Электронные документы в архивах

         Можно сделать вывод о том, что многие актуальные вопросы управления электронными документами и архивами в Российской Федерации еще только предстоит решить, хотя многое в этой области уже сделано.    

         Российские архивы активно используют  новейшие технологии и для автоматизации основных направлений своей работы. Ведутся работы по автоматизации научно-справочного аппарата архивов, оцифровыванию фонда пользования документов, автоматизации работы читального зала, исполнению запросов удаленных пользователей и т.д.    

         Технически российские государственные  архивы оснащены на современном  уровне. Все архивисты используют  современные информационные технологии  в своей профессиональной деятельности. У них имеются навыки создания  баз данных различного типа, умения  работать в сетях типа «интранет» и «интернет», с электронной почтой, почти все крупные архивы имеют свои веб-сайты. Освоены технологии сканирования документов, оцифровки архивных документов и справочников к ним.    

         На федеральном уровне разработан  и внедрен во всех федеральных и региональных архивах программно-технический комплекс «Архивный фонд» (уже 4-я версия). Программа создает возможность ведения государственного учета в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, автоматического формирования справочно-поисковых средств, раскрывающих состав и содержание архивных фондов, как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов. Это универсальное программное обеспечение, позволяющее каждому архиву создать автоматизированную информационную систему, охватывающую все основные функции архивной работы (учет, статистика, создание архивных справочников и т.п.).    

         Завершается разработка программных  комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог», предназначенных для аккумулирования данных, накопленных в 4-й версии ПК «Архивный фонд». Оба этих программных продукта предоставят возможность представления открытой части информационного массива для широкого доступа в Интернете. Первый модуль планируется разместить на веб-портале «Архивы России» в следующем году. К публичной информации будут добавлены соответствующие поисковые средства.    

         Таким образом, архивы России  работают по выполнению Плана  реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации до 2011 г., утвержденного в феврале 2010 г.    

        С учетом требований  законодательства о доступе граждан  к информации о деятельности  федеральных органов власти, была  проведена серьезная модернизация сайта Росархива, размещенного на общеотраслевом веб-портале «Архивы России». Новая версия сайта открылась 1 января 2010 г. Здесь разместили семь форм электронных запросов граждан социально-правового характера, а также формы тематических запросов и обращений в аппарат Росархива. В результате число обращений к сайту и порталу неуклонно увеличивается. По данным на середину апреля 2010 г., ежедневно фиксируется около 70 тыс. посетителей (в год предполагается около 25 млн, т.е. на порядок больше, чем в прошлом году).    

         В некоторых архивах уже имеется  опыт хранения электронных документов, например, в РГАНТД, в РГАСПИ (Архив  Коминтерна), ГАРФе, в Москве, Томске  и ряде других регионов. Большая  работа по оцифровыванию архивных  документов Российского государственного исторического архива ведется в рамках проекта создания Библиотеки Президента в Санкт-Петербурге. Планируется создание специального федерального архива электронных документов.    

         Однако организация массового хранения больших массивов электронных документов для многих российских архивов является абсолютно новой задачей, решение которой уже началось посредством разработки научно-методических основ этой деятельности. Впереди предстоит большая работа по обучению архивистов навыкам работы с электронными архивными документами на основе собственного опыта, а также творческого использования международных достижений. 

Заключение

      В заключение следует отметить, что методология и принципы архивного хранения электронных документов только начинают складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), документоведов, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.   
 

Список  используемой литературы

1. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 № 632-р «О Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года» // Собрание законодательства Российской Федерации.– 2008.– № 20.– Ст. 2372.
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». М.: Стандартинформ, 2007.
3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 // Собрание законодательства Российской Федерации. 22.06.2009. № 25. Ст. 3060.
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007.