Классификация документов по назначению и порядку составления

Классификация документов по назначению и порядку  составления 

Классификация бухгалтерских документов - группировка  по определенным признакам бухгалтерских  документов с целью их изучения и  правильного использования. Такими признаками являются: назначение, порядок составления, способ отражения хозяйственных, операций, место составления, порядок заполнения.  

1. Первичные  документы по назначению можно  подразделить на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетного) оформления и комбинированные.  

Распорядительные - это документы, которые содержат приказ, распоряжение на совершение определенных хозяйственных операций. Они разрешают  произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:

приказы;

доверенности;

накладные на работу;

чек на получение  наличных денег с расчетного или  валютного счета;

платежное поручение  банку на перечисление денежных сумм.  

Данные документы  не подтверждают факты совершения хозяйственных  операций и поэтому не являются основанием для их отражения в системном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в документах операций.  

Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт совершения операции, служат оправданием  записей в бухгалтерском учете, основанием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетельствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) наличных денег из кассы предприятия;

приходная (расходная) накладная - накладная на получение (отпуск) товара;

акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.  

Документ  бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процесее. К ним относятся:

накопительные ведомости;

ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

ведомости распределения  общепроизводственных и общехозяйственных  расходов;

расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

калькуляции фактической себестоимости продукции;

разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.  

К документам бухгалтерского оформления относятся различные справки, расчеты, заполняемые бухгалтером.  

Принято регистрировать только те хозяйственные операции, действительное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом. Комбинированные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материалов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распоряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение этого вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает ее более наглядной, сокращает количество документов и расходы на изготовление бланков.  

2. По порядку  составления документы бывают  первичными и сводными.  

Первичные документы  составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу  же по ее окончании путем ее первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

о поступлении  материалов и отпуске их со складов  предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или  оказанные услуги (табель учета рабочего времени);

о поступлении  и выдаче денежных средств (кассовые ордера).  

Сводные документы  составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономическому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. - в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров позволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на другом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.  

Регистры  бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.  

Регистры  бухгалтерского учета ведутся в  специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.  

Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.