Экспертиза ценности документов

    Дела  постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу перед передачей в архив организации подлежат полному оформлению, которое предусматривает:    

• подшивку или переплет дела;   
• нумерацию листов в деле;   
• составление листа-заверителя;   
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;   
• .внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат).

    При полном оформлении документы дела подшиваются  на четыре прокола в твердую обложку  из картона или переплетаются так, чтобы можно было свободно читать текст всех документов, даты, визы, резолюции. Дела с особо ценными или неформатными документами не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки. Если в деле есть невостребованные личные документы, такие, как удостоверения-личности, трудовые книжки и т. п., их вкладывают в конверт, который затем подшивается в дело. При подготовке дел к переплету из них удаляются все металлические скрепления (скрепки, булавки).

    Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы дела нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Для этого используют простой графитный карандаш или нумератор. Нумерация производится в соответствии с определенными правилами.

    Лист-заверитель не нумеруют, листы внутренней описи  нумеруют отдельно. Если дело состоит  из нескольких томов, листы каждого тома нумеруются отдельно. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные материалы, которые являются самостоятельными листами дела, нумеруются на верхнем поле оборотной стороны листа. Листы любого формата, подшитые за один край, нумеруются как один лист. Если лист имеет формат A3 или А2 и он сложен, то он разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. Лист, сложенный и подшитый за середину, должен подшиваться заново за край и нумероваться как один лист. Но если к документу подклеены другие документы (переводы, вырезки и т. п.), каждый из них нумеруется отдельно. Если в дело подшит конверт с вложениями, вначале нумеруется конверт, затем следующими номерами каждое вложение.

    В случае отдельных ошибок при нумерации  листов (например, пропуска отдельных  страниц) допускается употребление литерных номеров. Если обнаруживается большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При этом старый номер зачеркивается, рядом ставится новый номер листа. Составляется и новый лист-заверитель. Старый лист зачеркивается, но сохраняется в деле.

    Заверительная надпись дела составляется для учета  количества листов. Кроме того, она фиксирует особенности нумерации документов дела. Лист-заверитель составляется по установленной форме на отдельном листе, который помещается в конец дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или использовать для его составления чистый оборот листа последнего документа. Он обязательно подписывается его составителем.

    В форме листа-заверителя указываются  сведения о количестве пронумерованных  листов дела, количестве

    На  обложке дела указываются следующие  реквизиты:

    наименование организации;

    наименование  структурного подразделения;

    индекс  дела;

    номер дела (тома, части) по годовому разделу  свод ной описи дел;

    заголовок;

    крайние даты дела;

    количество  листов в деле;

    срок  хранения;

    архивный  шифр дела.

    Часть из перечисленных реквизитов выносится на обложку дела при его заведении. Однако при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение эти сведения уточняются и при необходимости корректируются.

При изменении наименования организации  или структурного подразделения, а  также при передаче дела в другую организацию или структурное подразделение в течение года, за которое формировалось дело, на обложке указывается новое наименование организации (или организации-правопреемника). Прежнее наименование организации заключается в скобки. 
 
 
 
 
 
 
 

5. ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

   С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы  хранятся по месту их формирования в дела (в небольших организациях целесообразно централизованное хранение дел в службе документационного  обеспечения).

   Руководители  структурных подразделений и  сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

   Для средств оперативного хранения документов характерны такие особенности, как  обеспечение максимального удобства пользования ими, оптимальных режимов хранения размещенных в них документов относительно небольшого габарита и массы.¹

   Дела  находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в  запирающихся шкафах и столах, элеваторных  картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Магнитные ленты с фонограммами заседаний коллегиальных органов хранятся у ответственного секретаря. На ленте и коробке делаются отметки о дате заседания и времени записи. Секретарь коллегиального органа несет ответственность за их сохранность.

   Большая часть документов, находящихся на оперативном хранении, выполнена  на бумажной основе. В основном они  хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в непосредственной близости от них. Для обеспечения сохранности таких документов и содержания их в определенном порядке применяется несколько видов технических средств: лотки, кассеты, картотеки настольные и другие.

   Наиболее  эффективна для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой хранилища карточек (документов) с механической (автоматической) подаче документов к рабочей зоне или н а стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним.

   С момента заведения и до сдачи  в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

   В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями

   Выдача  дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель  дела , в ней указывают структурное  подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

   Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

   За  сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несут  ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

6. СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

   1. Федеральный  закон РФ от 22 октября 2004г. №  125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации».

   2. Государственная  система документационного обеспечения  управления. Основные положения,  Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

   3. Гост 17914-72. Обложки дел длительных  сроков хранения. Технические условия.  М., 1984.

   4. Кирсанова  М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. -- 3-е изд. -- М.: ИНФРА-М;  Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003.

   5. Рогожин  М.Ю. Настольная книга секретаря:  подготовка документов: Практ. Пособие. - М.: ТКВелби, Изд-во Проспект, 2004. С.198.