Евфрат-документооборот

8

 документу, и если нет, то по какой причине произошел отказ. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предоставляет возможность отправки промежуточного и окончательного отчета по поручениям контролеру, который при необходимости может отправить документ на доработку. С помощью специального поиска по контрольным заданиям и документам есть возможность найти задания и поручения, отвечающие определенным условиям, по времени, по определенным сотрудникам, видам документа и т.д. Возможность использовать в системе электронную цифровую подпись (ЭЦП) позволяет согласовывать и утверждать документы на должном уровне безопасности, так как ЭЦП позволяет заменить печать и подпись, гарантируя авторство документа после его подписания. Пользователи системы «ЕВФРАТ-Документооборот» могут вести переписку между собой при помощи встроенной почтовой службы. Сотрудники организации могут рассылать документы другим пользователям системы. Также в системе реализована возможность отправки зарегистрированных документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ. Средствами системы «ЕВФРАТ-Документооборот» осуществляется мгновенный поиск документов и поручений в больших архивах информации по их содержанию и любой комбинации реквизитов с использованием встроенной технологии морфологического анализа русскоязычного текста. При формировании поискового запроса пользователи задают перечень и интервалы значений реквизитов. Кроме того, возможен поиск по форме документа, для этого необходимо заполнить на ней нужные поля информацией из искомого документа. В расширенном поиске предусмотрена возможность гибкого задания условий для поиска. В частности, пользователь может задавать сложные запросы с использованием логических условий. Часто повторяемые запросы можно сохранять и использовать при следующем поиске. 
Встроенный в систему «ЕВФРАТ-Документооборот» генератор отчётов предоставляет возможность построения различных аналитических отчётов и журналов. Пользователи могут формировать отчёты и журналы как по всей базе документов, так и по отдельной выборке, что позволяет анализировать работу по различным сферам деятельности. При построении отчетов доступны данные о ходе

9

 исполнения каждого поручения и подпоручения. Для отслеживания результатов работы по выданным заданиям в системе предусмотрено построение отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений. 
               Возможность использования диаграмм при построении отчётов делает их более наглядными и прозрачными. Отчеты могут быть экспортированы в форматы DOC, RTF, HTML, XLS. Все сформированные отчёты можно распечатать непосредственно из окна просмотра отчётов или уже из экспортированных файлов. Важной характеристикой системы электронного документооборота является обеспечение безопасности работы. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает всеми необходимыми средствами для достижения должного уровня безопасности. Благодаря парольной идентификации каждого пользователя исключен несанкционированный доступ посторонних лиц. Механизм распределения прав доступа на документы и на действия с ними позволяет ограничить доступ к документам в соответствии с должностными компетенциями пользователей и, тем самым, обезопасить документы. Отличительной особенностью системы является наличие встроенного модуля «Монитор безопасности», который позволяет в режиме реального времени следить за действиями пользователей, а также настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации. Кроме того, в системе предусмотрены временные права, на тот случай, если возникнет необходимость привлечь сотрудника к работе по документу, доступа к которому у него нет. При этом сотрудник получает полномочия для работы только с этим документом, и по окончании работы автоматически лишается их. 
 
 
 
 

10

Заключение

          «ЕВФРАТ» способен обрабатывать приактически все существующие форматы документов: тексты (в форматах DOC, XLS, HTML, RTF, PPT, WRI, TXT /ASCII, ANSI, KOI-8/), таблицы, картинки (в форматах TIF, PCX, JPG, BMP, GIF и др.), графики, страницы Интернет, звуковые и видеофайлы и т.п. Плюс к этому: «ЕВФРАТ» не просто создает на вашем коомпьютере «виртуальный архив», но и добросовестно индексирует содержимое всех документов. Таким образом данную информационную систему можно применять и в качестве поисковика, с помощью которого можно за считаные секунды найти любой документ по ключевому слову или словосочетанию.

          Наряду с виртуальными папками в «ЕВФРАТе»  можно сосздавать и индексировать так называемые «папки-образы». Если на компьютере имеются основные папки, в которых чаще всего сохраняется документация, или любимые       страницы Интернет, можно создать ее «образ» в ЕВФРАТе. Программа будет сама следить за обновлением содержимого этих папок, добрососвестно индексируя все изменения в них. И в любой момент можно будет найти нужный файл всего за пару секунд.  «ЕВФРАТ» способен сохранять каждый запрос на поиск того или иного  документа и результаты этого поиска в виде отдельного файла. И в дальнейшем, если понадобится повторить поиск, будет достаточно одного щелчка мышки по ярлыку сохраненного запроса.

               «ЕВФРАТ» выпускается в нескольких модификациях: самый простой вариант, @HOME, способен обрабатывать массив до 50 тыс. документов. Профессиональный же вариант Server позволяет обрабатывать документы во всей локальной сети и включает в себя специальные средства для групповой работы.

                     Таким образом, информационная система «ЕВФРАТ-Документооборот» является практичной, простой в обращении, с минимальными требованиями и демократичной ценой. Именно благодаря этим качествам она получила широкое распространение.

11 

Список  используемой литературы

1Леонтьев В.П. , Турецкий Д. Новейшая энциклопедия  программ. -М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.

2 Лукацкий А.  Рынок средств безопасности меняется // Компьютер — Пресс, 2001, №10, с. 58-62.

3 http://www. cognitive.ru/ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

12