Информационные связи предприятия

Порядок записи в машиночитаемых первичных  документах определен общеотраслевыми  руководящими методическими материалами  по созданию и внедрению автоматизированного  бухгалтерского учета в составе  АСУ предприятий, учреждений.

В том  случае, когда в правоотношении участвует  другой участник хозяйственной операции, а также контролирующий орган, суд  или прокуратура, предприятие обязано  изготовлять за свой счет копии таких  документов на бумажных носителях. В  качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя  контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия (например, при ликвидации юридического лица) и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах, запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы  по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы  должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность  их повторного использования:

• при  ручной обработке - дату записи в учетный  регистр;

• при  обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и  расходным кассовым ордерам, а также  документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом  или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием  даты (числа, месяца, года).

Дополнительные  требования к порядку создания первичных  документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными  ценностями, кредитных и расчетных  обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка РФ и другими нормативными актами. 

Основные  потоки документов 

   Различают три основных потока документации:

• Документы, поступающие из других организаций (входящие),
• Документы, отправляемые в другие организации (исходящие),
• Документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).

   Документы, поступающие на предприятие, проходят:

• Первичную обработку,
• Предварительное рассмотрение,
• Регистрацию,
• Рассмотрение руководством,
• Передачу на исполнение.

  Служба  документационного обеспечения  управления, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным  структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и  отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке  только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии  приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины  возврата.

  Конверты  от поступающих документов оставляются  в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес  отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются  и передаются по назначению документы  с пометкой «лично» и в адрес  общественных организаций.

  Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения  управления с целью распределения  поступивших документов на:

  Направляемые  непосредственно в структурные  подразделения или конкретным исполнителям.

  Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие  оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это  позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

  На  рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

  Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления  в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями  или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

  Документы, подлежащие отправке в другую организацию. Сортируют, упаковывают, оформляют  как почтовое отправление и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой  службы ДОУ обязана проверить  правильность оформления документов, наличия всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т. Д. Неправильно  оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается  работником службы ДОУ и датируется.

  Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

  Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной  форме.

  Служба  ДОУ должна систематически вести  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки  мер по совершенствованию работы с документами.