Характеристика современных материальных носителей документированной информции

1. композиционный  состав, т.е. состав и род волокон (целлюлоза, древесная масса, льнопеньковые, хлопковые и др. волокна), их процентное соотношение, степень размола;
2. масса бумаги (масса 1 кв. м бумаги любого сорта). Масса выпускаемой для печати бумаги составляет от 40 до 250 г/кв. м;
3. толщина бумаги (может быть от 4 до 400 мкм);
4. плотность, степень пористости бумаги (количество бумажной массы в г/смЁ);
5. структурные и механические свойства бумаги (в частности, направление ориентации волокон в бумаге, светопроницаемость, прозрачность бумаги, деформации под воздействием влаги и т.п.);
6. гладкость поверхности бумаги;
7. белизна;
8. светопрочность;
9. сорность бумаги (результат использования при её производстве загрязнённой воды) и некоторые другие свойства бумаги.

     Для механической записи кодированной информации и дальнейшего её использования в информационно-поисковых системах, в перфорационно-вычислительных машинах применялись перфорационные ленты. Они изготавливались из плотной бумаги толщиной около 0,1 мм и шириной 17,5; 20,5; 22,5; 25,5 мм.

     Важное  значение в документоведении и документационном обеспечении управления имеют форматы бумаги. Ещё в 1833 г. в России был установлен единый размер листа бумаги, а в 1903 г. союз бумажных фабрикантов принял 19 её форматов. Но одновременно существовали многочисленные форматы, возникшие стихийно по инициативе бумажных фабрик и исходя из пожеланий потребителей. В 1920-е годы после решения большевистского руководства о переходе к метрической системе были упорядочены и форматы бумаги, а впоследствии принят ГОСТ 9327-60 "Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы". В основу новых форматов была положена система размеров бумаги, впервые предложенная Германской стандартизационной организацией DIN примерно в 1920 году. В 1975 г. эта система стала международным стандартом (ISO 216), будучи принята Международной организацией по стандартизации. Она действует и в России.

     Стандарт ISO 216 состоит из трёх серий: A, B и C. В  качестве основной установлена серия (ряд) А. Здесь каждый лист бумаги имеет  ширину, равную результату деления  его длины на корень квадратный из двух (1:1,4142). Площадь основного формата (А0) равна 1 м╡, а его стороны составляют 841х1189 мм. Остальные форматы получаются путём последовательного деления пополам предшествующего формата, параллельно его меньшей стороне. В результате все полученные форматы геометрически подобны. Каждый формат обозначается двумя символами: буквой А, указывающей на принадлежность серии А, и цифрой, обозначающей количество делений исходного формата А0.

     Форматы В-серии используются в тех случаях, когда А-серия не имеет подходящего формата. Формат В-серии является средним геометрическим между форматами Аn и А(n+1).

     Форматы С-серии стандартизуют конверты. Формат С-серии является средним  геометрическим между форматами  А и В серий с одним и  тем же номером. Например, документ на листе А4 хорошо укладывается в конверт формата С4.

     Каковы  основные цели применения различных  форматов?

     А0, А1 - технические чертежи;

     А2, А3 - чертежи, диаграммы, широкоформатные  таблицы;

     А4 - письма, бланки, расходные материалы  для принтеров и копиров, журналы, каталоги;

     А5 - записные книжки;

     А6 - почтовые открытки;

     А5, А6, В5, В6 - книги;

     С4, С5, С6 - конверты для писем формата  А4: не сложенные (С4), сложенные вдвое (С5), сложенные втрое (С6);

     В4, А3 - газеты.

     В управленческой деятельности чаще всего используются форматы А3, А4, А5 и А6.

     С учётом размеров бумаги по системе ISO созданы  копировальные машины, т.е. привязаны  к отношению 1:v2. Этот принцип используется также в кино- и фотолабораториях. Копировальные машины снабжены соответствующими наиболее часто используемыми средствами масштабирования, например:

     71 % v0,5 А3>А4

     141 % v2 А4>А3 (также А5> А4)

     Форматы бумаги ISO в настоящее время широко используются во всех промышленно развитых странах, за исключением Соединёных Штатов Америки и Канады, где в офисной работе распространены другие, хотя и очень схожие форматы: "Letter" (216х279 мм), "Legal" (216х356 мм), "Executive" (190х254 мм) и "Ledger/Tabloid" (279х432 мм).

     Отдельные виды бумаги предназначены специально для репрографических процессов. Главным образом это светочувствительные бумажные носители. Среди них термобумага (термореактивная и термокопировальная бумага); диазобумага (диазотипная или светокопировальная бумага), чувствительная к ультрафиолетовым лучам; калька - прозрачная, прочная, из чистой целлюлозы бумага, предназначенная для копирования чертежей; бумага многослойная для электроискрового копирования и др.

     Бумага  толщиной свыше 0,5 мм и массой 1 кв. м более 250 г называется картоном. Картон может быть однослойным и многослойным. В делопроизводстве он используется, в частности, для изготовления обложек первичных комплексов документов (дел), регистрационных карточек и т.п.

     До  недавнего времени широко использовались картонные перфорационные носители цифровой кодированной информации - перфокарты. Они представляли собой прямоугольники размером 187,4х82,5 мм и изготавливались из тонкого, механически прочного картона.

     На  основе машинных перфокарт изготавливались  апертурные карты - карты с вмонтированным кадром микрофильма или отрезком неперфорированной плёнки. Они использовались обычно для хранения и поиска изобразительно-графической технической документации и патентной информации. 
 

2. Оптические (лазерные) носители информации

     Развитие  материальных носителей документированной  информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980-х годов, всё более широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые или алюминиевые диски, предназначенные для записи и воспроизведения информации при помощи лазерного луча.

     В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными  материальными носителями документированной  информации, записанной цифровым способом.

     Оптический  документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида — звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

     Оптический  документ - это интегральный вид  документа, способный вобрать в  себя достоинства и возможности  книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

     Самым перспективным видом оптического  документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск   — материальный носитель, на котором информация записывается и считывается с помощью сфокусированного лазерного луча.

     Компакт-диски  изготавливаются из поликарбоната  толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим  слоем алюминия (ранее использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

     По  технологии применения оптические, магнитооптические  и цифровые компакт-диски делятся на 3 основных класса:

1. диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ;  
2. реверсивные оптические диски, позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения;   
3. цифровые универсальные видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).

     В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными  материальными носителями документированной  информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем активно ведутся  работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков.

     Таким образом, внедрение оптической технологии в документно-информационную сферу  может рассматриваться как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной  информации. 

3. Магнитные носители информации

     В настоящее время материальные носители магнитной записи классифицируют:

     - по геометрической форме и размерам (форма ленты, диска, карты и т.д.);

     - по внутреннему строению носителей  (два или несколько слоёв различных материалов);

     - по способу магнитной записи (носители для продольной и перпендикулярной записи);

     - по виду записываемого сигнала  (для прямой записи аналоговых  сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).

     К магнитным носителям информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную карту (МК), магнитный диск (МД) (жесткий и гибкий).

     Из  этой группы в настоящее время  наиболее используемыми для работы с документированной информацией являются магнитные диски.

     Магнитный диск — носитель информации в виде диска с ферромагнитным покрытием для записи.

     Магнитные диски делятся на жесткие и  гибкие (дискеты).

     Жесткий магнитный диск (винчестер)— это круглая плоская пластинка, изготовленная из твердого материала (металла), покрытого ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются внутри него.

     Винчестеры  значительно превосходят гибкие диски. Они имеют лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности по использованию баз данных, организации многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма виртуальной памяти. 

     Гибкий  диск (флоппи-диск) или дискета — это диск, изготовленный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Гибкий магнитный диск широко используется в персональных компьютерах и является сменным носителем документированной информации. Он хранится вне компьютера и устанавливается в накопитель по мере необходимости. 

     В настоящее время чаще всего используются дискеты емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют  переносить документ и программы  с одного компьютера на другой, хранить информацию, не используемую постоянно в компьютере, делать архивные копии информации, содержащейся на жестких дисках.

     Широкое применение, прежде всего в банковских системах, нашли так называемые пластиковые карты, представляющие собой устройства для магнитного способа хранения информации и управления данными.

     Пластиковая карта представляет собой документ, выполненный на основе металла, бумаги или пластика стандартной прямоугольной формы, хотя бы один из реквизитов которого находится в форме, доступной восприятию средствами электронно-вычислительной техники и электросвязи.

     Пластиковые карты бывают двух типов: простые и интеллектуальные.

     В простых картах имеется лишь магнитная  память, позволяющая заносить данные и изменять их.

     В интеллектуальных картах, которые иногда называют смарт-картами (от англ. smart –умный), кроме памяти, встроен ещё и микропроцессор. Он даёт возможность производить необходимые расчёты и делает пластиковые карты многофункциональными.

     Технологии  и материальные носители магнитной  записи постоянно совершенствуются. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации. 
 
 
 

3.4. Перфорированные носители информации 
 

     На  перфорированном документе информация записана путем перфорирования (пробивки) отверстий (перфораций) или вырезки соответствующих участков материального носителя.

     В зависимости от назначения документы на перфоносителях подразделяют на три типа:

     1 для управления автоматическими  устройствами при выполнении различных операций в процессе изготовления и контроля спроектированных изделий;

     2 для управления, обработки, преобразования информации при проектировании изделий на ЭВМ;

     3 для использования в процессе обработки и преобразования.

     Запись  информации на перфорированных документах может быть выполнена на непрерывной ленте или на карточках, представляющих собой как бы отрезки такой ленты, или на плоскости, на которой запись информации производится способом перфорирования. Поэтому по материальной конструкции носителя перфорированные документы делят на карточные (перфокарты, апертурные карты) и ленточные (перфоленты).

     Перфокарты  и перфоленты можно сгруппировать  в виды по следующим признакам:

     по  каналу восприятия — перфокарты и перфоленты относятся к визуальным документам;

     по  материальной основе — искусственные, бумажные, реже пластмассовые (перфокарты) и целлулоидные или лавсановые (перфоленты);

     по  предназначенности для восприятия различают машиночитаемые (перфокарты машинной сортировки) и человекочитаемые (перфокарты ручной сортировки);

     по  расположению матрицы различают перфокарты с краевой и внутренней перфорацией;

     по  способу кодирования — вырезные с перфорацией, вырезаемой в процессе кодирования, и пробивные с перфорацией, получаемой при кодировании;

     по  способу обработки — перфокарты ручной и машинной сортировки;

     по  целевому назначению перфорированные документы могут быть разделены на учетные, справочные, библиографические, информационные, диагностические, учебные.

     Перфорационная  карта, перфокарта  — это перфорированный носитель информации в виде прямоугольной карточки из тонкого картона, плотной бумаги или пластмассы, предназначенной для записи информации путем пробивки отверстий (перфораций) или вырезки ее соответствующих участков.

     Перфокарты  применяются, в основном, для ввода и вывода данных в ЭВМ, а также в качестве основного носителя записи в перфорационных вычислительных комплексах. Существует большое число видов перфокарт, различающихся формой, размерами, объемом хранимой информации, формой и расположением отверстий.

     Перфорационная  лента, перфолента — носитель информации в виде ленты (бумажной, целлулоидной или лавсановой), на которую данные наносятся определенной последовательностью кодовых комбинаций отверстий. Каждая кодовая комбинация кодирует один знак и размещается на ленте перпендикулярно направлению ее движения.

     Перфоленту  можно использовать:

     1 при передаче или приеме телеграфных депеш;

     2 при работе на вычислительных машинах и другой организующей технике (пишущей, суммирующей, бухгалтерской,   и т. д.), на специальных дешифраторах или в выходном устройстве ЭВМ;

     3 как запись информации научного и технического характера и т. д. на различных машинах и приспособлениях. 
 
 
 
 

3.5. Микрографические носители информации 
 

     В массиве документов особое место занимают носители информации, содержащие одно или несколько микроизображений, получившие общее название микрографических документов или микроформ.

     Микрографический  документ выполняется на микроносителе в виде микрокопии или оригинала микродокумента. Этот класс документов составляют микрофильмы, микрофиши и микрокарты.

     Микрографические  документы или микроформы производятся в компактной форме на фото-, кино-, магнитоленте или оптическом диске. Их отличительными особенностями являются малые физические размеры и вес, значительная информационная емкость, компактность хранения информации, необходимость специальной аппаратуры для ее считывания. Прогнозируемый срок службы микроформ — 500 и более лет.

     Микрофильм  – уменьшенная копия документа, полученная фотографическим способом. Он содержит одно или несколько текстовых и графических микроизображений, объединённых общностью содержания.

     Микрофиша – плоская микроформа с расположением  микроизображений в форме сетки. Микрофиша представляет собой отрезок фото-, диазо- или везикулярной плёнки стандартного формата, на которой в заданной последовательности располагается микроизображение. Читать микрофишу можно на читальном аппарате при помощи диапроектора. 

     Микрокарта — носитель информации на фотопленке, вставляемый в апертурную или кляссерную карту. Это документ изготовленный на непрозрачной основе (на отрезке фотографической или обычной бумаги, а также на металлической основе). Читают микрокарту на читальных аппаратах при помощи эпипроектора (т. е. в отраженном свете).  В микрокарте можно использовать и лицевую, и оборотную стороны, разместив на одной стороне поисковый образ документа, библиографическое описание, аннотацию или реферат документа, а на другой — микроизображение всего документа. 
 

3.6. Фотографические  носители информации 
 

     Фотоматериалы представляют собой гибкие плёнки, пластинки, бумаги, ткани. Они представляют собой по существу многослойные полимерные системы.

     Цветные фотоматериалы имеют более сложное  строение. Они содержат также сине-, жёлто-, зелёно-, красночувствительные слои. Разработка в 1950-е годы многослойных цветных материалов явилась одним из качественных скачков в истории фотографии, предопределив быстрое развитие и широкое распространение цветной фотографии.

     К числу важнейших характеристик  фотографических материалов, в частности, фотоплёнок, относятся: светочувствительность, зернистость, контрастность, цветочувствительность.

     Киноплёнка  является фотографическим материалом на гибкой прозрачной подложке, имеющей  с одной или обеих краёв  отверстия - перфорации. Исторически первые светочувствительные ленточные носители были на бумажной основе. Использовавшаяся на первых порах нитратцеллюлозная лента представляла собой очень горючий материал. Однако уже в 1897 г. немецким учёным Вебером была изготовлена плёнка с негорючей основой из триацетата целлюлозы, получившая широкое распространение, в том числе в отечественной киноиндустрии. Впоследствии подложка стала изготавливаться из полиэтилентерефталата и других эластичных полимерных материалов.

     По  сравнению с фотоплёнкой кинолента обычно состоит из большего количества слоёв. На подложку наносится подслой, который служит для закрепления светочувствительного слоя (или нескольких слоёв) на основе. Кроме того, киноплёнка обычно имеет противоореольный, противоскручивающий, а также защитный слой.

     Киноплёнки  бывают чёрно-белые и цветные. Они  делятся также на

1. негативные;
2. позитивные (для контактного и проекционного печатания);
3. обращаемые (могут использоваться для получения негативов и позитивов);
4. контратипные (для копирования, например, для массового изготовления фильмокопий);
5. гидротипные;
6. фонограммные (для фотографической записи звука)

     Чёрно-белая  фотографическая плёнка шириной 16 и 35 мм представляет собой наиболее распространённый носитель для изготовления микрофильмов. Основными типами микрофильмов являются микрофильмы рулонные и в отрезке. Микрофильмы в отрезке - это часть рулонной плёнки длиной не менее 230 мм, на которой размещается до нескольких десятков кадров. Микрокарты, микрофиши и ультрамикрофиши являются фактически плоскими форматными микрофильмами. В частности, микрофиша - это лист фотоплёнки формата 105х148 мм. 
 

     3.7. материальные носители механической звукозаписи 
 

     За  более чем вековую историю  механической звукозаписи неоднократно менялись и материалы, и форма носителей звуковой информации. Первоначально это были фонографические валики, представлявшие собой полые цилиндры диаметром около 5 см и длиной около 12 см. Они покрывались так называемым "отверждённым воском", на который наносилась звуковая дорожка. Фоно валики быстро изнашивались, их практически невозможно было тиражировать. Поэтому вполне закономерно уже вскоре они оказались вытесненными граммофонными пластинками.

     Грампластинки должны были удовлетворять весьма жёстким  требованиям, так как в процессе воспроизведения фонозаписи остриё иглы давит на дно канавки с силой около 1 т/см╡. Первая граммофонная пластинка, записанная в 1888 г., представляла собой цинковый диск с выгравированной фонограммой. Затем грампластинки стали отливать из целлулоида, каучука, эбонита. Однако гораздо более дешёвыми, упругими и прочными оказались пластмассовые диски на основе полихлорвинила и винилита. Они имели и лучшее качество звука.

     Граммофонные  пластинки изготавливались путём  прессования, штамповки или литья. Оригиналом грампластинки служил восковый диск, а впоследствии - металлический (никелевый) диск, покрытый специальным лаком (лаковый диск)⁹⁹.

     По  типу записи грампластинки, выпускавшиеся  в нашей стране, подразделялись на обычные, долгоиграющие и стереофонические. За рубежом, кроме того, были разработаны квадрафоничские пластинки и видеогрампластинки. Кроме того, грампластинки классифицируются по размеру, частоте вращения, тематике записи. В частности, стереофонические пластинки, производство которых в СССР началось с 1958 г., также как и долгоиграющие, выпускались форматом (диаметром) 174, 250 и 300 мм. Частота их вращения обычно составляла 33 об/мин.

     С начала 1990-х гг. производство грампластинок  в России фактически прекратилось, уступив место другим, более качественным и эффективным способам звукозаписи (электромагнитной, цифровой).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 
 

     В заключение данной курсовой работы, можно сделать следующие выводы.

     При помощи документирования, информация приобретает необходимые свойства и в виде документов выполняет свою основную роль в процессах управления, передавая управленческие воздействия от объекта субъекту управления и сигнализируя об обратной реакции.

     В результате документирования информация закрепляется (фиксируется) на носителе, приобретает юридическую силу, возможность идентификации, доказательства ее подлинности. Таким образом, основной формой организации информации в управлении является документ.

     Существует  три основных сущностных подхода  к формулированию понятия документа: как материального объекта; как носителя информации; как документированной информации. В течение, длительного времени главенство в термине принадлежало носителю.

     Современное понимание документа выводит  на передний план информационную составляющую документа и ее правовое обеспечение, позволяющее осуществить идентификацию документа в процессе его функционирования. Включение в понимание документа правовой составляющей позволяет реализовать концепцию управления документацией на всех стадиях ее жизненного цикла.

     Для управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».

     Человек способен воспринимать электронный  документ только с помощью специальных технологических процедур и программных средств. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадающую с прежними представлениями о документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

     Под материальной составляющей документа  имеют в виду:

1. материальную основу документа;
2. форму носителя информации;

     3   способ документирования или записи информации.

     Носители  информации самым тесным образом  связаны не только со способами и  средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей.

     Развитие  материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя.