе  всю документацию организации:

• документы текущего управления;
• документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в государственный архивный фонд;
• собранные в справочных целях копии документов, в том числе и других организаций, присланные для сведения и исполнения.

Архивный фонд - лишь часть документального фонда. Он не включает в себя документы с краткими сроками хранения и имеет стабильный состав, который должен только пополняться. Архивный фонд состоит из документов, имеющих политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение. 

Оперативное хранение документов

Подавляющее большинство  документов, как приходящих в офис извне, так и создаваемых в  процессе работы, выполняются на бумажных носителях. Бумажные документы на время  их исполнения передаются сотрудникам  и, как правило, хранятся у исполнителя.

Порядок хранения и  систематизации документов, представляющих ценность только для конкретного  сотрудника, - его личное дело. Их можно  хранить, как книги в домашней библиотеке, хоть по формату, хоть по тематике, но удобнее по сочетанию этих признаков.

Систематизация  и организация хранения служебных  документов, находящихся у сотрудников на исполнении, - дело его руководителя. Это необходимо не только для контроля исполнительской дисциплины, но и своевременного перераспределения документов в случае необходимости. В этом случае к уже отмеченным признакам добавляются:

1. сроки исполнения документов,
2. степень конфиденциальности,
3. сроки хранения документов.

Система хранения документов в целом по структурному подразделению, удобство их поиска, извлечения необходимой  информации, освобождение от ставших  никому ненужными документов - дело всей организации в целом.

Организация хранения документов в целом по учреждению находится в компетенции его  руководителя, или правила хранения устанавливаются в инструкции по ДОУ.

Общие принципы формирования дел:

Документы, не находящиеся  на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию.

Эта работа носит  название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных - единица хранения, документов на компьютерных носителях данных - файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. распределение исполненных документов по делам;
2. расположение документов внутри дела;
3. оформление обложки дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано - несколькими  структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные  документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписку, договора и другие документы концентрируются  на конкретных рабочих местах в структурных  подразделениях.

Формирование дел  в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном  подразделении, либо централизованно  по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче  обеспечить методическое единство и  качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций.Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

Так, в дела группируются в большинстве случаев документы  одного календарного года, за исключением судебных, личных дел,  документов выборных органов, которые группируются за период их созыва, и др.

Целесообразна и  не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет, оформляя дело как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле. Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела. В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному документу. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку. Секретарь подшивает документы в дела согласно отметкам исполнителей на документах: «в дело №…».

Последовательность  расположения документов в деле:

Не следует допускать  разобщения в делах запросов и  ответов, подшивки сопроводительных писем  без приложений или без отметок  об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам. От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Другой подход следует применять, например, к переписке, где документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к соответствующим документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка. Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обусловливает и специфику формирования их в дела.

 

 

Список литературы

1.        Деловое письмо: справочник / Т. М. Лагутина, Л. П. Щуко.—СПб.: "Герда": 2005.—480 с.

2.        Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие для студ. вузов / И.Ю.Крылова.—СПб.: Бизнес-пресса: 2004.—230с.

3.        Делопроизводство на компьютере: популярный самоучитель / С.Сагиян.—СПб.: Питер: 2005.—256 с.

4.        Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544с.

5.        Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудрявцева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФА – М, 2003.

6.        Приказ и деловое письмо: требования к оформлению и образцы документов спгласно ГОСТ 6.30-2003: практическое пособие / М. И. Басаков.—Ростов н/Д: Феникс: 2005.—224 с.

7.  ГОСТ 6.30-2003