Можно сделать вывод о том, что многие
актуальные вопросы управления электронными
документами и архивами в Российской Федерации
еще только предстоит решить, хотя многое
в этой области уже сделано.
Российские архивы активно используют
новейшие технологии и для автоматизации
основных направлений своей работы. Ведутся
работы по автоматизации научно-справочного
аппарата архивов, оцифровыванию фонда
пользования документов, автоматизации
работы читального зала, исполнению запросов
удаленных пользователей и т.д.
Технически российские государственные
архивы оснащены на современном
уровне. Все архивисты используют
современные информационные технологии
в своей профессиональной деятельности.
У них имеются навыки создания
баз данных различного типа, умения
работать в сетях типа «интранет» и «интернет»,
с электронной почтой, почти все крупные
архивы имеют свои веб-сайты. Освоены технологии
сканирования документов, оцифровки архивных
документов и справочников к ним.
На федеральном уровне разработан
и внедрен во всех федеральных
и региональных архивах программно-технический
комплекс «Архивный фонд» (уже 4-я версия).
Программа создает возможность ведения
государственного учета в автоматизированном
режиме не только документов на бумажной
основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и
документов на электронных носителях,
автоматического формирования справочно-поисковых
средств, раскрывающих состав и содержание
архивных фондов, как на уровне единиц
хранения, так и на уровне документов.
Это универсальное программное обеспечение,
позволяющее каждому архиву создать автоматизированную
информационную систему, охватывающую
все основные функции архивной работы
(учет, статистика, создание архивных справочников
и т.п.).
Завершается разработка программных
комплексов «Фондовый каталог» и
«Центральный фондовый каталог», предназначенных
для аккумулирования данных, накопленных
в 4-й версии ПК «Архивный фонд». Оба этих
программных продукта предоставят возможность
представления открытой части информационного
массива для широкого доступа в Интернете.
Первый модуль планируется разместить
на веб-портале «Архивы России» в следующем
году. К публичной информации будут добавлены
соответствующие поисковые средства.
Таким образом, архивы России
работают по выполнению Плана
реализации Стратегии развития информационного
общества в Российской Федерации до 2011 г.,
утвержденного в феврале 2010 г.
С учетом требований
законодательства о доступе граждан
к информации о деятельности
федеральных органов власти, была
проведена серьезная модернизация
сайта Росархива, размещенного на общеотраслевом
веб-портале «Архивы России». Новая версия
сайта открылась 1 января 2010 г. Здесь разместили
семь форм электронных запросов граждан
социально-правового характера, а также
формы тематических запросов и обращений
в аппарат Росархива. В результате число
обращений к сайту и порталу неуклонно
увеличивается. По данным на середину
апреля 2010 г., ежедневно фиксируется около
70 тыс. посетителей (в год предполагается
около 25 млн, т.е. на порядок больше, чем
в прошлом году).
В некоторых архивах уже имеется
опыт хранения электронных документов,
например, в РГАНТД, в РГАСПИ (Архив
Коминтерна), ГАРФе, в Москве, Томске
и ряде других регионов. Большая
работа по оцифровыванию архивных
документов Российского государственного
исторического архива ведется в рамках
проекта создания Библиотеки Президента
в Санкт-Петербурге. Планируется создание
специального федерального архива электронных
документов.
Однако организация массового хранения
больших массивов электронных документов
для многих российских архивов является
абсолютно новой задачей, решение которой
уже началось посредством разработки
научно-методических основ этой деятельности.
Впереди предстоит большая работа по обучению
архивистов навыкам работы с электронными
архивными документами на основе собственного
опыта, а также творческого использования
международных достижений.
Заключение
В заключение
следует отметить, что методология и принципы
архивного хранения электронных документов
только начинают складываться. Здесь важен
учет мнений и опыта всех заинтересованных
сторон: архивистов (в архивах организаций
и государственных архивах), документоведов,
ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров,
историков, других пользователей электронными
информационными ресурсами. От этого зависит,
что станется с накопленным информационным
богатством страны, с каким интеллектуальным
багажом мы окажемся среди других «путешественников»
к открытому информационному обществу.
Список
используемой литературы
- Распоряжение
Правительства Российской Федерации от
06.05.2008 № 632-р «О Концепции формирования
в Российской Федерации электронного
правительства до 2010 года» // Собрание
законодательства Российской Федерации.–
2008.– № 20.– Ст. 2372.
- ГОСТ
Р ИСО 15489-1 – 2007 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому
делу. Управление документами. Общие требования».
М.: Стандартинформ, 2007.
- Правила
делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти: утв. постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства
Российской Федерации. 22.06.2009. № 25. Ст. 3060.
- Правила
организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного
фонда Российской Федерации и других архивных
документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук. М., 2007.