Конфиденциальная информация

       Содержание  конфиденциальной информации документируется, зависит от компетенции и функций  предприятия, учреждения или организации, характера их деятельности, взаимосвязей с другими субъектами. В свою очередь это содержание влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки и защиты документов.

       Обязательность  письменного удостоверения информации закрепляется перечнем изданных конфиденциальных документов. Целями разработки такого перечня должны быть не только определение состава выданных документов, необходимых и достаточных для деятельности предприятия, учреждения или организации, но и установление конкретных лиц, имеющих право подписывать (утверждать) документы и предотвращение необоснованной рассылки документов.

       Перечень  сведений, составляющих ограничения  доступа, разрабатывается для каждого  предприятия самим предприятием - владельцем информации. Таким образом, право предпринимателя на содержание конфиденциальной информации является безусловным. Никто не может диктовать ему, какие сведения относить к коммерческой тайне, за исключением сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну в соответствии с государственными нормативными актами.

       В сфере коммерческой деятельности ценность информации обусловлена прежде рыночной потребностью в информации как источнике  получения прибыли, поэтому отнесение информации к коммерческой тайне позволяет получить прибыль и предотвратить убыткам. Конфиденциальность такой информации создает для ее владельца преимущества в конкурентной борьбе и выступает как средство защиты от недобросовестной конкуренции.

       Подготовка  конфиденциальных документов должна начинаться с учета, оформления и выдачи исполнителям бумажных носителей информации, на которых будут состоять черновики  или сразу проекты конфиденциальных документов. При этом следует иметь в виду, что визирования не требуют лишь некоторые внутренние документы (докладные и объяснительные записки, справки по определенным вопросам и т.д.).

     Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

     Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность и учет конфиденциальных документов, предусматривает:

     - назначение должностного лица, ответственного  за их учет, хранение и использование;

     - порядок подготовки и размножения документов;

     - отдельную регистрацию документов;

     - формирование дел;

     - организацию выдачи и хранения  документов;

     - проверку наличия документов;

     - архивное хранение и порядок уничтожения.

     Отпечатанные  и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа.

     Размножение конфиденциальных документов производится:

     - с разрешения руководства предприятия;

     - с ограниченным количеством копий;

     - в специально выделенном помещении;

     - в присутствии должностного лица, ответственного за документ;

     - с немедленным уничтожением бракованных  копий.

     Конфиденциальные  документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации конфиденциальных документов³».

     Листы журналов регистрации нумеруются, прошиваются, опечатываются, указывается их общее  количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

     Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу. Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело, которое должно иметь:

     - гриф ограничения доступа;

     - список сотрудников, имеющих право пользоваться этим делом;

     - нумерацию листов; внутреннюю опись документов;

     - заверительный лист.

     Перечни издаваемых конфиденциальных документов составляются раздельно по каждому виду тайны и могут иметь следующую форму (Таблица 1).

 

     Хранение  дел с конфиденциальными документами производится в опечатываемом сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны.

     Выдача  и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в «Журнале учета выдачи конфиденциальных документов».

     При выдаче документа сверяется номер  документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата.

     При возврате документа сверяется номер  документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись  получателя документа и дата возврата.

     Запрещается:

     - изъятие конфиденциальных документов из дел;

     - перемещение их одного дела  в другое без разрешения руководства  и отметок в «Журнале учета  выдачи конфиденциальных документов»;

     - несанкционированный вынос конфиденциальных  документов из офиса.

     Проверка  наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности; предотвращения утечки конфиденциальной информации.

     При установлении факта утраты конфиденциального  документа:

     - ставится в известность руководитель  предприятия:

     - служба безопасности;

     - принимаются меры к розыску документа.

     на  утерянный документ составляется акт, вносится соответствующая отметка  об утрате в «Журнале регистрации  конфиденциальных документов».

     Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы для архивного хранения или уничтожения.

     Архивное  хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Подготовка  и издание конфиденциальных документов

     Оформление  и учет носителей конфиденциальной информации 

     Самыми  распространенными носителями документированной  конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.

     Бумажными носителями могут быть:

     - для текстовых документов - спецблокноты, отдельные листы бумаги, типовые формы документов, стенографические и рабочие тетради;

     - для чертежно-графических документов - ватман, калька, миллиметровка (координатная бумага).

     Спецблокнот предназначен для составления черновиков документов. Он представляет собой  сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с линией отрыва и контрольным листом, в котором проставляются номера листов блокнота. Стенографическая тетрадь используется для стенограмм, рабочая тетрадь (сброшюрованные листы бумаги без линии отрыва) - как правило, для различных рабочих справочных записей, хотя в ней допускается составлять черновики отдельных больших по объему документов. Остальные носители могут использоваться как для составления черновиков, так и для печатания или рукописного изготовления проектов документов. При этом типовые формы документов - бланки с трафаретным текстом - должны содержать только открытую информацию и иметь в соответствующих местах пропуски для последующего внесения конфиденциальной информации, как правило, количественного характера.

     Перед взятием на учет носители должны быть оформлены следующим образом.

     На  обложках спецблокнотов сотрудник  подразделения конфиденциального делопроизводства пишет или проставляет штампом (если не проставлено типографским способом) слово "Спецблокнот" и в правом верхнем углу гриф конфиденциальности. Если листы спецблокнота не пронумерованы типографским способом, то они нумеруются сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства.

     На  обложках рабочих и стенографических тетрадей указываются вид носителя, гриф конфиденциальности, инициалы и фамилия исполнителя. Листы тетрадей нумеруются, на обороте последнего листа составляется подписываемая сотрудником подразделения конфиденциального делопроизводства заверительная надпись с указанием количества листов в тетради. Листы типовых форм документов нумеруются исполнителем, на первом листе проставляется гриф конфиденциальности.

     На  отдельных листах бумаги, ватмана, миллиметровки, кальки в соответствующих графах основных надписей штампов или других установленных местах исполнителем проставляются:

     - на всех носителях - гриф конфиденциальности, номера листов;

     - дополнительно на носителях, предназначенных  для чертежно-графических документов, - количество листов, подразделение  и фамилия исполнителя.

     На  любом носителе, предназначенном для составления одного конкретного документа, указывается наименование этого документа.

     Бумажные  носители учитываются в журналах или карточках, имеющих следующие графы:

 

     При взятии носителей на учет заполняются  графы 1-5.

     В графе 1 рядом с номером носителя начальными буквами (аббревиатурой) проставляется его гриф конфиденциальности:

     1 КТ (коммерческая тайна), 1ДСП (для служебного пользования). Если издаваемые документы имеют только один гриф конфиденциальности, то в наименовании графы 1 слова "и гриф конфиденциальности" опускаются, рядом с номерами носителей гриф не проставляется.

     В графе 2 дата проставляется арабскими  цифрами: в карточке - с указанием  числа, месяца и года, в журнале - числа и месяца (год проставляется перед началом регистрации носителей за этот год).

     В графе 3 пишется: спецблокнот, листы, типовая  форма, рабочая тетрадь и др.

     В графе 4 указывается наименование документа, который будет составляться на носителе, если носитель предназначен для составления конкретного документа, или назначение носителя, если в него будет вноситься различная информация, например, по спецблокноту - "для черновиков", по рабочей тетради - "для рабочих записей".