Информационно-справочные документы

     Дату  проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании или работник канцелярии при регистрации документа, которая по правилам делопроизводства должна производиться в день подписания документа.

     Отсутствие  даты на документе делает его не действительным. 

Регистрационный номер документа.

     Регистрационный номер документа – это цифровой или буквенно-цифровое обозначение, присеваемое документу при его  регистрации.

     Реквизит  состоит из трафаретной части  «___№___», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

     Регистрационный номер документа состоит из его  порядкового номера, который можно  дополнять по усмотрению организации  индексами:

• дела по номенклатуре дел;
• информацией о корреспонденте;
• исполнителях и должностных лиц;
• структурных подразделений;
• вопросов деятельности;
• корреспондентов.

     Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации, находится под контролем и ответственностью организации.

     Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

     Регистрационный номер является дополнительным гарантом подлинности документа, свидетельствующий, что он прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. 

Заголовок к тексту.

     Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключение писем, оформленных на бланках А5.

       Заголовок должен грамматически согласовываться с наименованием вида документа; может отвечать на вопросы:

• О чем (О ком?);
• Чего (кого?).

     Наличие заголовка сокращает время обработки документа при его регистрации.

     Правила оформления заголовка:

• заголовок располагается перед текстом в отведенном реквизита месте на формуляр образце и отделяется от текста сверху и снизу 2 межстрочными интервалами;
• заголовок печатается от 0 (нулевого) положения табулята строчными буквами, первая прописная;
• точка в конце заголовка не ставится, внутри текса заголовка все знаки препинания проставляются;
• переносы слов не допускаются
• длина строки реквизита не более 73 мм;
• заголовок может содержать несколько предложений, тогда в конце каждого предложения, кроме последнего, ставиться точка.

     Запрещается размещать заголовки в нижней части листа, если под ним не умещается  более пяти строк текста. 

Текст документа.

     Текст документа является основным элементом  любого документа.

     Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии законодательством РФ и субъектов РФ.

     Текст документа оформляются в виде связного текста. Связной текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают:

• причины;
• основания;
• цели составления документа.

       Во второй (заключительной) части указывают:

• решения;
• выводы;
• просьбы;
• предложения;
• рекомендации.

     В тексте документов подготовленных на основании документов других организаций или ранее изданных документов,  указывают их реквизиты:

• наименование документа;
• наименование организации;
• автора документа;
• дату документа;
• регистрационный номер документа;
• заголовок к тексту.

     Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. 

Подпись.

     Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя всю полноту ответственности за все изложенное в нем и за все возможные последствия. Подпись - один из важнейших реквизитов, поэтому не допустима небрежность при ее оформлении. Рекомендуется личную подпись проставлять в документах так, чтобы были хорошо читаемы три первых буквы фамилии или инициалы и первая буква фамилии.

     Реквизит  «Подпись» располагается после  текста  и отметки о наличии  приложений, отступив 3 – 4 межстрочных  интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.

     В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

     Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

     При оформление на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

     При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают одну в последовательности, отражающей иерархию должностей.

     Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на копиях документов, остающихся в делах  организации – автора документа.

     Не  допускается ставить предлог  «За» или косую черту перед наименованием должности руководителя, если документ подписывается не тем должностным лицом, подпись которого оформлена на документе. 

Резолюция.

     Поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения или  работники, ответственные за выполнение документа, называется резолюцией. Резолюция – это результат рассмотрения документа руководителем.

     Резолюция может оформляться на самом документе  или специальном бланке для резолюций.

     На  документе резолюция пишется  собственноручно руководителем и включает следующие элементы:

• фамилию (фамилии) исполнителей;
• содержание поручений;
• срок исполнения;
• подпись;
• дату.

     Резолюция оформляется на свободном от реквизитов месте в заголовочной части документа. При наличии нескольких исполнителей, ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым. 

Отметка об исполнении документа  и направлении  его в дело.

     Реквизит  ставиться на исполненных согласно резолюции руководителя документах подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве информационно-справочного материала.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело включает следующие  данные:

• ссылку на дату;
• номер документа свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
• слова «В дело»;
• номер дела, в котором будет храниться документ.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

     Отметка проставляется на первом листе документа  слева внизу, ниже отметки об исполнителе. 

     Внутренние  докладные записки должны быть подписаны составителем (автором).

     Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

     Датой докладной записки считается дата ее подписания.

     Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия, направляемые в вышестоящие органы, хранятся постоянно по оперативно-хозяйственной деятельности – 5 лет (статья 42 «Перечня документов с указанием сроков хранения»). 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Пример  оформления докладной  записки 
 
 

                                                                                        Председателю Правления

                                                                                      ООО «Альянс»

                                                                           М.А. Курылькину 
 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

12.01.2008

№ ФО-12 

Об увеличении клиентской базы 

     Прошу Вас в связи с внедрением новой программы по привлечению сторонних организаций: стоматологическая клиника «Космополь», «Клиника доктора Якушева», к совместному взаимодействию, что несомненно приведет к увеличению числа обратившихся к нам клиентов, возложить на начальника отдела маркетинга И.А. Арбузова ответственность по проведению семинаров с работниками выше указанных фирм. 
 
 

Начальник финансового отдела                                           В.А. Переступкин 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  используемой литературы 

1. М.И. Басаков, «Делопроизводство и корреспонденция». Учебное пособие, Ростов-на-Дону, Феникс-2003г.          
2. М.В. Стенюков, «Документы и делопроизводство». Издание 9-ое дополненное и переработанное, Москва-2004г.                                  
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.