Електронний документообіг

на електронних носіях інформації у формі, яка дає змогу перевірити їхню ці-

лісність на цих носіях. Термін зберігання електронних документів на елект-

роннихносіях інформаціїповиненбутинеменшийвід терміну, встановленого

законодавством для відповідних документів на папері[1].

Особливістю електронного документообігу на даному етапі є те, що, зни-

щити або зруйнувати електронний документ набагато простіше, тому суб'єкт

електронного документообігу повинен вживати певні заходи для дублювання

документів на кількох електронних носіях інформації. На підприємствімають

бути розроблені два види інструкцій: інструкція щодо заходів безпеки проти

помилкового або зловмисного знищення електронного документа та інструк-

ція щодо санкціонованого знищення електронного документа і його копій.

Наприклад, в інструкції щодо санкціонованого знищення електронного

документа, що здійснюється з метою недопущення розголошення комерцій-

ної таємниці підприємства, слід передбачити такі пункти:

- призначення особи, відповідальної  за знищення електронних докумен-

тів, термін зберігання яких закінчився;

- забезпеченнявідповіднимпрограмнимзабезпеченням,щоперевіряєфакт

знищення електронного документа та його копій;

- стирання комп'ютерних  файлів, за допомогою якихможна  було б відно-

вити тим чи іншим способом дані, що містилися в електронному документі;

- своєчасне знищення непотрібних  електронних носіїв тощо [9].

234

МААТТ

ЕЕМААТТИЧЧНІІ МЕЕТТОДИ,, МОДЕЕЛІІ

ТТ

АА ІІНФОРРМААЦІІЙНІІ

ТТ

ЕЕ

ХНОЛОГГІІ

Ї ВВ ЕЕ

КОНОМІІЦІІ

ААККТТ

УУ

АА

ЛЛЬЬ

ННІІ

ППРР

ООББ

ЛЛЕЕ

ММИИ ЕЕ

КК

ООНН

ОО

ММІІ

КК

ИИ №№33((

99

33)),,

22

0000994. Відправлення та  передача електронних документів. Особливість даного

етапу електронного документообігу також визначається ЗакономУкраїни «Про

електронні документи й електронний документообіг» (ст. 10)[1]. Відправлення

електронних документів здійснює автор або посередник такимчином:

- за допомогою інформаційних  систем, які є технічними засобами  для ге-

нерування, розсилання, отримання, зберігання й обробки інформації;

- за допомогою телекомунікаційних  систем, які є сукупністю технічних  і

програмних засобів, призначених для обміну інформацією шляхом передачі

або приймання сигналів, знаків, звуків тощо. До телекомунікаційних засобів

зв'язку належать радіо, телеграф, телебачення, телефон тощо;

- за допомогою інформаційно-телекомунікаційних  систем – організацій-

но-технічної сукупності, що складається з автоматизованої системи тамережі

передачі даних;

- відправленням електронних  носіїв, на яких цей документ  записано.

Автор та адресат заздалегідьможуть домовитисяпро час, якийвважатиме-

ться датою відправлення електронного документа. Якщо така домовленість

відсутня, то вітчизняне законодавство визначає дату і час відправлення елект-

ронного документа таким чином:

- якщо автор і адресат  у письмовій формі попередньо  не домовились про

інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і

час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано осо-

бою, яка його відправила;

- у разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його

на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом від-

правлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

5. Отримання електронного  документа. Фіксування факту отримання

електронного документа–дуже важлива упідприємницькійдіяльностіпроце-

дура, яка допомагає усунутинепорозуміння у спілкуванні як зпартнерами, так

і з державними органами. Отримання електронного документа також має

свою певну специфіку.

Фіксація часу отримання електронного документа також може здійсню-

ватися на договірних засадах. Якщо такі засади відсутні, то законодавством

передбачено, що електронний документ вважається отриманим адресатом з

моменту надходження автору повідомлення в електронній формі від адресата

про отримання цього документа [1].

Отже, електронний документообіг на противагу паперовому має свої

особливості та відмінності. Розглядаючи документообіг як системне явище,

умовно виділимо шість основних етапів, які допоможуть повністю відобрази-

ти відмінності(табл. 1).

Організація збору й обробки облікової інформації на підприємстві має

відповідати принципу економічності, що досягається шляхом раціоналізації

обліку, використання прогресивних формйого ведення, автоматизації обліко-

во-обчислювальних робіт [4, 144].Реалізація даногопринципуможлива також

за допомогою раціонально організованого електронного документообігу на

підприємстві, який в змозі забезпечити економію якматеріальних, так і нема-

теріальних ресурсів.

МААТТ

ЕЕМААТТИЧЧНІІ МЕЕТТОДИ,, МОДЕЕЛІІ

ТТ

АА ІІНФОРРМААЦІІЙНІІ

ТТ

ЕЕ

ХНОЛОГГІІ

Ї ВВ ЕЕ

КОНОМІІЦІІ 235

ААККТТ

УУ

АА

ЛЛЬЬ

ННІІ

ППРР

ООББ

ЛЛЕЕ

ММИИ ЕЕ

КК

ООНН

ОО

ММІІ

КК

ИИ №№33((

99

33)),,

22

000099Таблиця 1. Основні відмінності  електронного та паперовогодокументообігу

З правової точки зору доречно відзначити декілька проблем, які потребу-

ють вирішення. ПрийнятийВерховної Радою ЗаконУкраїни «Про електронні

документи й електронний документообіг» пропонує закріпити світові тенден-

ції щодо визначення юридичної сили електронного документа і електронного

документообігу взагалі. Однак закон потребує доопрацювання у визначенні

самого поняття «електронний документ», оскільки існує необхідність його

конкретизації. Враховуючи дискусії, що тривають навколо визначення папе-

рової копії електронного документа і порядку його оформлення, актуальним

залишається й уточнення цього питання.Також необхідно більш детально ви-

значити умови зберігання електронних документів.